Procédure de continuité : 5 failles identifiées par nos formalistes

L’introduction d’un Guichet Unique représentait une avancée prometteuse dans la simplification des démarches administratives. Toutefois, l’expérience a rapidement révélé des lacunes.

En réponse à cela, une procédure de secours a été mise en place afin d’assurer la continuité des services, mais cette solution n’est pas exempte de défauts. Notre équipe de formalistes a identifié plusieurs failles entravant l’efficacité et la réactivité du dispositif.

Table des matières

Rappel sur la procédure de continuité

Avant de s’intéresser aux difficultés que rencontre la procédure de continuité du Guichet Unique, revenons plus en détails sur cette procédure.

Le lancement du Guichet Unique a été entravé par de sérieux problèmes, impactant certaines entreprises qui ne pouvaient pas réaliser leurs formalités sur la plateforme.

Pour pallier ces difficultés, une procédure de secours temporaire a été mise en œuvre jusqu’au 31 décembre 2023. Son but : permettre à Infogreffe de fonctionner en parallèle avec le Guichet Unique pour assurer la continuité du service.

Le 18 décembre 2023, une nouvelle procédure de secours a été établie. Elle peut être mise en œuvre en cas de difficulté grave de fonctionnement du service informatique du Guichet Unique. Elle restera en vigueur jusqu’au 31 décembre 2024.

Les limites de la procédure de continuité

Etat des lieux du processus du Guichet Unique

Depuis la mise en place de cette procédure de continuité, de nombreuses lacunes et faiblesses ont été observées. Les responsables de cette procédure ont négligé ou omis certains aspects, entraînant des obstacles significatifs pour les entreprises. Certaines formalités sont impossibles à effectuer. La situation devient préoccupante.

Les services impliqués dans le processus du Guichet Unique se retrouvent souvent dans une situation de blocage, chaque partie rejetant la responsabilité sur l’autre, faute de clarté sur qui devrait agir pour débloquer la situation.

Notre équipe a pu identifier 5 failles que présente cette procédure de continuité. Les voici.

 

1/ La non-transmission des informations sociales à l’URSSAF

Après l’enregistrement d’une société, la cessation d’une activité ou le dépôt d’une modification d’entreprise, le Guichet Unique est tenu de transmettre le dossier auprès des organismes partenaires, dont l’URSSAF.

Avant le Guichet Unique, la transmission des informations consécutives aux formalités était assurée par les Centres de formalités des entreprises (CFE), lesquels éditaient des récépissés de transmission. Cependant, cette fourniture n’était pas systématique, tout dépendait de la procédure suivie (article 3 ou dépôt direct papier) et des modalités de transmission (informatique ou manuelle). Dans le cas où le récépissé était édité, ce document listait l’ensemble des organismes qui étaient destinataires de l’information.

Cette absence de traçabilité crée une zone d’incertitude quant à la bonne transmission des éléments aux organismes. Le formaliste chargé du dossier doit s’en remettre au bon fonctionnement du système.

Depuis le 1er janvier 2024 dans le cadre de la solution d’urgence, le Greffe assure un rôle de CFE et se charge de la bonne transmission des informations auprès des organismes partenaires, dont l’URSSAF.

Il serait grandement bénéfique que le Guichet Unique mette en place un système de confirmation informatique.

 

2/ Le refus de traitement des dossiers déposés via Infogreffe de la part des Chambres de Métiers et de l’Artisanat

Deuxième point à noter : les Chambres de Métiers et de l’Artisanat (CMA) sont dans l’incapacité de traiter les dossiers déposés sur la plateforme Infogreffe.

Depuis le 1er janvier 2024, les CMA n’acceptent plus de traiter les formalités qui leur sont soumises en dehors du Guichet Unique. Hormis les immatriculations, tous les types de formalités d’entreprises sont concernés. Les CMA sont intégrées dans la phase d’immatriculation dès lors que le paramétrage est bien effectué.

Cette incapacité de traitement des dossiers déposés via Infogreffe en 2023 non traités en 2024 résultent d’un décommissionnement des outils métiers.

Dans ce cas, il est question de formalités qui ont été validées par les organismes, et pour lesquelles les sociétés ont reçu des documents confirmant le dépôt.

💡À noter : généralement, les entreprises qui décident de soumettre leurs formalités en dehors du Guichet Unique choisissent cette option, car elles ne peuvent pas être déposées sur le guichet, en raison d’un bug ou d’un problème.

La solution proposée par les CMA : la régularisation du dossier via le Guichet Unique, hors, cela est impossible. Nous tournons en rond. Cette question a manifestement été omise par les décideurs.

Ces obstacles sont problématiques puisque les entreprises ont besoin d’assurer leur conformité vis-à-vis du Répertoire des Métiers. Elles sont confrontées à un dilemme de taille lorsque les changements nécessaires à leur activité, bien que validés par des documents officiels, restent sans conséquence.

