Comment réaliser le dépôt de comptes annuels sur le Guichet Unique

Depuis le 27/04/2023, le Guichet Unique propose un nouveau mode de dépôt des comptes annuels appelé « expert ». Ce nouveau mode offre la possibilité aux professionnels de déposer des actes signés électroniquement sans avoir à répondre aux nombreuses questions fastidieuses qui étaient auparavant nécessaires. Cette nouveauté révolutionne le dépôt des comptes annuels sur le Guichet Unique puisque jusqu’à présent, seuls 7 % des dépôts transmis via la plateforme de l’INPI étaient validés par les greffes.

Quelles sont les obstacles fréquemment rencontrés par les professionnels du droit et du chiffre dans la réalisation du dépôt des comptes annuels sur le Guichet Unique ? Quelles sont les démarches à suivre pour effectuer vos dépôts des comptes annuels et éviter les rejets ? 

Découvrez les réponses à vos différentes questions dans cet article dédié.

Table des matières

Rappel sur le dépôt des comptes annuels

Le dépôt papier des comptes annuels, dont le processus avec le Guichet Unique diffère de celui de l’INPI, est toujours possible auprès du greffe. Le dépôt dématérialisé se fait, quant à lui, uniquement sur le Guichet Unique.

Le choix du papier pour accélérer la réalisation du dépôt des comptes annuels

Depuis le 1er janvier 2023, les dépôts des comptes annuels sont effectués soit par voie papier directement au greffe, soit par l’intermédiaire du Guichet électronique des formalités d’entreprises (Guichet Unique).

Les greffes éprouvent actuellement des difficultés pour traiter les dépôts de comptes réalisés via le Guichet Unique, il est donc préférable d’opter pour un dépôt papier. En effet, il est toujours possible de déposer les comptes annuels d’une entreprise sous forme papier auprès du greffe du tribunal de Commerce, bien que les exigences puissent varier selon les greffes. Certains greffes peuvent demander des documents originaux signés, tandis que d’autres acceptent la transmission par mandataire : les possibilités sont assez larges. Si les procès-verbaux sont signés électroniquement, il est également essentiel de demander au greffier de ne pas annexer le certificat de signature.

Des approches qui divergent

Il est important de noter que le processus de dépôt des comptes avec l’INPI diffère de celui du Guichet Unique, qui nécessite une approche spécifique. À la différence du dépôt des comptes avec l’INPI, il convient de se munir sur le Guichet Unique de l’ensemble des actes relatifs à ce dépôt et de découper l’ensemble des actes, notamment pour le dépôt de comptes consolidés. Cela permettra ensuite de transmettre ces actes correctement au sein de la plateforme.

Les étapes clés pour déposer ses comptes sur le Guichet Unique : guide pour les professionnels

Le dépôt des comptes annuels sur le Guichet Unique constitue une étape incontournable pour les professionnels. Pour réussir cette démarche, il est important de suivre des étapes précises.

Étape 1 : connexion sur le Guichet Unique

Pour réaliser le dépôt des comptes sur le Guichet Unique, la première étape consiste à se connecter avec vos identifiants, puis de choisir d’effectuer le dépôt des comptes dans l’onglet « Entreprise ». Ensuite, un nouvel onglet s’ouvre et vous devez ensuite insérer le SIREN de la société pour laquelle vous souhaitez réaliser le dépôt des comptes. Une fois la société retrouvée, un certain nombre d’informations qui lui sont relatives s’affichent.

Sélectionnez l’entreprise à traiter dans la catégorie « Dépôt des comptes annuels »

Étape 2 : remplissage des différents champs obligatoires

Il vous suffit ensuite de cliquer sur l’onglet « Déposer des comptes annuels » et d’accéder à toutes les informations disponibles sur l’extrait Kbis. Suite à cela, vous devrez répondre aux questions qui s’affichent et remplir les différents champs obligatoires. Si vous ne remplissez pas les champs marqués d’un astérisque, vous ne pourrez pas passer à l’étape suivante.

Étape 3 : transmission des pièces-jointes correspondantes

Une fois que tous les champs ont été complétés, vous devrez télécharger les pièces-jointes correspondantes, telles que le compte de résultat, avant de les glisser dans les cases appropriées. Vous pourrez également ajouter des pièces complémentaires si nécessaire.

Étape 4 : téléchargement et signature de la synthèse au format PDF

Une synthèse au format PDF s’éditera automatiquement, résumant l’ensemble des questions auxquelles vous avez répondu. Il est impératif de la télécharger car elle constitue le document le plus important, prouvant la bonne réalisation de vos dépôts des comptes annuels.

