Avocats, directions juridiques, notaires, cabinets comptables, professionnels du droit de tous bords, vous savez à quel point la tenue des registres légaux est chronophage et peu pratique. C’est d’autant plus le cas pour le registre des décisions d’assemblées générales puisqu’à chaque assemblée générale des actionnaires ou à chaque réunion des associés, le procès-verbal de ces réunions doit être entièrement consigné.
Pour répondre à cette problématique LegalVision vous accompagne avec une offre de services sur-mesure. En tant que cabinet de formalités juridiques nouvelle génération nous avons associé le meilleur de la technologie et de l’humain pour vos registres légaux.
Pourquoi le registre des décisions d’assemblées générales est obligatoire ?
L’article R. 225-106 du code de commerce impose à toute société civile et commerciale d’établir, sur un support papier, les procès-verbaux des décisions de l’assemblée générale ou des associés/de l’associé unique suivant la forme de société. Ce registre doit être tenu de manière chronologique et mis à disposition au siège social de la société. Depuis le décret 2019-1118 du 31 octobre 2019, il est néanmoins possible de dématérialiser ce registre légal comme nous le verrons ci-après.
Tenir ce registre correctement est un impératif car il atteste de la bonne tenue des assemblées générales d’une société, organe central de la gouvernance, et expose le dirigeant à des sanctions en cas de non-tenue. Comme vous le savez, l’assemblée générale ou les associés sont tenus de se réunir au moins une fois par an pour l’approbation des comptes annuels. Cette obligation légale est principalement vérifiée grâce à la bonne tenue du registre des décisions de l’assemblée générale. Il permet également de s’assurer de la véracité des procès-verbaux des autres réunions de ces instances, qui sont consignés dans ce registre légal, sans possibilité de modification ultérieure, sauf à suivre une procédure extrêmement codifiée et encadrée. Le registre est le garant de la bonne continuité de la vie sociale de la société et du respect du formalisme juridique lors de la tenue de ces instances.
Il faut rappeler que les registres légaux, dont notamment celui des décisions de l’assemblée générale, est l’un des premiers documents demandés, soit par un acheteur, pour vérification, lorsque l’on cherche à vendre sa société, soit par des autorités administratives, lors de contrôles. Il est donc plus qu’important d’avoir une gestion rigoureuse de ce registre légal. Toute erreur dans ce registre sera questionnée et entraînera le doute sur la bonne gestion de la société dans son ensemble.
La tenue de ce registre est donc une obligation et une tâche incontournable pour vous, professionnels du droit. Voyons maintenant comment vous pouvez simplifier, sécuriser et accélérer cette tâche, grâce à LegalVision.
Pourquoi dématérialiser le registre des assemblées ?
Le premier levier sur lequel vous pouvez agir est la digitalisation. En effet, depuis le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019, il est possible de supprimer les registres sous format papier et de les tenir en format électronique.
Cette numérisation présente de nombreux avantages et les entreprises sont de plus en plus enclines à recourir à cette solution. La crise sanitaire récente à initié un mouvement global de digitalisation, notamment des instances de gouvernance qui tend à se perdurer. Tenir des instances à distance et de manière digitale puis consigner les procès-verbaux de ces réunions de manière électronique participe du même nouvel éco-système numérique des assemblées générales ou réunion des associés.
Tout d’abord, la tenue de registres physiques prend énormément de place. Chaque société doit tenir un registre de décisions de l’assemblée générale ou des associés. Aussi, pour des groupes détenant plusieurs sociétés, cela représente un espace de stockage conséquent. Tenir un registre papier expose également à des problématiques de perte ou de dégâts matériels. Recourir à un registre digitalisé permet de résoudre l’ensemble de ces problématiques tout vous permettant de vous inscrire dans une démarche de paperless devenue aujourd’hui essentielle pour chaque acteur économique.
De plus, l’utilisation d’un registre digitalisé permet de recourir à des solutions de sécurisation et d’enregistrement basées sur la technologie Blockchain. L’essence même de cette technologie de fiabilisation des données rend quasi-impossible toute falsification ou modification a postériori, conférant de facto une authenticité à votre registre de décisions de l’assemblée générale.