Cette problématique met en lumière l’importance d’assurer une coordination efficace entre les différentes plateformes, pour garantir que les modifications soient dûment enregistrées et reconnues.

 

3/ La fermeture d’un établissement immatriculé uniquement à l’INSEE

La fermeture d’un établissement d’une société peut se heurter à des obstacles administratifs notables.
C’est le cas lorsqu’il s’agit d’un établissement qui possède un numéro SIRET, mais qui est uniquement immatriculé auprès de l’INSEE, sans enregistrement auprès d’autres organismes tels que le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou la Chambre de Métiers et de l’Artisanat.

Au moment de procéder à la fermeture de l’établissement sur la plateforme du Guichet Unique, celui-ci n’apparaît pas, et il ne peut donc pas être sélectionné. La procédure de fermeture devient alors complexe. Il est impossible de procéder à la fermeture officielle de l’établissement en ligne. 

 

4/ Les formalités de radiation d’une entreprise étrangère

Autre point mort, et non des moindres :
l’impossibilité de radier de manière dématérialisée une entreprise étrangère
Cette formalité n’a tout simplement pas été
prévue par le Guichet Unique
. Il est donc impossible de la réaliser via la
plateforme. 

Au moment d’effectuer cette formalité en ligne, le Guichet Unique nous indique que pour procéder à la radiation d’une entreprise étrangère, il est nécessaire de compléter et de transmettre le formulaire EE2-EE4, accompagné des pièces justificatives, à l’une des deux autorités suivantes : 

– en cas d’emploi d’au moins une personne affiliée à un régime social en France au Service Firmes Étrangères de l’URSSAF Alsace ;

– dans les autres cas : à la Direction générale des finances publiques.

En cas d’envoi du dossier à l’URSSAF, la situation devient complexe. Après la soumission de la demande, elle nous indique qu’il est nécessaire de se rapprocher du Guichet Unique pour réaliser cette formalité. Chaque partie rejette la responsabilité sur l’autre et personne ne sait quelle est l’entité compétente pour gérer cette procédure.

 

5/ L’obtention du récépissé de non-fonctionnement

L’obtention d’un récépissé est prévue pour les situations où une démarche administrative ne peut être finalisée via le Guichet Unique. Dans un tel cas, le site du Guichet Unique propose la délivrance d’un récépissé de non-fonctionnement.

Ce document permet à l’entreprise d’obtenir un délai prolongé de 30 jours pour accomplir ses démarches administratives, à partir de la résolution du problème. Il permet également au déclarant de prouver que la démarche a été initiée à la date indiquée sur le document, afin d’éviter d’éventuelles pénalités pour retard.

Bien que le processus d’émission d’un récépissé par le Guichet Unique semble clair et structuré, l’obtention de ce document reste entourée d’incertitudes.
La procédure suscite des interrogations quant à sa mise en œuvre. L’acquisition de ce document n’apparaît pas clairement comme une certitude pour les utilisateurs. Comme pour le reste, des obstacles compliquant son obtention pourraient apparaître, et bloquer la situation. 

Quid de l’avenir pour le Guichet Unique ?

L’avenir de cette procédure de secours du Guichet Unique se trouve à un tournant décisif. Les difficultés et les obstacles rencontrés ont été reconnus et signalés aux autorités compétentes.

Une cellule spécifique au sein du ministère a été désignée pour prendre en charge ces problématiques et trouver des solutions adéquates.

Les enjeux sont clairs : transformer la procédure de secours en un mécanisme fluide et fiable, qui soutient véritablement les entreprises dans leurs démarches, sans les exposer à des retards ou à des complications supplémentaires.

Les équipes de l’INPI mettent régulièrement à jour le Guichet Unique afin d’améliorer l’interface et d’adapter ses fonctionnalités.

En attendant, la patience est de mise pour toutes les parties prenantes. L’espoir réside dans l’idée que ces interventions permettront de résoudre de manière efficace et durable les problèmes actuellement rencontrés.

Bon à savoir : Sur son compte LinkedIn, l’INPI publie régulièrement des articles « Evolutions techniques du Guichet Unique » listant l’ensemble des évolutions du Guichet Unique. Pour en savoir plus, c’est pas ici !

Conclusion

La procédure de continuité du Guichet Unique, malgré son objectif de simplifier et de sécuriser les démarches administratives, se heurte à des défis majeurs qui entravent son efficacité.

L’efficacité future du Guichet Unique dépendra essentiellement de l’engagement des autorités à identifier et à rectifier ces failles. En se concentrant sur l’amélioration continue et l’écoute des retours d’expérience des entreprises utilisatrices, il est possible de transformer ces défis en opportunités d’optimisation.

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