Le Guichet unique dès 2023: nos formalistes vous livrent toutes les informations à connaître

Une plateforme centralisée et unique pour réaliser l'ensemble de vos formalités juridiques !

À compter du 1er janvier 2023, le Guichet unique sera le seul portail à destination des professionnels pour leur permettre d’effectuer l’intégralité de leurs démarches et formalités juridiques.

Géré par l’INPI, le Guichet unique constitue une plateforme qui se charge d’orienter les demandes auprès des organismes concernés pour réaliser les formalités de création, modification ou de cessation d’activités. Cela réduit la diversité des démarches, les surplus d’informations requises et simplifie considérablement la vie des professionnels.

Dans cette FAQ dédié, nos équipes d’experts vous livrent les informations fondamentales à connaître ainsi que les dates clés relatifs à cette révolution digitale

 

Le Guichet Unique a pour vocation d’être le portail auprès duquel toute entreprise sera tenue de déclarer ses formalités de création, de modification ou de cessation de ses activités.
Dans le cadre de la loi PACTE, l’INPI a été missionné pour opérer ce Guichet Unique.

Les Greffes des tribunaux de Commerce conservent leur mission de bonne tenue du Registre du commerce et des sociétés. C’est l’INPI, à travers le Guichet Unique, qui transmettra la formalité au Greffe compétent, ainsi qu’à tous les organismes (SIE, URSSAF, INSEE, …) en même temps, et recevra les documents (rejet, certificat de dépôt, KBIS, fiche INSEE, …) des organismes.

Le RNE est un registre dématérialisé opéré par l’INPI qui fusionne les registres existants. Ce registre unique a pour objectif de centraliser et de diffuser les informations économiques et juridiques de l’ensemble des entreprises exerçant une activité commerciale, artisanale, agricole ou indépendante sur le territoire français.

Le RNE aurait notamment pour objectif de remplacer l’extrait Kbis.

Le Guichet unique sera l’unique voie pour effectuer 100% des formalités d’entreprise au 1er janvier 2023. La plateforme Infogreffe sera ainsi fermée pour les formalités d’immatriculation, de modification et de radiation. La plateforme Infogreffe subsistera pour les dépôts des comptes.

L’intégralité des formalités devront être effectuées par voie dématérialisée, plus aucune formalité dite “papier” ne pourra être déposée au Greffe ou au CFE.

À cette date, le RNE se substituera aux registres d’entreprises nationaux existants : le registre du commerce et des sociétés (RCS), le répertoire des métiers (RM), le registre des actifs agricoles (RAA).

Le Guichet Unique collectera les informations pour l’ensemble des organismes. Il n’y aura plus de demande réalisée a posteriori par certains d’entre eux comme cela peut être le cas actuellement. Ainsi, des informations plus précises et plus nombreuses devront être transmises pour satisfaire les demandes des organismes. Par exemple : l’indication précise du régime fiscal d’imposition et de TVA dès l’immatriculation pour le SIE, le lien avec une société agricole pour la Chambre d’agriculture, etc.

Le Guichet Unique sera donc à la fois, comme son nom l’indique, une plateforme de dépôt centralisée obligatoire, mais également, dans le cadre de la constitution du RNE, un véritable « formateur » de donnée (une limitation du nombre de caractère des activités par exemple).

Cette nouvelle limitation signifie que, pour une entreprise dont l’activité dépasse le nombre limite de caractères, toute formalité sur cette entreprise ne pourra être transmise si l’activité n’est pas modifiée. Cela générera ainsi, au moins le temps de la mise jour du RNE pour chacune des sociétés, un nouvel obstacle à l’obtention rapide d’un Kbis.

L’objectif du Guichet Unique est de dématérialiser un grand nombre de processus et de fournir une interface en ligne unique aux utilisateurs. Cela permettra donc :

  • D’effectuer depuis un point unique l’ensemble des formalités de création, de modification et de cessation d’activités, quels que soient la forme juridique ou le secteur d’activité de la société, de renseigner les informations et de déposer les pièces de dossiers complémentaires demandées par les autorités compétentes (Insee, Greffe, Chambre de Métiers et de l’Artisanat, Mutualité Sociale Agricole, services des impôts ou Sécurité Sociale), 
  • De suivre l’état d’avancement du traitement de la demande et d’administrer les formalités créées depuis des tableaux de bords, d’accélérer les procédures en centralisant et en formatant toutes les demandes.

