Suivi des formalités au greffe : comment suivre l'avancement de votre dossier?
Entre le Guichet Unique de l'INPI et le greffe du tribunal de commerce, savoir où en est vraiment une formalité tient parfois du casse-tête : le statut lu à un endroit ne colle pas toujours avec celui affiché ailleurs, et les délais varient énormément d'un greffe à l'autre. Voici, étape par étape, comment garder l'œil sur un dossier, du dépôt jusqu'au Kbis.
- Depuis 2023, plus rien ne se dépose directement au greffe : tout part d'abord du Guichet Unique de l'INPI, qui transmet ensuite au tribunal compétent.
- On suit son dossier sur le tableau de bord de l'INPI pendant la transmission, puis sur Infogreffe une fois l'inscription au RCS effective.
- Chaque étape correspond à un statut ; les décoder évite bien des relances inutiles.
- Une demande de pièces n'est pas un rejet : on complète, on renvoie, et le dossier repart.
Guichet Unique INPI ou greffe : qui traite votre dossier depuis 2023 ?
Depuis le 1er janvier 2023, le Guichet Unique de l'INPI (procedures.inpi.fr) est le passage obligé de toutes les formalités d'entreprise. Il a absorbé les anciens centres de formalités : greffes, chambres de commerce, URSSAF, chambres des métiers.
Reste un malentendu qui revient sans cesse, et que nos formalistes rencontrent au quotidien : le Guichet Unique ne traite pas votre dossier, il le réceptionne et le fait suivre. Deux acteurs se partagent le travail. D'abord l'INPI, qui vérifie que le dossier est complet avant de le transmettre à l'organisme compétent. Ensuite le greffe du tribunal de commerce, qui mène le vrai contrôle juridique, inscrit l'entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et délivre le Kbis.
C'est le greffier, et lui seul, qui valide. D'où cette bizarrerie que beaucoup remarquent : un même dossier peut afficher un état différent selon qu'on le regarde côté INPI ou côté Infogreffe. Les deux plateformes ne racontent tout simplement pas la même étape au même moment.
Suivre son dossier : les trois canaux à connaître
Pour savoir où en est une formalité, trois portes d'entrée. Le mieux est de les combiner, car aucune ne donne à elle seule l'image complète.
1. Le tableau de bord du Guichet Unique INPI
C'est le point de départ. On s'y connecte sur procedures.inpi.fr avec les identifiants du dépôt, et l'on retrouve, dossier par dossier, le numéro de formalité, le statut du moment, la date de dernière mise à jour et une messagerie par laquelle l'administration réclame d'éventuelles pièces. Un bémol : le suivi y est passif. Aucune alerte SMS, et des notifications e-mail qui finissent souvent dans les indésirables. Mieux vaut prendre l'habitude d'aller vérifier soi-même plutôt que d'attendre d'être prévenu.
2. Infogreffe
Une fois le dossier transmis, c'est sur Infogreffe (infogreffe.fr) qu'on vérifie si l'inscription au RCS a bien été portée. La recherche se fait par SIREN pour une société déjà immatriculée, ou par dénomination sociale pour une création dont le SIREN n'existe pas encore. Comptez en général 24 à 48 heures après la validation du greffier pour voir l'information apparaître. C'est aussi là que se télécharge le Kbis.
3. Le greffe, directement
Quand un dossier stagne sans explication, rien n'interdit d'appeler le greffe, numéro de formalité ou SIREN sous les yeux ; ses coordonnées figurent sur la fiche du tribunal, dans Infogreffe. C'est particulièrement utile face à un greffe engorgé comme le tribunal de commerce (TCO) de Paris ou de Lyon, où l'affluence ralentit parfois l'affichage en ligne : un simple coup de fil lève souvent le doute que le tableau de bord laisse en suspens.
Les délais de traitement des principaux greffes
Impossible d'annoncer un délai unique : tout dépend du type de formalité et, surtout, de la charge du greffe concerné. Les chiffres ci-dessous sont ceux que relèvent nos formalistes sur les cinq plus grands greffes de France. Ils sont exprimés en jours ouvrés et arrondis au jour supérieur.
| Greffe | Création | Modification | Radiation / Cessation |
|---|---|---|---|
| Paris | 2 j | 3 j | 9 j |
| Lyon | 2 j | 8 j | 8 j |
| Marseille | 2 j | 2 j | 3 j |
| Nanterre | 3 j | 3 j | 2 j |
| Bordeaux | 2 j | 2 j | 2 j |
Délais médians observés par les formalistes LegalVision, en jours ouvrés (arrondis au jour supérieur). Un même greffe peut varier selon les périodes de l'année.
Le délai n'est qu'une facette du suivi. Selon le greffe dont dépend votre société — celui de son siège social —, les habitudes diffèrent un peu. Suivre une formalité au TCO de Paris, au tribunal de commerce de Lyon ou à Marseille obéit à la même mécanique (dépôt au Guichet Unique, puis validation par le greffe), mais les files d'attente, elles, n'ont rien de comparable, comme le montre le tableau ci-dessus.
