Vos clients effectuent des démarches à l’étranger et vous avez besoin de faire authentifier leurs documents français ?

Notre simulateur d’apostille vous accompagne dans cette procédure. En effet, à moins que leurs documents en soient exemptés par une convention bilatérale, deux voies d’authentification s’ouvrent généralement à vous, en fonction de l’État dans lequel l’acte doit être produit :

• soit la voie de la légalisation,
• soit celle de l’apostille.

Le cadre juridique des apostilles se compose d’une multiplicité de conventions différentes, et ce même au sein de l’Union européenne. À travers cet article, nous vous proposons d’effectuer un rapide retour sur la complémentarité de ces deux modes d’authentification et le devenir de la compétence territoriale des Cours d’Appel notamment dans le cadre des apostilles.

La place actuelle des apostilles dans l’authentification des documents français à l’étranger 

Il faut distinguer l’apostille de la légalisation : les règles diffèrent en fonction des accords conclus et de la nature des documents. 

La légalisation : une étape fondamentale pour la production d’un acte français à l’étranger

En vertu de l’article 2 du décret du 17 septembre 2021, les actes concernés par la légalisation sont :

• Ceux qui émanent des juridictions administratives ou judiciaires, de leurs ministères publics ou de leur greffes,
• Les actes établis par les huissiers de justice,
• Les actes notariés,
• Les actes établis par les autorités administratives,
• Les actes établis par les agents diplomatiques et consulaires, 
• Les déclarations officielles telles que les mentions d’enregistrement, les visas pour certaines dates et les certifications de signatures apposées sur un acte sous seing privé. Cette formalité atteste de l’identité et de la qualité du signataire de l’acte, ainsi que de l’identité du timbre ou du sceau apposé.

La légalisation de ces actes publics français destinés à une autorité étrangère se déroule en deux temps : elle se fait tout d’abord par le Ministère des Affaires Étrangères attestant de la signature de l’auteur de l’acte, puis par le consulat ou l’ambassade de l’État étranger sur le territoire duquel l’acte doit produire ses effets. Le tarif actuel pour légaliser un document en France est de 10€, le nombre de pages du document n’étant pas pris en compte.

Qu’en est-il de l’apostille ?

L’apostille, telle que prévue par la convention de la Haye du 5 octobre 1961 constitue, quant à elle, une formalité plus simple à réaliser que la légalisation. Son but est l’authentification des documents publics suivants :

• Les documents qui émanent d’une autorité ou d’un fonctionnaire relevant d’une juridiction de l’État, y compris ceux qui émanent du ministère public, d’un greffier ou d’un huissier (extrait Kbis ou jugement),
• Les documents administratifs (certificat de nationalité, diplôme, ou casier judiciaire),
• Les actes notariés, 
• Les déclarations officielles telles que les mentions d’enregistrement, visas pour certaine date certaine et certifications de signature, apposées sur un acte sous seing privé.

Toutefois, les documents établis par les agents diplomatiques ou consulaires et les documents administratifs ayant directement trait à une opération commerciale ou douanière sont expressément exclus du bénéfice de cette formalité. Pour ainsi dire, et sauf s’ils bénéficient d’une dispense, ces actes devront être légalisés pour pouvoir être valablement produits à l’étranger.  Le tout, facilitant la circulation des actes qui émanent de la France et qui seront produits dans un autre État signataire. Ainsi, l’apostille est effectuée gratuitement à tout porteur de l’acte, par les Cours d’Appel, et plus particulièrement par le Procureur Général. 

Cependant, pour que les documents de vos clients puissent être apostillés, ces derniers doivent respecter certaines exigences. Ils devront contenir la signature de l’autorité, le nom et la qualité du signataire, ainsi que le sceau de l’autorité en question. L’apostille, prenant la forme d’un cachet, peut être apposée sur le document original ou sur une copie certifiée.

Attention : pour obtenir l’apostille de certains documents il faut présenter le document en version originale.

À titre d’exemple, pour faire apostiller le Kbis de vos clients, toute copie de l’extrait ne sera pas acceptée, et il faudra présenter la version originale du document datant de moins de 3 mois signé par le greffe (le papier de couleur bleu tramé, vide de mentions). L’apostille peut aussi être délivrée sur un document traduit sous certification de la signature d’un traducteur permettant de l’identifier. En effet, les actes doivent être rédigés en français, sinon faire l’objet d’une traduction simple ou assermentée par un traducteur agréé par la Cour d’Appel dont la signature sera ensuite certifiée en mairie, par la Chambre de Commerce et d’Industrie ou par un notaire. 

D’après la convention de la Haye, un modèle unique est prévu pour l’apostille. De ce fait, elle doit inclure notamment l’État étranger destinataire du document et les motifs de la demande en question. Tout refus d’apposition d’une apostille doit être motivé, mais aucun recours n’est envisageable.

Pour déterminer la Cour d’Appel compétente, le lieu d’habitation du demandeur ne constitue pas une influence majeure. En effet, la compétence territoriale de la Cour d’Appel dans le cadre des apostilles se détermine par le lieu de délivrance du document. Il faut noter que l’apostille, en l’état actuel du droit, ne peut pas toujours être déposée sur un document transmis par mail ou numérisé. La compétence des parquets généraux dans le cadre des apostilles est limitée aux actes établis dans le ressort de leur Cour d’Appel, cela constitue donc une réelle contrainte puisque vos clients devront apostiller leurs documents devant plusieurs Cours d’Appel en fonction du lieu de délivrance de ces derniers. 

Finalement, cette délivrance constitue une certification matérielle, tant de la signature, que de la qualité du signataire. Cependant, elle ne constitue en aucun cas une certification quant à la conformité du document au droit français, voire même à la véracité de son contenu.

Le transfert de la compétence des Cours d’Appel dans le cadre des apostilles pour 2023

Le décret du 17 septembre 2021 prévoit qu’à partir du 1er septembre 2023, la création d’une base de données électronique des signatures publiques sera effectuée, ainsi qu’une procédure qui s’effectuera auprès d’un notaire, à l’exception des procédures relatives à certains territoires ultra-marins et du cadre des demandes d’entraide en matière pénale (ici, c’est le parquet des Cours d’Appel qui restera compétent). Ainsi, la compétence des Cours d’Appel dans le cadre des apostilles s’en trouve transférée, à la faveur de la déjudiciarisation des procédures, le but du décret étant l’allègement des tâches incombant aux juridictions. Les actes concernés par cette mesure sont notamment les actes d’état civil, les extraits Kbis, les actes notariés, les copies certifiées conformes par les mairies, les Chambres de Commerce et d’Industrie, les décisions judiciaires, et bien d’autres.

Vers une dématérialisation du notariat ? 

Nous assistons une nouvelle fois à une avancée promue par l’État vers la dématérialisation du notariat.

En effet, le Conseil Supérieur du Notariat devra, à partir du 1er janvier 2023, tenir un fichier électronique centralisé, enregistrant les apostilles et légalisations délivrées sous forme électronique. Reste à observer le futur arrêté du Ministère des Affaires Étrangères et du Ministère de la Justice, auquel renvoie le décret dans son article 15, qui fixera le montant de ces formalités jusque-là quasiment gratuites, lorsque l’on néglige le coût de l’enveloppe timbrée jointe à la demande matérialisée. 

Si l’ordre des notaires s’est montré favorable à cette évolution, c’est que cela s’inscrit dans l’esprit des règles de déontologie de la profession. Mais il faudra tout de même leur en donner le temps et les moyens !