Ouvert au public depuis le 1er janvier 2022, plusieurs points interpellent la profession (greffiers, professionnels du droit, etc) qui souligne un environnement pas encore totalement opérationnel :

  • Un volume très faible de formalités réalisées (12 000 versus 420 000 cette année) jusqu’à présent et principalement des créations de micro-entreprises,
  • De mauvais retours d’expérience de la part des professionnels qui ont pu tester l’application (bugs, expérience laborieuse, formulaires longs à compléter…),
  • De nombreux rejets pour les demandes effectuées (2/3 ont fait l’objet d’au moins une réclamation de pièces ou de renseignements complémentaires et 20 % des formalités ont finalement été rejetées définitivement pour non-conformité, contre moins de 10 % d’ordinaire),
  • Le guichet unique n’a pas encore les autorisations gouvernementales pour traiter les dépôts d’actes ou le dépôt des comptes. Cela signifie que les différents modes de fonctionnement devront encore coexister pendant plusieurs mois ou années,
  • Aucun accompagnement disponible en ligne ou par téléphone.

Seules les immatriculations sont actuellement en test sur la plateforme de l’INPI.

À l’heure actuelle, il faut compter une à deux semaines pour obtenir une immatriculation à travers le Guichet unique, ce qui est beaucoup plus long qu’une formalité traitée directement auprès des Greffes (actuellement 24H pour l’obtention d’un Kbis provisoire via le Greffe de Paris par exemple). Cette durée s’est vue allongée en partie parce que le Kbis provisoire n’est plus envoyé, il faut donc attendre l’attribution d’un numéro SIREN par l’INSEE pour que la formalité puisse avancer.

Les greffiers eux-mêmes se retrouvent “prisonniers” de la situation, car ils reçoivent aujourd’hui directement de la part du guichet unique des dossiers incomplets / partiels / erronés, ils sont donc obligés de les rejeter.

En effet, comme évoqué lors du 134e Congrès national des greffiers des tribunaux de commerce à date 20 % des formalités ont finalement été rejetées définitivement pour non-conformité aux exigences législatives ou réglementaires, contre moins de 10 % d’ordinaire.

Enfin, il est important de préciser que depuis l’ouverture du guichet unique 90 % des formalités validées correspondent à des auto-entreprises, et les greffiers n’ont pas encore reçu de formalités modificatives ou de radiation.

  • L’adresse postale : auparavant, elle pouvait être saisie dans un champ libre, mais sur le Guichet unique, il faudra remplir plusieurs cases spécifiques (adresse, code postal, numéro de la rue, complément d’adresse…),
 
  • L’objet social : ce champ libre passe de 500 à 280 caractères. Il faudra donc être concis pour les modifications de sociétés existantes et/ou réaliser des synthèses pour les nouvelles sociétés,
 
  • Les activités de la société : auparavant saisie dans un champ libre, le demandeur devra d’une part différencier l’activité principale et l’(es) activité(s) secondaire(s) de son entreprise et les saisir d’autre part en utilisant la catégorisation stricte des codes APE de l’INSEE.
 
Il est à noter que toute formalité sur une société dont certaines de ces informations ne répondraient pas à ces nouveaux critères se verra rejetée.

Désormais, l’INPI demande le genre du Dirigeant de l’entreprise (féminin ou masculin) ainsi que sa situation matrimoniale.

Dès lors que votre entreprise exerce son activité dans un local, le Guichet unique demandera la surface du lieu spécifique. Cela sera obligatoire.

À ce jour, aucun texte n’annonce la disparition ou le remplacement du Kbis, celui-ci restera donc encore jusqu’à nouvel ordre l’unique pièce d’identité officielle d’une personne morale. Cependant, il est fort probable qu’une synthèse du RNE puisse à court terme obtenir une valeur légale et à moyen terme venir complètement remplacer le Kbis.

Avec le passage au Guichet unique, seule l’entreprise créée ou modifiée recevra par voie postale son Kbis. Leur mandataire (avocat, notaire, expert-comptable, formaliste…) devra payer pour en obtenir un extrait dématérialisé.