Le recours à la digitalisation pour votre registre permet également de mieux exploiter ce dernier grâce à des outils complémentaires. Par exemple, avec un registre des décisions de l’assemblée générale dématérialisée, il devient possible de faire des recherches d’antériorité sur un mot ou un nom dans l’ensemble des procès-verbaux d’une société donnée. Face à la demande croissante de justification et de suivi en termes de gouvernance, ce type d’outil est plus que pertinent. Un autre exemple est le recours à la signature électronique : grâce à un registre numérisé, plus besoin de faire circuler un document papier, utilisant la voie et les délais postaux, pour obtenir toutes les signatures.
Enfin, opter pour la digitalisation de son registre de décisions de l’assemblée générale permet de gagner un temps précieux. Plus besoin de faire parapher et coter son registre : le Greffe fournit directement un numéro d’identification unique à l’ouverture du registre. Plus besoin non plus de passer des heures à la photocopie pour imprimer, feuille par feuille, les procès-verbaux à consigner dans le registre. Gain de temps et de fiabilité également puisque la possibilité d’erreur humaine est réduite à peau de chagrin.
Vous l’aurez compris, la digitalisation est la meilleure solution pour à la fois tenir votre registre de manière rigoureuse et sans perte de temps, tout en rendant cette obligation légale un formidable atout pour vous et votre gestion de la gouvernance. La question que vous devez probablement vous poser à ce stade est “mais comment faire ?”. C’est là que LegalVision peut vous accompagner.
Pourquoi externaliser la gestion du registre des assemblées ?
En plus du confort issu de la digitalisation de vos registres comme vu ci-avant, confier cette tâche à nos juristes finira par rendre cette obligation légale totalement indolore pour vous. Nos équipes sont spécialisées en droit des sociétés et ont une parfaite connaissance des obligations et implications liées aux différents registres. Nos équipes sont également composées de formalistes expérimentés qui possèdent des canaux privilégiés avec les Greffe permettant de gagner un temps considérable dans toutes les interactions avec cette autorité. Déjà prestataire de nombreux clients, vous pouvez, comme eux, choisir de nous faire confiance.
Nous vous proposons un service de prise en charge totale de la tenue de votre registre des décisions d’assemblée générale ou des associés, qui permettra de vous faire gagner un temps considérable. Nous nous chargerons de digitaliser vos registres, en veillant à leur chronologie et à leur bonne signature par les bonnes personnes désignées. Nous assurons toute la gestion technique du registre digitalisé ainsi que le lien avec le Greffe pour obtenir un numéro d’identification unique.
Nous confier la digitalisation de votre registre permet de libérer du temps pour vos collaborateurs sur des tâches où ils peuvent apporter une réelle plus-value. De notre côté, nous nous chargeons de faire ce que nous savons faire de mieux : digitaliser des registres et gérer ceux-ci pour vous. Nous vous donnerons bien entendu un accès personnalisé pour pouvoir accéder à votre registre des décisions de l’assemblée générale et utiliser celui-ci, notamment pour vos recherches d’antériorité.
Enfin, en confiant vos registres à LegalVision vous vous assurez un haut niveau de sécurité puisqu’ils seront enregistrés grâce à la technologie Blockchain, et ce, sur des serveurs hébergés en France. Cet engagement vous permet d’avoir une confiance totale en la technologie que nous utilisons et dans la confidentialité préservée de vos registres, même digitalisés.
Faire le choix de LegalVision pour vos registres des décisions de l’assemblée générale ou de décisions des associés vous permet de moderniser grandement votre pratique juridique. D’un côté, vous sécurisez votre registre, fiabilisez ceux-ci, tout en gagnant un temps considérable dans leur tenue, temps qui pourra être mis à profit par vos équipes pour des tâches plus techniques. D’un autre côté, vous ouvrez une toute nouvelle dimension de vos registres, puisqu’ils deviennent un outil au service de votre gouvernance. Tout ceci, évidemment, pour un prix plus que compétitif. Pourquoi hésiter, nous vous attendons déjà !
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