Parce qu’ils permettent de rendre compte de manière fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat comptable à la clôture de chaque exercice social, le dépôt des comptes annuels au Greffe du tribunal de Commerce puis leur publication au BODACC constituent des étapes clé dans la vie d’une société. Ces formalités, bien qu’indispensables, s’avèrent cependant parfois longues et obéissent à des règles strictes en termes de contenu et de délai.
Au 1er janvier 2023, le dépôt des comptes annuels peut être réalisé via deux moyens :
- Sur la plateforme du Guichet Unique des Entreprises de façon dématérialisée,
- Directement auprès du Greffe du tribunal de Commerce au format papier.
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Rappel des obligations légales en matière de dépôt des comptes annuels
Conformément aux articles L232-21 et suivants du Code de commerce, à la clôture de chaque exercice social, toutes les sociétés commerciales sont tenues de transmettre leurs comptes annuels au Greffe du tribunal de Commerce dans le ressort duquel est situé leur siège afin qu’ils soient inscrits au RCS. À la diligence du Greffier, ces comptes annuels font ensuite l’objet d’une publication au BODACC, laquelle permet notamment d’assurer la transparence de la vie des affaires.
Les sociétés et les personnes concernées par l’obligation de dépôt des comptes annuels au Greffe du tribunal de Commerce
Toutes les sociétés commerciales sont tenues de respecter l’obligation légale de dépôt des comptes annuels. Dès lors, sont concernées par cette formalité juridique :
- les sociétés à responsabilité limitée (SARL),
- les entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée (EURL),
- les sociétés anonymes (SA),
- les sociétés par actions simplifiées (SAS),
- les sociétés en commandite par actions (SCA),
- les sociétés par actions simplifiées unipersonnelles (SASU),
- les sociétés en nom collectif (SNC) dont tous les associés sont des SARL ou des sociétés par actions,
- les sociétés en nom collectif (SNC) ou les sociétés en commandite simple (SCS) dont tous les associés sont des SARL ou des sociétés par actions,
- les sociétés d’exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS),
- les sociétés de participations financières de professions libérales (SPFPL),
- les sociétés coopératives agricoles et unions coopératives agricoles,
- les sociétés commerciales dont le siège est situé à l’étranger disposant d’au moins un établissement en France,
- les sociétés européennes (SE) ayant leur siège social en France.
S’agissant des personnes physiques, l’entrepreneur individuel à responsabilité limitée (EIRL) est également tenu à une obligation de dépôt des documents comptables.
Les documents comptables à produire devant le Greffe du tribunal de Commerce
Pouvant être transmis directement au Greffe du tribunal de Commerce en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal, les comptes annuels d’une société se composent de plusieurs documents comptables.
Toutes les sociétés et toutes les personnes tenues de l’obligation de dépôt de leurs comptes annuels doivent impérativement transmettre leurs comptes sociaux au Greffe du tribunal de Commerce. Pour chaque exercice social écoulé, ces derniers regroupent un ensemble indissociable d’états comptables et réunissent :
- Les comptes sociaux annuels établis à la clôture de l’exercice écoulé. Ils se composent de trois documents : le bilan, le compte de résultat et l’annexe.
- Les documents connexes à ces comptes, lesquels contiennent la proposition d’affectation du résultat de l’exercice et la résolution d’affectation votée par l’assemblée générale ou décidée par l’associé unique.
En raison de leur forme juridique et de leur structure, certaines sociétés commerciales ont l’obligation de produire des documents comptables supplémentaires au Greffe du tribunal de Commerce :
- Les sociétés anonymes (SA) à directoire et à conseil de surveillance ainsi que les sociétés en commandite par actions (SCA) sont tenues d’établir le rapport du conseil de surveillance.
- Les sociétés dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé ont l’obligation de déposer le rapport de gestion sur les comptes annuels et le rapport sur le gouvernement d’entreprise.
- Les sociétés dans lesquelles au moins un commissaire aux comptes est en fonction doivent produire le rapport général des commissaires aux comptes sur les comptes annuels.
