Comment déterminer les bénéficiaires effectifs d’une entreprise ?

Instaurée pour lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, la déclaration des bénéficiaires effectifs revêt une importance capitale. Mais comment identifier les bénéficiaires effectifs d’une entreprise ? Quelles sont les implications de cette déclaration ? Cet article vous livre tout ce que vous devez savoir sur le sujet pour une gestion d’entreprise sans faille.

Table des matières

La déclaration des bénéficiaires effectifs en France

La création d’une société implique une démarche obligatoire : la déclaration au registre des bénéficiaires effectifs (RBE). En France, ce registre est géré par les greffiers des tribunaux de commerce.

Cette obligation, issue d’une réglementation européenne et transposée dans le code monétaire et financier au travers les articles L. 561-2-2, L. 561-46 à L. 561-50 du code monétaire et financier  permet de lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.

Les catégories d’entités concernées par cette déclaration sont les suivantes :

  • les sociétés et groupements d’intérêt économique domiciliés en France ;
  • les sociétés commerciales établies à l’étranger mais ayant un établissement en France ;
  • les entités soumises à l’obligation d’immatriculation au RCS et au RNE, telles que les organismes de placement collectif, les associations, les fonds de dotation…

 

Pour respecter les normes européennes, le Parlement a voté une nouvelle loi qui a élargi l’obligation de déclaration des bénéficiaires effectifs à toutes les organisations philanthropiques. Cette exigence s’applique aux associations, indépendamment de leur immatriculation au RCS.

Comment identifier facilement les bénéficiaires effectifs ?

Petit rappel

Un bénéficiaire effectif est une personne physique qui détient ou exerce, de manière directe ou indirecte, le contrôle sur une entité juridique. Elle répond à l’une des conditions suivantes :

  • elle possède, directement ou indirectement, plus de 25 % des droits de vote et/ du capital de la société ;
  • elle exerce un contrôle sur l’entreprise par d’autres moyens.

 

En l’absence de satisfaction de ces critères, le bénéficiaire effectif est la ou les personnes autorisée(s) à représenter la société (gérant, président…).

 

Quelques cas de figures possibles

Voici quelques cas de figure dans lesquels les personnes sont considérées comme bénéficiaires effectifs.

 

1.    Le contrôle par d’autres moyens : la chaîne de détention majoritaire  

Dans une entreprise, des entités juridiques peuvent détenir en cascade des actions majoritaires. Au sommet se trouve une personne physique considérée comme le bénéficiaire effectif par « tout autre moyen de contrôle », même si elle ne possède pas directement 25 % du capital de l’entreprise. Elle détient des actions majoritaires dans une personne morale, laquelle est elle-même actionnaire majoritaire dans l’entreprise en question.

Un exemple

Mme Dupont détient 70 % des actions de la Société X

Société X détient 60 % des actions de la Société Y

Société Y détient 55 % des actions de la Société Z

Même si Mme Dupont ne détient pas directement des actions de la Société Z, elle exerce un contrôle effectif sur cette société à travers les participations majoritaires dans les sociétés intermédiaires X et Y. Elle est considérée comme bénéficiaire effectif de la Société Z.

 

2.    Le groupe familial

Les membres d’un groupe familial majoritaire sont des bénéficiaires effectifs, si l’ensemble équivaut à au moins 25 % du capital social, même si aucun d’entre eux ne détient individuellement plus de 25 % du capital.

Un exemple

Imaginons une société
nommée Société ABC. Les membres de la famille Dupont détiennent collectivement 40 % des actions de cette société, réparties de la manière suivante :

Mme Dupont détient 15 % des actions

M. Dupont détient 10 % des actions

Leur fils Jean détient 8 % des actions

Leur fille Marie détient 7 % des actions

 Bien que chaque membre de la famille détient moins de 25 % des actions de la Société ABC, leur participation collective s’élève à 40 %, soit au-delà du seuil de 25 % du capital social. La famille Dupont est considérée comme bénéficiaire effectif de la Société ABC.

 

3.    La détention de parts sociales ou d’actions par un mineur

Un mineur ne peut pas exercer les droits de vote associés à ses parts ou actions. Ses représentants légaux doivent être déclarés bénéficiaires effectifs et exercer ses droits jusqu’à sa majorité.

Un exemple

Thomas est désigné bénéficiaire effectif de la Société A, ainsi que ses parents, M et Mme Dupont. Cette désignation découle du fait que Thomas détient 40 % du capital de la société A. Cependant, étant donné
qu’il est mineur, ses parents assument la responsabilité de voter et d’exercer ses droits jusqu’à ce que Thomas atteigne sa majorité.

