À partir de quand faut-il se faire accompagner pour réaliser ses formalités juridiques ?

Beaucoup de professionnels du droit estiment ne pas réaliser « suffisamment » de formalités pour se faire accompagner, mais est-ce la bonne approche ? 

Le formalisme : une mission de plus pour le professionnel du droit

Professionnel du droit : un métier de plus en plus polyvalent

Attirer et fidéliser des clients nécessitent désormais une multitude de compétences nouvelles et une maîtrise d’outils de plus en plus complexe, le tout dans un domaine en constante évolution. Ces multiplicités poussent donc fréquemment les professionnels du chiffre et du droit à travailler au-delà des horaires habituels, à devoir dégrader leur cœur de métier ou pire, à causer des déséquilibres vis-à-vis de leur vie personnelle, pour devoir répondre à l’ensemble des demandes.

La spécificité de ces métiers vient d’autre part du fait que la loi nécessite une connaissance évolutive du droit et que l’erreur, en particulier dans les détails, n’est pas permise au vu des sanctions possibles qui peuvent en découler.

Se faire accompagner sur certaines de ces missions (qui les éloignent de leur cœur de métier comme le sont les formalités) permet au professionnel du droit de se recentrer sur les activités à forte valeur ajoutée.

Une mission à faible valeur, mais à fort impact !

Plus ou moins complexes, les formalités juridiques interviennent tout au long du cycle de vie d’une société et ce, jusqu’à sa liquidation. Elles nécessitent une connaissance de certaines subtilités pour éviter les infractions. Pour faire simple, toute case non-remplie, tout oubli de mention, pourrait impliquer des allers-retours incessants avec les Greffes et avoir un coût extrêmement important dans le cadre d’une acquisition ou d’une fusion qui prendrait du retard.

Se faire accompagner sur des formalités à fort enjeux par des spécialistes permet de limiter les risques de délais.

Les rejets aux Greffes : des délais que vos clients ne comprennent pas

La réalisation d’une formalité est le plus souvent l’aboutissement d’un travail en amont qu’aura effectué votre client et qui se concrétise par la décision de changer de dénomination, de faire une acquisition ou de déplacer son siège social. Vos clients ne peuvent donc pas, en plus, comprendre que des délais de plusieurs semaines, voire de plusieurs mois, soient subis, pour une pièce justificative manquante ou une case mal remplie. 

En effet, certains Greffes peuvent invalider directement le dossier au vu du grand nombre de dossiers en attente de pièces complémentaires (mentions obligatoires, manquantes, ou autres). C’est le retour à la case départ. Voilà pourquoi il faut anticiper les risques d’invalidation qui existent chez certains Greffes plus que d’autres, et être des plus minutieux lors de l’envoi de vos dossiers, pour éviter cette perte de temps.

Le fait de se faire accompagner sur des formalités en les externalisant auprès d’un prestataire vous permet d’ anticiper cette problématique et de vous appuyer sur des équipes qui connaissent les spécificités des différents Greffes de France, afin d’envoyer un dossier conforme au Greffe, sans risque d’invalidation. En clair, vous réalisez un one shot, sans perte de temps !

Le volume : une clé de la productivité et de l’efficacité

Beaucoup de professionnels qui ont peu de formalités ne sont pas encore passés à la dématérialisation. Ils doivent donc réaliser en personne ou par courrier les actions suivantes : se déplacer aux Finances Publiques, se munir du document original, effectuer une publication au journal d’annonces légales, présenter des actes aux Greffes des Tribunaux de Commerce, pour finalement s’acquitter des frais de Greffe, sans percevoir d’honoraires. Frustrant, n’est-ce pas ? 

En externalisant ces procédures, vous évitez les files d’attente interminables ou des envois multiples de courriers. Vous gagnez ainsi un temps considérable. Les statistiques et les chiffres ne mentent pas : cela équivaut en moyenne à 3H de gagnées par dossier ! Cela vous permettra de vous concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée.