Comprendre les statuts d'un dossier
Derrière chaque statut se cache une consigne implicite. Savoir la lire, c'est s'éviter des relances prématurées — ou, à l'inverse, réagir pile au bon moment.
| Statut | Ce qu'il veut dire | Votre réflexe |
|---|---|---|
| En cours de traitement | Le dossier est réceptionné, il patiente en file d'attente. | Rien à faire, laissez courir le délai. |
| Transmis à l'organisme compétent | Le dossier a quitté l'INPI pour le greffe. | Basculez le suivi sur Infogreffe. |
| En attente de pièces | Un document manque ou n'est pas conforme. | Répondez vite via la messagerie INPI. |
| Validé | L'inscription au RCS est effective. | Récupérez le Kbis sur Infogreffe. |
| Rejeté | Le dossier présente une irrégularité de fond. | Corrigez, puis redéposez. |
Dans les faits, c'est le « en attente de pièces » qui bloque le plus de dossiers : une pièce d'identité illisible, un justificatif de domicile expiré, des statuts oubliés à la signature. Rien de dramatique, le dossier n'est pas perdu — mais la fenêtre pour répondre est courte, et passé le délai, le rejet tombe tout seul.
Que faire en cas de rejet ou de demande de pièces ?
Recevoir une demande de pièces ou un rejet n'a rien d'exceptionnel, et les deux n'ont pas la même portée. Dans le premier cas, le greffier juge le dossier valable sur le fond : il manque simplement un document, à renvoyer via la messagerie du Guichet Unique avant l'échéance. Dans le second, l'irrégularité ne se rattrape pas en l'état — il faut repartir sur une nouvelle formalité et régler à nouveau les frais de greffe.
Les causes de rejet, on les connaît par cœur : des statuts qui oublient une mention obligatoire du Code de commerce, un justificatif de siège incomplet, une déclaration de non-condamnation absente, une pièce d'identité mal certifiée. Un dossier relu avant dépôt, c'est presque toujours un rejet évité — et plusieurs semaines gagnées.
Déléguer le suivi de ses formalités
À force de jongler entre deux plateformes, de contrôler les statuts tous les deux ou trois jours et de courir après les greffes, le suivi finit par coûter cher en temps — surtout pour un cabinet qui traite un flux régulier de dossiers.
C'est exactement ce que l'externalisation fait disparaître. En confiant le dépôt et le suivi à des formalistes, on garde la visibilité sans porter la charge. Sur la plateforme LegalVision, chaque dossier avance sous vos yeux : le statut évolue en temps réel, de « projet » à « en cours » puis « terminé », vous êtes prévenu à chaque changement, et un formaliste référent reste joignable pour débloquer une demande de pièces ou relancer le greffe.
Questions fréquentes sur le suivi des formalités
Comment suivre une formalité au greffe ?
On commence par le tableau de bord du Guichet Unique de l'INPI (procedures.inpi.fr), avec le numéro de formalité reçu au dépôt. Une fois le dossier transmis au greffe, l'avancement se vérifie sur Infogreffe, par SIREN ou par dénomination sociale. Si le dossier n'évolue plus, le greffe compétent peut être contacté directement.
Comment savoir où en est ma formalité sur le Guichet Unique INPI ?
Connectez-vous à votre espace sur procedures.inpi.fr : chaque dossier y affiche son statut, sa date de dernière mise à jour et les éventuels messages du greffe. Le statut « transmis à l'organisme compétent » signale que le dossier a quitté l'INPI et se suit désormais sur Infogreffe.
Combien de temps prend une formalité au greffe ?
Cela dépend du greffe et du type de formalité. Les délais que nous relevons sur les principaux greffes figurent dans le tableau ci-dessus (en jours ouvrés) ; le baromètre des délais des greffes couvre l'ensemble des juridictions.
Le suivi sur Infogreffe et sur le Guichet Unique affiche-t-il la même chose ?
Non. Le Guichet Unique suit le dossier du dépôt jusqu'à sa transmission au greffe ; Infogreffe reflète l'inscription au RCS une fois le greffier intervenu. Un décalage de 24 à 48 heures entre les deux est fréquent.
Que se passe-t-il si je ne réponds pas à une demande de pièces ?
Le dossier reste en attente le temps du délai accordé, puis il est rejeté automatiquement. Il faut alors déposer une nouvelle formalité et régler à nouveau les frais de greffe.
Comment suivre une formalité au greffe de Paris (TCO Paris) ?
La marche à suivre est la même que partout ailleurs : suivi sur le Guichet Unique INPI tant que le dossier est en transmission, puis sur Infogreffe une fois l'inscription au RCS faite. Le TCO de Paris étant l'un des greffes les plus sollicités, les délais y sont plus longs (comptez plusieurs jours ouvrés pour une cessation) ; en cas de blocage, son standard répond avec le numéro de formalité.
Et au tribunal de commerce de Lyon ou dans les autres grandes villes ?
Identique pour le TCO de Lyon, de Marseille, de Nanterre ou de Bordeaux : le circuit passe toujours par le Guichet Unique puis le greffe compétent. Seuls les délais changent d'un greffe à l'autre — vous les retrouvez dans le tableau plus haut et, en détail, dans le baromètre des délais des greffes.