Registres légaux pour les professionnels du droit
Objectif zéro papier ! Récupérez vos espaces de stockages en optant pour une solution rapide. Fini les espaces dédiés à l’entassement des registres papiers.
Une tenue irréprochable par des experts. Ne perdez plus de temps à mettre à jour vos registres vous-même. Nos experts en formalités juridiques s’en chargent.
Si vous souhaitez conserver les registres papiers, nos formalistes vous enverront vos registres paraphés et complétés directement par courrier ou coursier.
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Comment fonctionnent les registres dématérialisés ?
La dématérialisation des registres légaux
Un registre est un moyen matériel de consigner des documents obligatoires. Revêtant la forme d’un classeur ou d’un livre, il contient des informations qui doivent être consultables en cas de contrôle. Il en existe des centaines car certains métiers ont leurs propres registres c’est le cas par exemple des antiquaires, des bijoutiers ou encore des agents immobiliers.
Aucune réglementation n’impose une habilitation spéciale quant à la personne chargée de remplir ses registres, ceci va dépendre de la taille de l’entreprise et de son organisation.
De manière générale, la tenue des registres est effectuée par la secrétaire, l’assistant(e), le juriste.
Cette tâche peut s’avérer fastidieuse et chronophage, surtout lorsqu’il s’agit d’un registre “papier”. En effet, contrairement à un registre dématérialisé qui permet un enregistrement en mode “brouillon” avant une validation informatique (autrement dit un “ancrage”), le registre papier laisse peu de place à l’erreur et peut s’avérer vite illisible.
Par ailleurs, le paraphe sur le registre papier nécessite une intervention manuelle de la part des services du Greffe, la société est donc tributaire non seulement des envois postaux des feuillets (et des risques de pertes y afférant) mais aussi des délais de traitement qui peuvent varier de quelques jours à plusieurs semaines.
Quels sont les registres obligatoires ?
Depuis le décret 2019-1118 du 31 octobre 2019, il est possible de dématérialiser les registres légaux inhérents à la vie des sociétés. Certains registres sont obligatoires et peuvent être classés en 3 catégories : ceux relatifs aux métiers réglementés, ceux relatifs à la vie juridique de la société lors de modifications statutaires et de toutes autres décisions actées dans une assemblée ou une décision. Il s’agit du registre des assemblées ou du registre des décisions du Président, dans le cadre d’une SASU ou d’une EURL. Enfin ceux relatifs à la vie sociale et au personnel de la société comme le registre du personnel, le document unique d’évaluation des risques professionnels ou encore le registre des dangers graves et imminents.
Les registres liés à la vie d’une société sont intimement liés aux formalités juridiques. En effet, les procès-verbaux, les mouvements de titres doivent y être consignés.
Confier à nos formalistes la tenue des registres c’est s’assurer de la bonne conformité de la procédure légale.
Quels sont les avantages à dématérialiser les registres des mouvements de titres ?
Le registre des mouvements de titres fait partie des registres qui peuvent être désormais dématérialisés, c’est-à-dire gérés en ligne et ce, en vertu de l’article R228-8 du Code de Commerce modifié par Décret n°2018-1226 du 24 décembre 2018 – art. 2.
“Les registres de titres nominatifs émis par une société sont établis par cette société ou par une personne qu’elle habilite à cet effet. Ces registres peuvent être tenus de manière chronologique sur support papier ou sur tout autre support durable, notamment au moyen d’un dispositif d’enregistrement électronique partagé.”
On entend par dispositif d’enregistrement électronique partagé (DEEP), la technologie Blockchain. Cette technologie offre toutes les garanties en matière de sécurité, les données sont conservées via un coffre-fort numérique immuable auquel seules les personnes autorisées peuvent accéder.
L’absence de registre de mouvements de titres n’est pas sanctionnée par la loi. Toutefois, la jurisprudence a permis d’établir que pour être opposable, c’est bien l’inscription de la cession de titres au registre qui fait foi. Le registre de mouvements de titres est donc incontournable.
Dématérialiser ses registres permettra également une meilleure gestion de l’ensemble des registres liés aux sociétés. En effet, prenons l’exemple d’une direction juridique qui gère le juridique annuel de l’ensemble de ses filiales. A minima, le service devra disposer de deux registres papiers par société gérée tandis qu’au moins une assemblée générale extraordinaire devra être consignée dans le registre des assemblées. En utilisant la solution proposée par LegalVision, nos formalistes ancrent les décisions au sein de chaque registre en quelques clics. Depuis votre espace, vous pourrez visualiser, et même partager à chacun des dirigeants, l’intégralité des registres sur une seule et même interface. Fini donc la recherche par ordre alphabétique dans une bibliothèque.