Exemple d’une synthèse de dépôt générée via le Guichet Unique

Enfin, vous devrez signer électroniquement la synthèse obtenue à l’aide de l’outil « Certificat » disponible sur Adobe Acrobat Pro, une gamme de logiciels spécialement conçus pour traiter des documents électroniques au format PDF (vous pouvez également utiliser DocuSign ou la clé Certigreffe). Une fois la signature électronique apposée, vous devrez procéder au paiement.

Les principaux points bloquants rencontrés sur le Guichet Unique

Bien que le Guichet Unique soit une plateforme essentielle pour réaliser les formalités juridiques de l’entreprise, cette dernière peut parfois présenter des points bloquants qui peuvent entraver la fluidité de la procédure de dépôt des comptes.
 

Le manque de visibilité

La plateforme actuelle ne permet pas de savoir quand les dossiers sont reçus par les greffes, ce qui génère des problèmes de transmission et de nombreux bugs. Par conséquent, il arrive souvent que les dépôts soient rejetés et qu’il faille annuler le dossier pour le déposer à nouveau. Ce manque de visibilité constitue un véritable problème pour les utilisateurs.

Un fonctionnement partiel de la plateforme

Le taux de rejet des dossiers sur la plateforme actuelle est de 93 %, alors qu’il était auparavant de 30-40 %. Les directions juridiques et les mandataires sont submergées par l’afflux de dossiers, et ni les systèmes d’information ni les services de ressources humaines n’ont été suffisamment préparés pour faire face à une telle demande. La plateforme ne fonctionne donc pas à son plein potentiel, ce qui entraîne des retards importants dans la réalisation des différentes formalités juridiques.

Rejet des dossiers en raison de problèmes techniques

Il arrive que les greffes signalent que les dépôts effectués via le site de l’INPI soient inexploitables en raison d’un incident informatique. Ils conseillent alors de recourir au dépôt papier.

L’introduction du mode expert, qui réduit considérablement les champs à remplir, devrait contribuer à réduire les risques de rejet.

Le mode expert sur le Guichet Unique des Entreprises

Une multiplication erronée des montants saisis

Les montants saisis dans les cases prévues à cet effet sur la plateforme de dépôt des comptes se multipliaient souvent involontairement par 100, en raison d’un dysfonctionnement technique.

Quelles sont les différentes procédures de remboursement possibles ?

Il existe deux procédures de remboursement en cas d’annulation du dossier et de dépôt non finalisé.

Procédure de remboursement en cas d’annulation du dossier 

Il est primordial de conserver le ticket de paiement une fois la formalité effectuée sur le Guichet Unique afin d’avoir une preuve de paiement en cas de besoin. Il est également recommandé d’envoyer un courriel pour suivre l’état des comptes et d’être informé de toute mise à jour concernant le dossier. En effet, la plateforme n’offre pas une visibilité complète sur l’état d’avancement du traitement de la formalité.

En conservant une trace écrite de votre paiement et en étant attentif aux communications de la plateforme, vous pourrez éviter des désagréments tels que des erreurs de facturation ou des retards de traitement.

Procédure de remboursement en cas de dépôt non finalisé

Il est possible de demander un remboursement à l’INPI (si la procédure a été réalisée via la plateforme) ou au greffe (par voie postale) si vous avez déjà payé mais que vous n’avez pas réussi à finaliser votre dépôt. Dans ce cas, vous ne serez facturé qu’une seule fois.

Conclusion

En attendant que l’efficacité du mode expert soit confirmée, nous vous recommandons de déposer vos comptes annuels par voie papier. Nous procédons régulièrement à des tests sur la plateforme du Guichet Unique et nous avons constaté que l’INPI travaille actuellement sur la correction des différents bugs rencontrés pour assurer le bon fonctionnement de la plateforme.

Nous vous communiquerons de nouvelles informations dès que la plateforme sera pleinement fonctionnelle !

Rédigé par Cyrine DRIJE
Rédigé par Cyrine DRIJE

Titulaire d’un Master en Droit International & Européen des Affaires, Cyrine prépare actuellement un Master II en Droit des Affaires – Juriste d’Entreprise. Elle a choisi de combiner sa passion pour l'écriture avec sa formation juridique, en occupant un poste de Rédactrice en droit des affaires en alternance au sein de LegalVision.