La réponse est oui : l’arrivée du Guichet unique signe la disparition du KBIS provisoire, car dorénavant c’est l’INSEE qui devra valider le numéro SIREN de votre entreprise, puis faire suivre le dossier auprès des autres institutions qui gèrent les demandes d’immatriculation. L’INSEE ne dispose pas des ressources suffisantes pour intervenir rapidement sur ce sujet, ce qui présage des délais supplémentaires.

Le dépôt des comptes pourra être réalisé via la plateforme du Guichet Unique. Seul le dépôt d’acte reste en suspens.

De façon similaire à la plateforme Infogreffe, le paiement des débours pourra s’effectuer en carte bleue pour chaque formalité depuis le Guichet unique. Pour les utilisateurs ayant un compte “mandataire”, ils auront la possibilité de le créditer en amont. Ces débours collectés par l’INPI seront alors transmis aux différentes administrations impliquées dans la formalité.

Ce qui change au 1er janvier 2023, c’est la plateforme de dépôt des formalités : Infogreffe laisse place au Guichet unique. La différence majeure entre les deux plateformes est la complexité des formulaires à compléter, la complétude des formulaires du Guichet unique étant plus vaste, leur complétion est plus fastidieuse.


En revanche tout le reste ne change pas à savoir :

  • Comme sur Infogreffe, toute personne peut créer un compte au Guichet unique et s’y connecter. La connexion s’effectue par simple mot de passe.
  • Comme sur Infogreffe, le Guichet unique est accessible en ligne et via API.

 

Ainsi, le rôle du formaliste demeure le même qu’aujourd’hui, à savoir connaître et anticiper les particularités liées aux formalités pour conseiller ses clients.

Ce rôle va être d’autant plus accru dans les premiers temps puisque le formaliste devra reformater les données, ce qui implique un temps de traitement des formalités plus long.

En théorie, à compter de cette date le crédit restant ne pourra être dépenser que sur les dépôts d’actes et les dépôts de comptes, seules formalités autorisées sur la plateforme. Nous recommandons cependant d’épuiser le solde avant la fin de l’année.

À compter du 1er janvier 2023, la dématérialisation deviendra obligatoire. Il est donc important de se familiariser rapidement avec la plateforme afin de ne pas mettre en retard vos premiers dossiers de 2023 (ou de confier vos formalités à un prestataire de confiance).

Les équipes de LV ont pu tester et échanger avec le chef de projet en charge du projet du Guichet unique. L’objectif était de conseiller, mais aussi d’anticiper le lancement de cette plateforme pour assurer une continuité de service sans faille auprès des clients.

En tant que LegalTech, nous nous sommes rapidement approprié ce sujet et avons développé sur l’année une solution permettant d’être directement connecté au Guichet unique de l’INPI.

Aujourd’hui et demain, nous serons capables de réaliser 100% de vos formalités avec efficacité et réactivité.

Les équipes de LegalVision s’engage à reformater l’ensemble des informations de ses clients afin que les formalités traitées à partir du 1er janvier 2023 se réalisent sans encombre. Cependant, si le formatage implique de modifier une information du Kbis (comme l’activité par exemple), LegalVision fera son possible pour anticiper cet aspect et solliciter en amont une demande de modification (proposer un résumé de l’activité par exemple).

Ainsi, le rôle de votre formaliste sera renforcé et aura désormais pour objectif d’éviter les rejets de l’ensemble des organismes (RCS, URSSAF, Impôt, …) et de l’INPI.

Les recommandations de LegalVision

LegalVision soutient ce projet important, qui va structurer dans le temps l’information juridique et financière et qui contribuera à une plus grande sécurité juridique.

Il peut néanmoins apparaitre que ce projet tentaculaire soit pris par le temps et qu’un certain nombre de difficultés soient à prévoir.

C’est pourquoi LegalVision vous recommande de passer vos formalités les plus importantes avant la période de Noël afin d’obtenir votre Kbis avant le 31 décembre 2022.


LegalVision dématérialise les formalités juridiques pour les professionnels du droit, les experts-comptables et les dirigeants de sociétés. Immatriculation, modification ou fermeture de sociétés, opération sur le capital et plus encore… Nous digitalisons le monde du droit des sociétés avec des services innovants en ligne. Nos formalistes basés à Paris et Bordeaux interviennent auprès de tous les Greffes des Tribunaux de Commerce de France.

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