- Les sociétés tenues d’établir des comptes consolidés ou celles qui, bien qu’elles ne soient pas soumises à cette obligation, les produisent volontairement doivent déposer ces documents comptables de consolidation au Greffe du tribunal de Commerce. Aux termes des articles R233-3 et suivants du Code de commerce, ceux-ci se composent du bilan consolidé, du compte de résultat consolidé, de l’annexe, du rapport annuel sur la gestion de groupe et, le cas échéant, du rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés.
Certaines sociétés relèvent d’un régime juridique particulier s’agissant du dépôt de leurs comptes annuels :
- Les sociétés qui établissent un document de référence peuvent, en lieu et place des documents précédemment énoncés, décider de ne produire que ce document au Greffe du tribunal de Commerce.
- Les sociétés à responsabilité limitée (SARL) pour lesquelles l’associé unique est le seul gérant et les sociétés par actions simplifiées (SAS) pour lesquelles l’associé unique est le président sont dispensées de déposer la décision d’affectation du résultat à condition qu’elles produisent l’inventaire des comptes annuels.
- Les sociétés commerciales dont le siège est situé à l’étranger et qui disposent d’au moins un établissement en France doivent établir leurs comptes annuels dans l’État où elles ont leur siège, seul un exemplaire de ces documents comptables doit ensuite être déposé au Greffe du tribunal de Commerce.
- L’entrepreneur individuel à responsabilité limitée (EIRL) est tenu de déposer ses documents comptables au registre de publicité légale où a été déposée leur déclaration d’affectation du patrimoine.
La présentation simplifiée des comptes et l’option de confidentialité
À titre dérogatoire, les sociétés qui répondent aux définitions juridiques de micro-entreprises, de petites entreprises ou de moyennes entreprises peuvent prétendre, sous certaines conditions, à un allègement de leurs obligations de dépôt comptable. Ces mêmes sociétés ont également la possibilité de demander que leurs comptes annuels déposés au Greffe du tribunal de Commerce ne soient pas rendus publics.
Sont exonérées de l’obligation de produire l’annexe jointe aux comptes sociaux annuels et peuvent opter pour la confidentialité de leurs comptes annuels les micro-entreprises qui remplissent au moins deux des trois critères suivants :
- Le total du bilan annuel ne dépasse pas 350 000 €.
- Le chiffre d’affaires annuel net ne dépasse pas 700 000 €.
- Moins de 10 salariés sont employés.
Cependant, même si elles répondent à ces conditions, certaines micro-entreprises ne peuvent prétendre bénéficier de la présentation simplifiée des comptes et de l’option de confidentialité. C’est notamment le cas des établissements de crédit, des sociétés de financement, des entreprises d’assurance, des sociétés dont les titres financiers sont admis aux négociations sur un marché réglementé ou encore des sociétés qui gèrent des titres de participation et de valeurs mobilières.
Les petites entreprises peuvent adopter une présentation simplifiée de leurs comptes annuels et demander à ce que leurs comptes de résultat ne soient pas rendus publics à condition que deux des trois seuils suivants soient respectés :
- Le total du bilan annuel ne dépasse pas 6 000 000 €.
- Le chiffre d’affaires net annuel ne dépasse pas 12 000 000 €.
- Le nombre moyen de salariés employés au cours de l’exercice ne dépasse pas 50.
Alors même qu’elles rempliraient ces critères, les petites entreprises qui s’apparentent à des établissements de crédit, à des sociétés de financement, à des entreprises d’assurance, à des sociétés dont les titres financiers sont admis aux négociations sur un marché réglementé ou encore à des sociétés qui gèrent des titres de participation et de valeurs mobilières ne peuvent cependant pas profiter de ces dérogations.
Les moyennes entreprises ont la possibilité de produire au Greffe du tribunal de Commerce une présentation simplifiée du bilan et de l’annexe et peuvent demander à ce que ne soit rendue publique que la présentation allégée de ces documents si au moins deux de ces conditions sont satisfaites :
- Le total du bilan annuel ne dépasse pas 20 000 000 €.