Les cas classiques d’externalisation

Une absence au sein de votre équipe

Avez-vous déjà subi les absences de salariés au sein de votre étude notariale ou cabinet d’avocats, alors que vous deviez impérativement avancer sur un dossier en cours dans le respect des délais procéduraux ? Même si à priori l’on pourrait penser que ce problème concerne davantage les ressources humaines, la solution ne se focalise pas uniquement sur cet aspect. D’autant plus que l’impact de ce type de problématique est considérable sur votre capacité de rendement à long terme, sur la satisfaction de vos salariés, comme de vos clients. Ce n’est un secret pour personne : les salariés heureux sont plus performants. 

Une surcharge temporaire 

En soit, vous ne devez pas forcément déléguer la réalisation de l’ensemble de vos formalités à un prestataire externe. Votre prestataire peut vous venir en soutien ponctuellement, par exemple lorsque l’un de vos prestataires est indisponible pendant X jours. Cela vous permettra de soulager la gestion de votre entreprise, d’être plus vigilant et réactif sur des périodes précises, en vous appuyant sur des équipes de professionnels expérimentés.

Se recentrer sur son cœur de métier

En choisissant d’externaliser vos formalités juridiques, vous réaffirmez votre volonté de proposer de meilleures conditions de travail et vous assurez une amélioration de la performance globale de votre étude notariale ou de votre cabinet d’avocat.

Citons un exemple concret : certains professionnels du droit éprouvent des difficultés notables en ce qui concerne la comptabilité de leurs cabinets, et plus particulièrement ce qui a trait à la comptabilité des refacturations de frais et de débours. Une grande majorité d’entre eux doit tenir à jour un compte de débours, tout en veillant à répertorier minutieusement l’ensemble des justificatifs qui s’y affèrent. Finalement, cela leur rajoute des tâches supplémentaires, en lien avec la gestion comptable et administrative, ce qui ne constitue pas leur coeur de métier. Hélas, ce cas de figure n’est pas rare et est observable pour d’autres missions de gestion comptable liées au droit de Greffe, à la TVA, aux annonces légales ou encore à la gestion des provisions pour ne citer qu’eux.
En se tournant vers un prestataire expert, ces professionnels du droit peuvent donc simplifier leur quotidien et par conséquent s’acquitter de ces missions pour se concentrer davantage sur leur métier à proprement parler.

Les signes avant-coureurs qui prédisent un besoin d’externalisation des formalités juridiques de vos clients

En tant que professionnel du droit, vous gérez vous-même vos formalités juridiques et vous avez le sentiment qu’il est temps de faire appel à des formalistes pour effectuer cette mission ? Il s’agit certainement de la meilleure action à faire ! Cela vous fera gagner en sérénité, vigilance, et vous permettra de mieux répondre aux attentes de vos clients. Voici quelques signes qui annoncent un besoin d’externalisation de vos formalités juridiques. Il ne faut toutefois pas trop attendre pour externaliser, quand on veut augmenter le niveau du service,  il faut se lancer !

L’expansion de votre société 

L’un des premiers signes pouvant apparaître est le changement d’échelle de votre cabinet ou étude notariale. L’expansion de vos bureaux à l’échelle nationale constitue un signe avant-coureur qu’il ne faut plus attendre pour externaliser vos formalités juridiques. Dans ce cas de figure, vous devez prendre les devants afin de vous assurer une maîtrise complète de vos dossiers dans l’ensemble des formalités que vous avez à traiter.

Une charge mentale trop lourde ? 