 

4. Le démembrement de propriété : la nue-propriété et l’usufruit

Lorsque des parts représentant plus de 25 % du capital ou des droits de vote sont démembrées entre un usufruitier et un nu-propriétaire, le nu-propriétaire, en tant que détenteur du capital, doit être déclaré comme bénéficiaire effectif.
L’usufruitier doit également être considéré comme bénéficiaire effectif puisqu’il détient des droits de vote, au minimum pour les décisions concernant l’affectation des bénéfices (Code civil article 1844).

Un exemple

Monsieur Dupont détient 30 % des parts d’une société. Il décide de démembrer ces parts en transférant la nue-propriété à sa fille, Marie Dupont, et en conservant l’usufruit.

Marie Dupont, en tant que nue-propriétaire détenant 30 % du capital, doit être déclarée comme bénéficiaire effectif.
Monsieur Dupont, en tant qu’usufruitier, doit également être considéré comme bénéficiaire effectif car il détient des droits de vote.

 

5. Le démembrement de propriété et l’indivision

Dans certains cas, un bien peut être à la fois en indivision et soumis à un démembrement de propriété. Par exemple :

M et Mme Xavier détiennent  40 % des parts de la SCI A en nue-propriété indivise

Mme Annie, Mme Zoé et M Franck détiennent 40 % des parts de la SCI A en usufruit indivis

Mme Claire détient 60 % du capital et des droits de vote de la SCI A

  • M et Mme Xavier sont des bénéficiaires effectifs de la SCI A car ils détiennent 40 % des parts en nue-propriété indivise ;
  • Mme Annie, Mme Zoé et M. Franck, détenant 40 % des parts en usufruit indivis, sont considérés comme bénéficiaires effectifs (voir le point 4) ;

  • Mme Claire est aussi bénéficiaire effectif puisqu’elle détient 60 % du capital et des droits de vote de la SCI A.

 

6. La copropriété de parts sociales indivises

Qu’en est-il en cas de présence de copropriétaires de parts sociales ? Le raisonnement est le même. Un point important : il faut prendre en compte le ou les mandats donnés pour représenter les copropriétaires et analyser les droits de vote.

Un exemple

– Mme Sonia et M Xavier sont les bénéficiaires effectifs de la Société A car ils détiennent en indivision 60 % du capital ;

– Mme Annie est également bénéficiaire effectif puisqu’elle détient 40 % du capital de la Société A ;

– En fonction du mandat qui lui a été donné, Mme Zoé, mandataire des copropriétaires de parts sociales, peut aussi avoir la qualité de bénéficiaire effectif.

 

7. Du ou des représentants légaux qui sont, par défaut, les bénéficiaires effectifs

Que se passe-t-il si aucun bénéficiaire effectif n’est identifié par la détention des parts ou des droits de vote au sein d’une société ?
Si les associés ne disposent pas non plus d’autres moyens de contrôle sur les gérants ou sur l’assemblée générale des associés (par exemple, un pacte d’associés), alors, les bénéficiaires effectifs sont le ou les gérants de la société.

Un exemple

Au sein de l’entreprise X, les associés sont Alice, Bob et Charlie. Aucun d’eux ne détient plus de 25 % des parts sociales ou des droits de vote. Ils ne disposent pas non plus dautres moyens de contrôle sur les gérants ou sur lassemblée générale des associés.

Dans cette situation, il ny a pas de bénéficiaire effectif identifié par la détention des parts ou des droits de vote.

Par conséquent, les bénéficiaires effectifs de l’Entreprise X sont par défaut les gérants de la société, Alice et Bob.

 

D’autres cas doivent être pris en compte lors de la déclaration des bénéficiaires effectifs (DBE). Nous pouvons par exemple citer :

  • le montage permettant de s’assurer un contrôle sur une société ou la boucle ;
  • la société filiale de société qui est admise sur un marché réglementé.

Quand modifier le registre des bénéficiaires effectifs ?

La mise à jour du registre des bénéficiaires effectifs (RBE) est une obligation légale. Le représentant de l’entreprise est tenu de l’effectuer lorsque des événements surviennent et rendent obsolètes les informations déclarées.

