Formalités légales en ligne pour les professionnels du droit

Que vous soyez avocat, notaire, ou au sein d’un service juridique d’une société, le traitement de vos formalités simples ou complexes peut être réalisé par notre équipe de juristes seniors.

Nous prenons en charge de A à Z tous types de formalités en vous assurant une qualité de service haut de gamme. Nos processus innovants et le savoir faire de nos équipes permettent à nos clients de se libérer des formalités en toute confiance. 

Clément Bourgeade

Formaliste

Quelles formalités juridiques confier à un cabinet de mandataires formalistes ?

Découvrez les formalités légales principales pour les professionnels du droit : 

  • Immatriculation de société
  • Modification statutaires
  • Modification de société avec ou sans BODACC
  • Modification non statutaires
  • Dissolution-liquidation
  • Fusion et apport partiel d’actif
  • Opérations sur établissements
  • Formalités postérieures aux actes

 

Les formalités légales simples 

Quelles sont les formalités légales simples ?

On entend par formalités légales simples, les formalités dites « courantes » de type immatriculation, transfert de siège, ouverture d’établissement secondaire, dépôt des comptes. Celles-ci engendrent peu d’étapes avant la transmission de la formalité au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et ne sont pas conditionnées à des délais d’oppositions ou des délais impératifs dans leurs dépôts. Le traitement de ces formalités nécessite toutefois un suivi rigoureux auprès des organismes destinataires des informations. En effet, si la mise à jour du Kbis est souvent la priorité, la formaliste doit également s’assurer que les organismes sociaux, fiscaux ainsi que l’Insee dans certains cas, ont bien pris en compte les informations déclarées. 

Avis bodacc

Les formalités légales complexes

Quelles sont les formalités légales complexes ? 

Par opposition, les formalités dites complexes sont celles qui vont nécessiter, une expertise, un conseil en droit des sociétés de la part du formaliste. La complexité se caractérise soit par la multitude d’étapes qu’elle génère : c’est le cas par exemple d’une cession de fonds de commerce pour laquelle le formaliste devra dans un premier temps procéder à l’enregistrement de l’acte auprès du pôle enregistrement des impôts, à la publication au Bodacc, éventuellement dans les 30 jours suivant la signature, à l’inscription de nantissement et privilège et enfin aux formalités pour l’acquéreur et/ou le vendeur ; soit par l’expertise juridique et le niveau de responsabilité engagée par le formaliste : c’est le cas ici d’une fusion transfrontalière qui en plus du contrôle minutieux des actes, entraîne un haut niveau de responsabilité du fait des enjeux importants pour la société absorbante et absorbée, qui peuvent être en France ou à l’étranger. N’hésitez pas à faire appel à nos juristes-formalistes en sous-traitance pour vos fusions, ils seront à même de vous guider dans les étapes clés et pour vous établir la liste des documents à fournir afin de mener à bien l’opération.

Pourquoi les fusions requièrent-elles un formalisme particulier ?

Formalités complexes, les fusions requièrent un formalisme rigoureux. Que la fusion soit nationale ou transfrontalière, la réalisation des formalités y afférentes vient finaliser des opérations juridiques et fiscales préparées et décidées depuis de nombreux mois. 

En premier lieu, le projet de fusion, qu’il soit national ou transfrontalier, doit être déposé au rang des deux parties (absorbante et absorbée) auprès du RCS des sièges sociaux respectifs. Dans le même temps, le projet doit être publié au Bodacc voire au BALO pour les sociétés dites “côtées” en bourse. La publication au Bodacc fait courir un délai d’oppositions de 30 jours. A l’issue de ce délai, les parties peuvent constater la réalisation de la fusion. La Loi PACTE 2019 est venue assouplir quelques dispositions, notamment concernant les fusions nationales pour les SAS et SCA, la déclaration de régularité et de conformité n’est plus obligatoire. Elle reste obligatoire lorsqu’il s’agit de fusion transfrontalière.

En fonction du type de fusion, qu’elle soit nationale ou non, simplifiée ou dite “classique”, les documents qui seront transmis au RCS ne seront pas identiques. C’est le cas de la fusion simplifiée qui va être simplifiée également en termes de documents. Pour mémoire, la fusion simplifiée (dont les conditions sont définies aux articles L.236-1 et suivants du Code de commerce) est le fait pour une société, d’absorber une de ses entités qu’elle contrôle à au moins 90%. Le contrôle doit être à 100% si l’une des parties à la fusion est une SARL. Il faut noter que dans le cas d’une société détenue à plus de 90%, la fusion doit être approuvée par les actionnaires ou associés de la société absorbée. Par ailleurs, la loi n° 2019-744, du 19 juillet 2019, de simplification, de clarification et d’actualisation du droit des sociétés dite loi « SOILIHI » est venue étendre ce régime aux opérations de fusion-absorption entre sociétés sœurs lorsque, depuis le dépôt du projet de fusion jusqu’à la réalisation de l’opération, une même société mère détient en permanence 100% du capital ou au moins 90% des droits de vote de la société absorbante et de la société absorbée (sociétés commerciales uniquement). 

Toutes ces notions juridiques doivent être parfaitement maîtrisées par le juriste formaliste. Celà lui permet d’établir d’une part la liste des documents obligatoires à transmettre  et d’autre part d’assurer le bon déroulement de la formalité auprès des greffes destinataires.