Un autre signe qui se développe lentement (mais sûrement !) au rythme de vos tâches : la perte d’énergie. Au fil des ans, les heures perdues deviennent des jours, et les jours des mois. Il est donc primordial d’opter pour l’externalisation de vos formalités, avant tout pour alléger votre charge mentale. Pour perdurer, il faut tout d’abord savoir s’économiser. En externalisant vos formalités juridiques auprès d’un prestataire, vous disposez d’un espace personnel dématérialisé, dans lequel vous pouvez déposer vos actes et requêtes en toute fluidité, mais aussi suivre l’état d’avancement de vos dossiers, le tout depuis vos bureaux. Veillez à choisir le prestataire en fonction de votre situation actuelle et de vos objectifs. Dans quelle mesure souhaitez-vous que ce dernier se charge de l’accomplissement de vos tâches formelles (constitution, modification, conversion Word, et signature de vos actes juridiques en ligne) ? Met-il en œuvre toutes les précautions nécessaires en matière de sécurité et de confidentialité ?

Typiquement, pour la réalisation d’une seule et même formalité, plusieurs interlocuteurs différents sont mis en contact directement ou indirectement. En choisissant d’externaliser la réalisation de vos formalités légales, ce schéma classique se simplifie considérablement. Étant donné qu’un seul interlocuteur se charge de tout, les informations et vos démarches seront centralisées auprès d’un seul et même interlocuteur : votre formaliste attitré. Le délai de traitement de vos dossiers en sera extrêmement réduit et la gestion de votre dossier facilitée.  

Le besoin de garantie et de sécurité 

Si vous ressentez le besoin que vos formalités soient prises en charge de manière irréprochable et qu’il devient impératif pour vous d’alléger votre charge de travail, c’est qu’il ne faut plus douter. En optant pour des formalistes seniors, en tant que professionnels du droit, vous faites le choix de la réactivité, de la précision et de la sécurité pour la réalisation de l’ensemble de vos formalités juridiques. Traçabilité et transparence seront de rigueur dans l’avancement de vos dossiers. 

Externaliser tout ou une partie de vos formalités juridiques : un dilemme ?

Des avantages notables pour les vétérans ET les rookies !

Quel que soit le volume ou la spécificité du cabinet, la question de l’externalisation partielle ou totale peut se poser. Il est vrai que les nouveaux cabinets ou Études notariales auraient tout à gagner en externalisant leurs formalités juridiques. Cette externalisation leur permettrait de se focaliser sur d’autres sujets importants, tels que leur développement commercial et l’optimisation de leurs résultats. 

Les professionnels plus expérimentés, quant à eux, y trouveraient également leur compte. En effet, cela leur permettrait de se libérer de certaines tâches chronophages, tout en réduisant leurs coûts, notamment en économisant davantage de temps dans  la réalisation de leurs formalités quotidiennes. 

Une vision plus étendue grâce à l’externalisation

De façon plus globale, nous pourrions également dire que l’externalisation d’une partie ou de l’ensemble des formalités juridiques pour les professionnels du droit leur permet d’obtenir une vision stratégique plus aguerrie de leur développement commercial. Cela s’applique également aux chefs d’entreprise au sens large, qui pourront soulager la gestion de leur société

In fine, en fonction de votre situation, il n’y a nul besoin d’externaliser l’intégralité de vos formalités juridiques. Il vous revient de décider si la complexité, et la charge de travail chronophage, nécessitent une externalisation totale ou partielle, tout en sachant que la réalisation d’une seule formalité par mois par un prestataire externe peut être extrêmement bénéfique sur vos performances. 

Alors n’attendez plus, dessinez plus habilement votre projet d’externalisation en faisant appel à un formaliste nouvelle génération !

Rédigé par Kévin Chedid
Rédigé par Kévin Chedid

Après plusieurs expériences dans des cabinets d'avocats reconnus, Kévin est aujourd'hui inscrit en Master 2 de Droit Privé Comparé à l'Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne. Passionné de poésie, Kévin a remporté le premier prix AMOPA pour la catégorie jeune poète étranger décerné par le Ministère de l'éducation nationale. Aujourd'hui, il met sa plume à contribution des lecteurs de LegalVision sur des sujets de fond en ce qui concerne le droit et l'univers juridique.

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