Immatriculation sur le Guichet Unique : retour d’expérience de nos formalistes 

Depuis sa mise en place officielle le 1er janvier 2023, la plateforme du Guichet Unique a fait face à plusieurs complications. Bien que le site d’Infogreffe ait partiellement rouvert ses portes le 20 février 2023, l’immatriculation d’une entreprise ne peut être réalisée qu’à travers la plateforme du Guichet Unique. Cette formalité continue de se heurter à des obstacles.  

Dans cet article, nous vous partageons les différentes astuces de nos formalistes pour surmonter les difficultés en lien avec les immatriculations sur le Guichet Unique.  

Table des matières

Quelles sont les étapes à suivre pour immatriculer une entreprise sur le Guichet Unique ?

Pour immatriculer une entreprise sur la plateforme du Guichet Unique, il est nécessaire de procéder en plusieurs étapes :

  • Fournir les documents obligatoires,  
  • Soumettre des informations complémentaires,  
  • Attendre la validation du dossier.

Pour vous aider à gagner du temps sur cette formalité incontournable, nous vous conseillons vivement de vous faire accompagner par une équipe de formalistes. Ces derniers vous guideront tout au long de la procédure d’immatriculation, quelle que soit la forme juridique choisie pour votre société.  

Les documents à transmettre pour immatriculer une société sur le Guichet Unique  

La Société par Actions Simplifiée (SAS) 

Les pièces à fournir pour l’immatriculation d’une SAS sur le Guichet Unique sont les suivantes :

  • Les statuts signés et datés par le président, 
  • La liste des souscripteurs, 
  • L’attestation de dépôt des fonds en banque, 
  • Les pièces nationales d’identité des dirigeants (président, DG et CAC pour les personnes physiques), 
  • L’extrait Kbis de moins de 3 mois pour une personne morale, 
  • Le bail commercial signé ou l’attestation de mise à disposition des locaux et un justificatif de domicile de moins de 3 mois pour le siège social, 
  • La procuration pour effectuer la formalité, 
  • L’acte de nomination des dirigeants si ceux-ci ne sont pas directement nommés dans les statuts de direction. 


Les documents demandés pour immatriculer une société sur le Guichet Unique

L'identité d'une entreprise

L’identité d’une entreprise sur le Guichet Unique

La SARL (Société à Responsabilité Limitée) 

Les documents à fournir pour l’immatriculation d’une SARL sur le Guichet Unique sont les suivants :

  • Les statuts de la société, 
  • L’acte de nomination du dirigeant, 
  • La procuration pour effectuer la formalité, 
  • La CNI du dirigeant, 
  • Le Kbis de moins de 3 mois pour les personnes morales et les sociétés étrangères, 
  • Le certificat de dépôt des fonds à la banque obligatoire, 
  • La déclaration des bénéficiaires effectifs, 
  • Le pourcentage de parts détenues par chaque actionnaire, 
  • Les options fiscales si elles ne figurent pas déjà dans les statuts. 
 

La société civile (SC) 

On compte parmi les sociétés civiles principalement :

  • Les groupements fonciers agricoles, 
  • Les groupements forestiers, 
  • Les groupements fonciers, 
  • Les sociétés civiles immobilières. 
 

Les documents suivants sont nécessaires pour l’immatriculation d’une société civile sur le Guichet Unique :

  • Les statuts de la société, 
  • Le justificatif de domicile, 
  • La CNI de l’ensemble des associés détenant des parts en pleine ou nue-propriété, 
  • L’extrait Kbis datant de moins de 3 mois pour les personnes morales. 

La soumission d’informations complémentaires 

Les formalités d’immatriculation d’entreprise sont réalisables sur le Guichet Unique opéré par l’INPI. Le demandeur doit transmettre en ligne l’ensemble des informations requises pour la procédure et joindre les pièces nécessaires de façon dématérialisée. 

La validation du dossier 

Plusieurs facteurs influencent le délai moyen de traitement des dossiers par le Greffe :

  • La période de l’année,  
  • Le volume de dossiers en cours de traitement,  
  • La complexité du dossier,  
  • La nécessité de procéder à des vérifications administratives 
 

À Paris, le délai moyen d’immatriculation est actuellement de 72 heures. En Alsace, le délai peut s’étendre jusqu’à 8 semaines. 

Les obstacles rencontrés par les professionnels lors de l’immatriculation de sociétés sur le Guichet Unique 

L’immatriculation d’une société est une étape cruciale pour les professionnels souhaitant créer une entreprise. Néanmoins, l’utilisation du Guichet Unique peut parfois présenter des obstacles qui compliquent le processus d’immatriculation.

Le prolongement des délais 

L’un des principaux obstacles à l’immatriculation de société sur le Guichet Unique est le prolongement des délais de traitement selon le Greffe. En effet, les flux informatiques demeurent bloqués à l’INPI en raison d’incidents techniques tels que des pannes de serveur ou un dysfonctionnement du système informatique, sans que les formalistes en soient avertis. La quantité de saisies et de questions est également plus élevée qu’auparavant. 