La mise à jour du registre des bénéficiaires effectifs est nécessaire en cas de :

Changement ayant un impact sur l’entreprise

Changement de situation personnelle d’un des bénéficiaires effectifs

Modification de la répartition du capital social et/ou des droits de vote

 Le transfert du siège social hors ressort
 

La modification de l’adresse du domicile

Le changement de nom d’usage suite à un mariage ou un divorce

L’augmentation ou la réduction du capital social

La cession de parts sociales ou d’actions en usufruit ou en pleine propriété

Le transfert de parts sociales suite à un décès

Le changement de structuration de l’entité au travers de laquelle le bénéficiaire effectif détient le contrôle de la société

L’entrée de nouveaux associés :  Si cela affecte le pourcentage de détention du capital des bénéficiaires effectifs actuels et/ou si les nouveaux associés ont eux aussi la qualité de BE

 

Le rejet de la déclaration : les cas fréquents

La déclaration des bénéficiaires effectifs (DBE) doit être réalisée avec attention. Avant de soumettre ce document, il est important de s’assurer que les informations sont exactes et cohérentes, et que le dossier est complet. Voici quelques cas pour lesquels le greffe peut rejeter le dossier :

Des informations contradictoires

Lorsque les informations relatives aux bénéficiaires effectifs dans le document déclaratif ne correspondent pas aux informations présentes dans les statuts de la société, le dossier est rejeté. Cela peut arriver si les statuts n’ont pas été mis à jour.

Des erreurs dans la date à laquelle un associé est devenu bénéficiaire effectif peuvent également entraîner un rejet du dépôt du document.

Il est important de veiller à ce que les informations sur les bénéficiaires effectifs soient identiques à celles figurant sur les statuts et correctes pour éviter tout rejet.

Un changement d’adresse non officialisé

L’adresse personnelle d’un mandataire social ou d’un associé de SCI est indiquée sur l’extrait kbis d’une société. En cas de déménagement, la nouvelle adresse doit être enregistrée.

Si l’adresse personnelle indiquée au moment de la déclaration diffère de celle mentionnée sur le kbis, le dépôt du document relatif aux bénéficiaires effectifs sera refusé.

Il est donc important de mettre à jour les adresses dès qu’elles changent, afin de garantir la conformité des informations fournies et d’éviter tout rejet lors des dépôts.

Des informations manquantes

L’absence de certaines informations est une cause fréquente de rejet des dépôts de déclarations de bénéficiaires effectifs.

Par exemple, en cas d’oubli du pourcentage de capital détenu ou de la date à laquelle une personne est devenue bénéficiaire effectif, le dossier est rejeté.
Des informations manquantes, telles que les coordonnées des bénéficiaires, peuvent également entraîner des refus.

Il est indispensable de vérifier l’exhaustivité et l’exactitude des données fournies avant de soumettre le dossier.

 

Les risques en cas d’absence ou de fausse déclaration

Si les bénéficiaires effectifs ne sont pas déclarés ou si les informations déclarées sont incorrectes ou incomplètes, le président du tribunal de commerce peut contraindre la société à rectifier la situation en imposant des astreintes. Cela signifie que des pénalités financières sont imposées pour chaque jour écoulé entre la demande de régularisation et sa réalisation.

En cas de non-respect de cette obligation de régularisation, la personne responsable de la déclaration des bénéficiaires effectifs encourt une amende de 7 500 € et jusqu’à 6 mois d’emprisonnement. De plus, elle risque une interdiction de gérer pouvant aller jusqu’à 15 ans, ainsi qu’une privation partielle de ses droits civils et civiques.

A noter : Le bénéficiaire effectif qui refuse de fournir les informations requises pour la déclaration encourt également une interdiction de gérer et une privation partielle de ses droits civils et civiques.

La société désignée responsable de cette déclaration est sujette à une amende pouvant atteindre 37 500 , ainsi qu’à diverses peines telles que :
– la dissolution de la société ;
– la mise sous surveillance judiciaire pendant un maximum de 5 ans ;
– la fermeture définitive ou temporaire (jusqu’à 5 ans) de l’un, de plusieurs ou de tous ses établissements ;
– l’exclusion des marchés publics définitivement ou pour une durée maximale de 5 ans ;
– une interdiction définitive ou temporaire (jusqu’à 5 ans) de faire une offre au public de titres financiers ou de s’introduire en bourse ;
– une interdiction temporaire (jusqu’à 5 ans) d’émettre des ch
èques ou d’utiliser des cartes de paiement ;
– la publication de la décision dans la presse é
crite.

 

Déterminer les bénéficiaires effectifs d’une entreprise et les déclarer est une étape essentielle pour assurer sa conformité et renforcer sa transparence financière.


Pour mener à bien cette démarche, il est important de s’entourer de professionnels aguerris. Forte de son expérience, l’équipe
LegalVision vous accompagne dans la déclaration des bénéficiaires effectifs et dans toutes vos démarches juridiques.