Dépôt d’actes

Formalité obligatoire qui rythme chaque étape de sa vie, le dépôt d’actes au Greffe du Tribunal de Commerce permet, de sa constitution jusqu’à sa liquidation en passant par la modification de ses statuts, de retracer pas à pas tous les grands temps qui composent l’existence d’une société.  

Quel que soit ce moment, LegalVision se charge de réaliser le dépôt de tous les actes de vos clients. En assistant les professionnels du droit dans la réalisation de leurs formalités juridiques, nos juristes formalistes experts vous permettent alors d’optimiser votre temps en toute sécurité.

Clément Bourgeade

Formaliste

Rappel des obligations légales en matière de dépôt d’actes au Greffe du Tribunal de Commerce

Afin de justifier de leur situation auprès des autorités administratives et judiciaires, toutes les sociétés sont tenues, aux termes des articles R123-102 et suivants du Code de Commerce, de déposer des actes au Greffe du Tribunal de Commerce. Ces documents légaux sont ensuite inscrits en annexe du RCS puis font l’objet d’une publication au BODACC, garantissant ainsi la transparence de la vie publique.

Les sociétés et les personnes concernées par l’obligation de dépôt d’actes au Greffe du Tribunal de Commerce

Le dépôt d’actes incombe à toutes les sociétés assujetties à l’obligation d’immatriculation au RCS. Dès lors, sont tenues de déposer leurs actes au Greffe du Tribunal de Commerce : les sociétés à responsabilité limitée (SARL), les entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée (EURL), les sociétés anonymes (SA), les sociétés par actions simplifiées (SAS), les sociétés en commandite par actions (SCA), les sociétés en commandite simple (SCS), les sociétés par actions simplifiées unipersonnelles (SASU), les sociétés en nom collectif (SNC), les sociétés civiles (SC), certaines sociétés d’exercice libéral (SEL), les sociétés et unions de coopératives agricoles, les sociétés dont le siège social est situé à l’étranger et qui disposent d’au moins un établissement en France et les sociétés européennes (SE). 

Les groupements d’intérêt économique (GIE), les groupements européens d’intérêt économique (GEIE) ainsi que les associations qui émettent des obligations se doivent également de déposer leurs actes au Greffe du Tribunal de Commerce. 

Enfin, les entrepreneurs individuels à responsabilité limitée (EIRL) sont aussi concernés par cette formalité juridique.

Les actes à produire au Greffe du Tribunal de Commerce

Si le dépôt d’actes au Greffe du Tribunal de Commerce est une obligation légale pour toutes les sociétés et les personnes susmentionnées, les actes à produire varient en fonction des formalités à accomplir, du lieu dans lequel se trouve le siège social et des différentes formes juridiques en cause.

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Le dépôt des actes constitutifs

Dès leur constitution et conformément aux articles R.123-102 et A123-55 et suivants du Code de Commerce, les sociétés et les personnes concernées par l’obligation de dépôt doivent produire divers documents juridiques au Greffe du Tribunal de Commerce. 

Toutes les sociétés dont le siège social est situé en France sont tenues de déposer au plus tard au moment de la demande d’immatriculation une expédition de leurs statuts, une copie des actes de nomination des organes de gestion, d’administration, de direction, de surveillance et de contrôle ainsi que, le cas échéant, un exemplaire du rapport du commissaire aux apports sur l’évaluation des apports en nature ou de la décision de ne pas recourir à la désignation d’un tel commissaire.

En fonction de la forme juridique de chacune de ces sociétés, ces documents peuvent ensuite être accompagnés d’autres actes :

  • Les sociétés par actions (SA) doivent également produire un exemplaire du certificat du dépositaire des fonds et la liste des souscripteurs, laquelle doit mentionner le nombre d’actions souscrites et les sommes versées par chacun d’eux.
  • Les sociétés constituées par offre au public, à l’exception de celles mentionnées aux articles L411-2 et suivants du Code monétaire et financier, sont en plus tenues de déposer au Greffe du Tribunal de Commerce une copie du procès-verbal des délibérations de l’assemblée générale constitutive.

Les sociétés dont le siège social est situé à l’étranger et qui disposent d’au moins un établissement en France doivent quant à elles produire une copie des statuts en vigueur au moment du dépôt laquelle doit, le cas échéant, être traduite en langue française.

S’agissant des sociétés européennes (SE), quand elles sont constituées par fusion, elles ont l’obligation de transmettre un exemplaire du certificat délivré par le notaire chargé du contrôle de légalité. À l’inverse, s’il s’agit de sociétés européennes holding, l’acte à déposer est la copie du projet de constitution et du rapport des commissaires à la constitution. Ces formalités doivent être réalisées au plus tard dans les 15 jours de la demande d’immatriculation. 