Délai d’examen tardif du dossier : 3 semaines 

Des erreurs de catégorisation  

Si plusieurs sous-catégories sont incluses dans une déclaration d’activité, cela peut conduire à une mauvaise catégorisation avec un code APE erroné. Des avantages fiscaux tels que des taux de TVA réduits ou des crédits d’impôt peuvent être accordés à certaines entreprises en fonction de leur code APE. De même, certains codes APE peuvent donner droit à des régimes sociaux particuliers, tels que des exonérations de charges sociales pour les nouvelles entreprises. Avoir un mauvais code APE peut ainsi priver une entreprise de ces avantages. 

Il est important de noter que la situation était plus problématique dans le passé, car l’INSEE se fondait uniquement sur la première ligne de l’activité pour attribuer le code APE.

Des erreurs sur le montant débité 

En raison d’un bug INPI sur des sociétés à caractère non commercial, des erreurs d’imputation de montant, telles que le prélèvement par l’INPI de 27,11 € au lieu de 88,28 € pour les sociétés civiles, se produisent fréquemment.  

Imputation des mauvais montants sur la plateforme du Guichet Unique

Le caractère non-modifiable de la synthèse 

Une fois enregistrée, il n’est pas possible de modifier la synthèse, contrairement à ce qui était le cas auparavant pour les Greffiers. De plus, toutes les informations saisies via le Guichet Unique sont automatiquement transférées dans le Registre National des Entreprises (RNE) 

Les entreprises pourraient alors rencontrer davantage de problèmes pour mettre à jour leurs informations et corriger d’éventuelles erreurs, car elles sont contraintes de passer par deux intermédiaires distincts. 

Un défaut de communication avec l’INPI 

Les tentatives de contact par mail ou téléphone avec l’INPI sont souvent vaines. La cause principale des difficultés de contact avec l’INPI par mail ou par téléphone est souvent liée une forte affluence d’appels ou de messages, ce qui se traduit par un temps d’attente excessivement long pour obtenir une réponse.  

Nos conseils pratiques pour surmonter ces obstacles  ! 

Voici les différentes astuces de nos formalistes pour surmonter les obstacles évoqués précédemment :

  • Utiliser Mozilla comme navigateur, qui est moins sujet aux ralentissements de la plateforme, 
 
  • Télécharger la synthèse générale du dossier. Le fait de détenir une copie de la synthèse générale permet à l’entreprise qui donne procuration de démontrer la bonne exécution des démarches requises en cas de perte du dossier ou de retard.
 
  • Bien préparer le dossier en amont avec son client afin de disposer de toutes les informations fiscales et sociales nécessaires, sans lesquelles il n’est plus possible de passer les formalités.
 
  • Ne pas remplir les cases à tout-va, car cela peut entraîner des conséquences néfastes sur les organismes et rend la régularisation difficile par la suite. Si une information demandée n’est pas obligatoire, il est préférable de signaler cela à l’INPI plutôt que de risquer de se retrouver avec une situation difficile à régulariser.
 
  • Suivre régulièrement l’avancement du dossier. Si le statut reste bloqué trop longtemps à « En attente de validation », il est recommandé de signaler le problème à l’INPI, car le dossier est potentiellement en erreur et ne sera pas transmis au Greffe.
 
  • L’entreprise qui donne procuration pour l’exécution des formalités auprès du Guichet Unique doit inclure une clause spécifique à cet effet. Cette clause garantit que les formalités requises sont accomplies en conformité avec les exigences du Guichet Unique.
 
  • Redoubler de vigilance.
 

Conclusion  

En somme, le Guichet Unique, malgré ses avantages, présente encore des inconvénients dont il faut tenir compte. Dans la région lyonnaise, Maître Marie-Josèphe Laurent, bâtonnière du barreau de Lyon, évalue par exemple à 275 000 le nombre de dossiers égarés à la suite de leur dépôt sur la plateforme. 

Les formalistes doivent, quant à eux, redoubler de vigilance lors de l’immatriculation des entreprises, notamment en ce qui concerne la saisie des informations dans la synthèse du dossier, la vérification du code APE ou encore le suivi des délais de traitement. Cela peut avoir un impact négatif sur la satisfaction des clients ainsi que sur l’efficacité de traitement des dossiers. 

Rédigé par Cyrine DRIJE
Rédigé par Cyrine DRIJE

Titulaire d’un Master en Droit International & Européen des Affaires, Cyrine prépare actuellement un Master II en Droit des Affaires – Juriste d’Entreprise. Elle a choisi de combiner sa passion pour l'écriture avec sa formation juridique, en occupant un poste de Rédactrice en droit des affaires en alternance au sein de LegalVision.