En termes de coût, plusieurs variables sont à prendre en compte : l’achat des registres matériels, la côte et le paraphe des registres au greffe, le temps passé par le teneur de registre à inscrire les mouvements, l’espace de stockage matériel. En passant par LegalVision, vos coûts fixes liés à cette tenue se verront remplacer par des coûts variables intimement liés aux opérations juridiques.
Quand mettre à jour ses registres ?
Tout au long de la vie de la société, la tenue des registres d’assemblées ou de décisions (du Président, du Conseil…), ainsi que les registres de mouvements de titres et comptes d’actionnaires est indispensable.
En cas de contrôle, la société doit être en mesure de produire les registres obligatoires à jour. Le défaut de production ou la falsification sont punis par la loi.
Concrètement, une opération sur le capital suppose de mettre à jour le registre de mouvements de titres. Une assemblée générale extraordinaire suppose de mettre à jour le registre des assemblées générales. Enfin, l’embauche d’un nouveau salarié ou le départ d’un collaborateur suppose de mettre à jour le registre du personnel.
Dans le cadre d’une formalité juridique, nos formalistes réaliseront pour vous l’opération auprès du registre du commerce et des sociétés. Une fois la formalité réalisée, nous mettrons à jour le ou les registre(s) de la société.
LegalVision peut-il mettre à jour les registres de vos clients ?
Les juristes formalistes de Legalvision sont en mesure de gérer l’ensemble de vos registres en lien avec la formalité d’immatriculation ou de modification, mais aussi de compléter les ordres de mouvements, de procéder à l’envoi en signature (signature électronique) et de les inscrire dans le registre de mouvement de titres.
Où faire parapher un registre ?
Nous retrouvons dans le jargon des registres, deux termes : la côte et le paraphe.
La côte sert à numéroter les pages du registre et le paraphe permet de les signer pour éviter tout ajout, remplacement, suppression et ainsi donner date certaine à celles-ci (respect de la chronologie). Le paraphe est un cachet/empreinte apposé sur la première et la dernière page du registre. Ainsi, le registre contient sur chaque page un numéro propre afin d’éviter toute falsification
La côte et le paraphe sont effectués par le service “registres” existant dans tous les tribunaux de commerce. Le retour du registre coté et paraphé est donc dépendant des délais postaux (à moins que vous puissiez déposer votre registre sur place) et des délais de traitement internes. Il peut s’écouler plusieurs jours à plusieurs semaines avant la réception de votre registre.
Le registre dématérialisé va permettre de lever ces contraintes. En effet, la côte et le paraphe sont effectués en ligne pour respecter l’unicité et la traçabilité de celui-ci : le greffe du tribunal de commerce compétent va délivrer un numéro d’identification unique permettant d’ouvrir le registre et de commencer à le compléter.
En conclusion, si la tenue d’un registre papier est encore possible, les teneurs de registres sont vivement encouragés à passer à la digitalisation de ceux-ci. Écologique, gain de temps, gain de place : nombreuses sont les raisons du choix de la dématérialisation. LegalVision a formé l’ensemble de ses collaborateurs à la gestion dématérialisée des registres. De ce fait, nous vous proposons de tenir les registres de vos clients. Vous disposerez d’un accès ainsi que votre client pour visualiser, à tout instant, l’intégralité de vos registres.
Depuis plus de trois ans, de nombreux professionnels du droit ont fait le choix stratégique de nous confier la tenue de registres légaux de leurs clients. Dès maintenant optez pour la dématérialisation et soyez acteur de la digitalisation du monde des formalités. Faites confiance à un pionnier et bénéficiez du savoir-faire d’une LegalTech leader en France.
Quel avenir pour les registres légaux au format papier ?
Si la tenue d’un registre papier est encore possible, les sociétés sont aujourd’hui vivement encouragées à passer à un mode plus écologique. Par ailleurs, la crise sanitaire est venue bouleverser les méthodes de travail, le télétravail s’est fortement ancré dans la vie des entreprises, il peut donc s’avérer crucial de donner la possibilité aux salariés de visualiser le contenu des registres à tout moment. Enfin, la tenue de registres papiers (classeurs) nécessite un espace de stockage qui peut se révéler important.
Les registres papiers doivent être conservés tant que la reprise de l’historique au sein du registre dématérialisé n’a pas été effectuée. Il est en effet tout à fait possible de reprendre les anciens documents ayant été certifiés par le Tribunal de Commerce cotés et paraphés. LegalVision vous accompagne dans cette transition afin de dématérialiser les documents inscrits dans le registre papier et de le transférer sur le registre dématérialisé.
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