Les groupements (GIE et GEIE), les associations qui émettent des obligations et les entrepreneurs individuels à responsabilité limitée (EIRL) relèvent de régimes juridiques propres : 

  • Les groupements d’intérêt économique (GIE) doivent, pour leur constitution, produire l’expédition du contrat de groupement et la copie des actes de nomination des gérants qui indique s’ils peuvent agir seuls ou conjointement. Les groupements européens d’intérêt économique (GEIE) ont quant à eux l’obligation d’établir ces mêmes documents juridiques en deux exemplaires. 
  • Les associations qui émettent des obligations sont tenues de produire deux copies de leurs statuts, deux copies de la déclaration, de l’inscription ou du Journal officiel qui a rendu publique l’association, deux copies d’extraits de procès-verbaux de délibération des instances désignant les organes de direction et de contrôle ou le conseil d’administration et enfin deux copies du procès-verbal des délibérations de l’assemblée générale constatant la décision d’émettre des obligations. 
  • Les entrepreneurs individuels à responsabilité limitée (EIRL) doivent enfin transmettre au Greffe du Tribunal de Commerce une attestation de délivrance de l’information du conjoint s’agissant des conséquences sur les biens communs ainsi que, le cas échéant, un état descriptif attestant de l’affectation des biens, droits, obligations ou sûretés à son activité professionnelle. 

Le dépôt des actes modificatifs

Dès lors que les informations contenues dans les actes constitutifs sont modifiées, les articles R123-105 et A123-59 et suivants du Code de Commerce imposent que des actes modificatifs soient déposés au Greffe du Tribunal de Commerce dans le délai d’un mois à compter de leur date afin qu’ils soient annexés au RCS.

Les sociétés dont le siège social est situé en France sont tenues de déposer au Greffe du Tribunal de Commerce tous les actes, délibérations ou décisions modifiant les actes constitutifs ainsi qu’un exemplaire mis à jour des statuts. 

Puis, selon la forme juridique de chaque société et les modifications en cause, des actes supplémentaires sont exigés : 

  • Les sociétés par actions (SA)  faisant l’objet d’une transformation doivent déposer le rapport du commissaire à la transformation au moins huit jours avant la date de l’assemblée. 
  • Les sociétés à responsabilité limitée (SARL) dont le capital social subit une augmentation ou une réduction sont tenues de produire la copie du procès-verbal de la délibération des associés. Si l’augmentation du capital est réalisée par apports en nature, un rapport du commissaire aux apports doit y être joint.
  • Les sociétés par actions (SA) et les sociétés civiles (SC) constituées par offre au public décidant d’une augmentation ou d’une réduction du capital ont l’obligation de transmettre au Greffe du Tribunal de Commerce la copie du procès-verbal de l’assemblée générale et de la décision de conseil ainsi qu’une attestation. En cas d’augmentation du capital par apports en nature, le rapport du commissaire aux apports est également nécessaire.
  • Les sociétés par actions (SA) sont tenues de fournir, selon les cas, une copie du procès-verbal autorisant l’émission d’obligations, une copie du procès-verbal instituant un droit de vote double, une copie du procès-verbal de l’assemblée générale décidant le rachat des parts et une copie de l’assemblée générale prévoyant les modalités de rachat.
  • Les sociétés anonymes (SA) à conseil d’administration doivent produire, en cas de choix d’une modalité d’exercice de la direction générale, l’extrait du procès-verbal contenant la décision du conseil d’administration en ce sens. 
  • En cas de transfert de siège hors du Greffe du Tribunal de Commerce d’immatriculation, les sociétés ont l’obligation de déposer au nouveau Greffe un exemplaire des statuts lesquels doivent comporter des annexes obligatoires.  

Les sociétés dont le siège social est situé à l’étranger et qui disposent d’au moins un établissement en France ont l’obligation de déposer tous les actes ultérieurs modifiant leurs statuts au Greffe du Tribunal de Commerce accompagnés d’une copie mise à jour de ces statuts. 

Les sociétés européennes (SE) immatriculées dans un autre État membre doivent transmettre, en cas de transfert de siège social en France, un exemplaire des statuts au Greffe du Tribunal de Commerce du nouveau siège social. Ce document doit être accompagné d’annexes et d’un certificat délivré par le notaire en charge du contrôle de légalité. 

Les associations qui émettent des obligations se doivent d’établir tous les actes modifiant les informations contenues dans les actes constitutifs ainsi qu’un exemplaire mis à jour des statuts. Les groupements d’intérêt économique (GIE) et les groupements européens d’intérêt économique (GEIE) sont tenus aux mêmes obligations de dépôt s’agissant des actes modificatifs et des contrats de groupement mis à jour. Par ailleurs, en cas de transfert du siège social du groupement européen d’intérêt économique (GEIE), le projet de transfert établi par le gérant doit, en complément, être déposé au Greffe du Tribunal de Commerce. 

Enfin, les entrepreneurs individuels à responsabilité limitée (EIRL) sont, le cas échéant, tenus de produire les documents attestant de l’accomplissement des formalités relatives à l’affectation de biens nouveaux ou au retrait de biens affectés postérieurement à la constitution du patrimoine affecté dans le mois suivant l’affectation.

Le dépôt des actes relatifs à la dissolution, la liquidation puis la radiation du RCS

Hormis en cas de transmission universelle de patrimoine à l’associé unique (TUP), l’ensemble des sociétés et des personnes concernées par l’obligation de dépôt d’actes au Greffe du Tribunal de Commerce doivent par principe produire les actes relatifs à leur dissolution, leur liquidation puis leur radiation du RCS. Pour ce faire, elles sont notamment tenues de déposer un exemplaire du procès-verbal décidant de la dissolution et de la nomination du liquidateur, une copie de la décision attestant de la clôture des opérations de liquidation ainsi qu’un exemplaire du compte de clôture.

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Clément Bourgeade

Formaliste

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LCL, Paris
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Arnaud GAY
Notaire associé - Juristes Nca, Grenoble

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