- Le chiffre d’affaires net annuel ne dépasse pas 40 000 000 €.
- Le nombre moyen de salariés employés au cours de l’exercice ne dépasse pas 250.
Sont cependant exclues de cette faculté, quand bien même elles respecteraient ces critères, les moyennes entreprises qui faisant office d’établissement de crédit, de société de financement, d’entreprise d’assurance, de société dont les titres financiers sont admis sur un marché réglementé ou de société qui gère des titres de participation et de valeurs mobilières.
Les modalités de dépôt des comptes annuels
Tant en termes de délais qu’en termes de tarifs, l’obligation de dépôt des comptes annuels au Greffe du tribunal de Commerce obéit à des exigences strictes.
Suite à l’entrée en vigueur du Guichet Unique des Entreprises le 1er janvier 2023, deux méthodes existent désormais pour effectuer le dépôt des comptes :
- Par voie dématérialisée via le Guichet Unique des Entreprises,
- Au format papier directement auprès du Greffe.
Ainsi, il n’est désormais plus possible de réaliser le dépôt des comptes annuels via Infogreffe, comme cela était le cas auparavant.
Conformément aux articles L232-21 et suivants du Code de commerce, les comptes annuels doivent être déposés au Greffe du tribunal de Commerce dans le mois qui suit leur approbation par l’assemblée ordinaire ou par l’associé unique. Si le dépôt est effectué par voie électronique, ce délai est porté à deux mois.
Par ailleurs, les sociétés commerciales dont le siège est situé à l’étranger et qui disposent d’au moins un établissement en France doivent établir leurs comptes annuels dans l’État où elles ont leur siège dans le délai prévu par cette législation.
En cas d’inexécution du dépôt des comptes annuels dans le délai imparti, les sociétés s’exposent à des sanctions.
Le dépôt des comptes annuels auprès du Greffe du tribunal de Commerce est une formalité payante dont le tarif varie selon le mode de transmission choisi.
Depuis le 1er janvier 2023, le Guichet Unique des Entreprises est devenue la plateforme centralisée pour la réalisation de toutes les formalités d’entreprises.
Un certain nombre d’informations doivent être renseignées pour réaliser le dépôt des comptes annuels sur le Guichet Unique des Entreprises :
- Est-ce que la société est cotée en bourse ?
- Est-ce que l’entreprise possède des comptes consolidés ?
- Il y a-t-il la présence d’activités ne permettant pas de bénéficier de la confidentialité des comptes ?
- Quel est le montant total du bilan de l’année précédente ?
- Les comptes ont-ils été visés par des Commissaires Aux Comptes ?
- Quelle est la date de début de l’exercice comptable ?
- L’entreprise est-elle dispensée de déposer les annexes (L123-126-1) ?
- S’agit-il d’un dépôt des comptes annuels simplifié ?
- Est-ce que les comptes ont été approuvés par la délibération de l’assemblée ou est-ce la décision de l’associé unique ?
- Il y a-t-il la présence d’activités de prospection ou de découverte au profit du territoire où elle est pratiquée ?
- Quel est le montant du chiffre d’affaires de l’année précédente ?
- Combien avez-vous de salariés (hors-stagiaires) ?
- Quelle est la date de clôture ?
- Quelle est la date de fin de l’exercice comptable ?
- L’entreprise dispose-t-elle d’une déclaration d’affectation du patrimoine ?
- S’agit-il d’un nouveau dépôt de comptes annuels ?
Ces informations sont susceptibles d’évoluer au fur et à mesure des changements appliqués par l’INPI sur la plateforme du Guichet Unique des Entreprises.
Profitez de l’expertise de nos juristes formalistes professionnels et confiez-leur le dépôt des comptes annuels de vos clients au Greffe du tribunal de Commerce et/ou sur le Guichet Unique des Entreprises. Parfaitement au fait de toutes les obligations comptables, ils réunissent pour vous l’ensemble des documents nécessaires à l’accomplissement de cette formalité et vous permettent de respecter tous les délais impartis, vous assurant ainsi le dépôt rigoureux de ces comptes.
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