Comment organiser la gestion du juridique de ses établissements ?

Les formalités peuvent être complexes de par leur envergure. Ce sont des opérations dites « exceptionnelles ». C’est le cas lorsqu’il s’agit de procéder à une centaine d’ouvertures d’établissement secondaires pour une société. La formalité nécessite une organisation particulière pour assurer le traitement et le suivi auprès des Greffes et des organismes comme l’Insee.

Focus sur l’ouverture/la création d’un établissement secondaire : lorsqu’elle se développe, l’activité de l’entreprise peut amener le dirigeant à décider d’ouvrir un nouvel établissement afin de lui permettre d’augmenter sa capacité de vente ou de production. Au sens de l’article R123-40 est un établissement secondaire “tout établissement permanent, distinct du siège social ou de l’établissement principal et dirigé par la personne tenue à l’immatriculation, un préposé ou une personne ayant le pouvoir de lier des rapports juridiques avec les tiers”. Aussi, un établissement secondaire qui serait ouvert uniquement pour du stockage ne serait pas nécessairement inscrit auprès du RCS mais uniquement auprès de l’Insee.

Pour tout établissement créé, l’Insee va délivrer un numéro Siret, celui-ci sera distinct du siège et de l’établissement principal. Il y aura autant de numéros que d’établissements ouverts. 

Nos formalistes sont aguerris à ce type d’opérations, n’hésitez pas à demander un devis.

Comment déclarer les bénéficiaires effectifs ?

La directive (UE) 2018/843 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2018, modifiant la directive (UE) 2015/849 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme, a renforcé les modalités de tenue des registres des bénéficiaires effectifs.

Elle a été transposée en droit français par l’ordonnance n° 2020-115 du 12 février 2020 et les décrets n° 2020-118 et n° 2020-119 du 12 février 2020, parus au journal officiel du 13 février 2020.L’article L. 561-2-2 du code monétaire et financier dispose que « le bénéficiaire effectif est la ou les personnes physiques : soit qui contrôlent en dernier lieu, directement ou indirectement, le client ; soit pour laquelle une opération est exécutée ou une activité exercée ».

Concrètement, il s’agit de déterminer quelle personne physique :

– détient directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote.

– exerce sur cette dernière, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle au sens des 3° et 4° du I de l’article L. 233-3 du code de commerce : détermination en fait, par les droits de vote dont elle dispose, des décisions dans les assemblées générales.

– détient le pouvoir de nommer ou de révoquer la majorité des membres des organes d’administration, de direction ou de surveillance (selon les art. R. 561-1 et R. 561-2 du code monétaire et financier, applicables aux sociétés et aux placements collectifs).

A défaut d’un des critères cités plus haut, le bénéficiaire effectif sera alors le ou les représentant légal(aux) de la société. 

Attention, Il existe une multitude de cas particuliers, il est parfois complexe de déterminer les bénéficiaires effectifs en fonction des modalités de détention (démembrement de parts par exemple) mais aussi des formes juridiques (GIE ou associations).

Nos juristes formalistes peuvent vous aider dans cette déclaration obligatoire en déterminant d’une part quels sont les bénéficiaires effectifs et d’autre part en calculant le cas échéant, les pourcentages correspondants.

Pourquoi externaliser ses formalités légales en tant que professionnel du droit ?

Vous êtes avocat, une direction juridique ou notaire, et vous souhaitez externaliser vos formalités légales simples ou complexes ?

Faites le choix de l’innovation : LegalVision, le cabinet de formalités juridiques en ligne nouvelle génération. Nos équipes de mandataires formalistes expérimentés disposent d’outils digitaux puissants capables de traiter vos formalités dans des délais record. La rapidité d’exécution de nos formalistes seniors vous permettra de gagner du temps sur votre cœur d’activité en vous soulageant des formalités simples aux formalités les plus complexes.Vous faites face à l’absence de votre formaliste, de votre secrétaire, de votre assistante ? Vous êtes en surcroît d’activité ? Vous souhaitez vous réorganiser ?

C’est le moment d’externaliser vos formalités légales. Sans engagement, confidentiel et sécurisé, notre maîtrise dans le traitement des formalités légales sera à la hauteur de vos attentes. 

Clément Bourgeade

Formaliste

Ils ont fait le choix du cabinet de formalités juridiques nouvelle génération LegalVision

En tant que direction juridique dans le secteur des banques et assurances, nous avons régulièrement besoin d’experts pour la réalisation de formalités sur l’ensemble des établissements du groupe. Trouvés via une recherche sur internet, les différents services de LegalVision simplifient nos démarches administratives, notamment avec les greffes. Il s’agit d’une utilisation dématérialisée, simple, rapide et efficace. Nous recommandons la legaltech LegalVision pour son professionnalisme et sa rapidité d’exécution.
Véronique DRÉANO
LCL, Paris
Nous sommes une étude notariale traditionnelle spécialisée dans les services de droit des sociétés et dans le suivi de sociétés. Nous avions besoin de remplacer une personne qui suivait les formalités en interne. Nous avons trouvé la société LegalVision par internet. Nous sous-traitons les formalités et ne souhaitons pas être impliqués dans cette tâche chronophage, rigoureuse, et stressante. Nous avons à faire à des personnes réactives et compétentes, et sommes bien soulagés de la gestion des formalités.
Arnaud GAY
Notaire associé - Juristes Nca, Grenoble

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