Avec la campagne annuelle de dépôt des comptes qui s’accélère, un rappel s’impose : depuis la généralisation du Guichet Unique et du RNE, les rejets liés à des données obsolètes explosent. En première ligne ? Les entreprises qui ont changé de dénomination sociale, de siège, ou de forme juridique, mais dont le RNE n’a pas été actualisé.
Pour les professionnels en charge de ces dépôts – formalistes, juristes, experts-comptables, directions juridiques –, la vérification préalable du RNE est désormais une étape incontournable. Explications.
Table des matières
Un dépôt des comptes… sous réserve d’un RNE à jour
Depuis le 1er janvier 2023, toutes les informations d’état civil des entreprises sont centralisées dans le Registre national des entreprises (RNE), alimenté exclusivement via le Guichet Unique.
Désormais, toute formalité – y compris le dépôt des comptes annuels – s’appuie sur les données enregistrées dans le RNE. Si ces données sont incomplètes, erronées ou en décalage avec la situation juridique réelle de la société, le dépôt est bloqué.
Et cette année, la mécanique s’est durcie : depuis janvier 2025, les greffes sont de plus en plus nombreux à contrôler systématiquement la concordance entre la fiche RNE et les documents déposés. En cas d’anomalie, la formalité peut être suspendue ou rejetée, selon la rigueur du greffe concerné.
Les cas concrets de rejet les plus fréquents
De nombreuses entreprises découvrent ce nouveau verrou au moment même où elles tentent de finaliser leur dépôt. Voici les situations les plus courantes :
- Changement de dénomination sociale non déclaré
Une société a modifié sa dénomination par décision d’assemblée générale, mais n’a pas régularisé la formalité au RNE. Résultat : au moment du dépôt, les documents sont rejetés car le nom inscrit sur les comptes ne correspond pas à celui figurant dans le registre.
- Transfert de siège non transmis
Même logique : un transfert de siège social (même intra-départemental) non déclaré dans les délais entraîne un rejet automatique du dépôt. L’adresse figurant sur les comptes ne correspond pas à celle connue du greffe.
- Forme juridique non actualisée
Transformation d’une SARL en SAS non notifiée = blocage. Le dépôt des comptes d’une SAS ne peut être accepté si le RNE mentionne encore une SARL.
Dans tous les cas, la procédure est suspendue, une régularisation s’impose, et les délais s’allongent. Autant de points de friction qui auraient pu être évités par une vérification en amont.
- Discordance sur les dates de l’exercice social
L’un des cas les plus problématiques concerne une non-concordance entre les dates figurant sur les comptes (date de clôture ou de début d’exercice) et celles enregistrées dans la fiche RNE ou sur le Kbis. Cette incohérence, bien que parfois involontaire, entraîne très souvent une suspension de la formalité, voire un rejet par certains greffes.
Une obligation renforcée dans le contexte du Guichet Unique
Depuis la disparition d’Infogreffe, le Guichet Unique est la seule porte d’entrée pour déposer les comptes. Or, ce portail recoupe automatiquement les informations du dépôt avec celles du RNE.
Ce croisement de données est systématique : une discordance suffit à générer un rejet. Et comme la base RNE a hérité de nombreux défauts de migration (informations manquantes, erreurs issues de l’ancien système…), il est fréquent que les données soient inexactes sans que l’entreprise en soit consciente.
Les formalistes doivent donc intégrer un nouveau réflexe : vérifier l’extrait RNE avant tout dépôt de comptes. Ce n’est plus une précaution, c’est une nécessité.
Vérifier et corriger : le bon mode opératoire
Avant d’envoyer vos comptes annuels, prenez le temps de :
- Consulter la fiche RNE de l’entreprise (via extrait K ou fiche Data INPI)
- Contrôler les informations sensibles : dénomination, adresse du siège, forme juridique, dirigeants, date de clôture de l’exercice
- En cas d’anomalie : déposer soit
– une modification statutaire via le Guichet Unique si le changement est juridique
– une correction RNE si les données sont simplement incomplètes ou mal remontées
Attention : une correction RNE n’est pas une formalité anodine. Elle vise uniquement à régulariser une incohérence de données techniques, et ne peut pas servir à entériner une modification non déclarée.
Ce qu’il faut anticiper pour un dépôt réussi
La campagne 2025 concerne les exercices clos au 31 décembre 2024, avec un délai légal de dépôt jusqu’au 31 juillet.
Mais entre les allers-retours pour régularisation, les délais de validation des corrections, et les fermetures estivales, attendre le dernier moment est risqué. D’autant plus que tout rejet expose l’entreprise à :
- Une mise en demeure du greffe en cas de retard
- Une amende pouvant aller jusqu’à 1 500 €
- Une dégradation de la réputation légale de l’entreprise
3 bonnes pratiques à adopter
- Réalisez un audit express du RNE pour chaque société dont vous pilotez le dépôt
- Déclarez toute modification statutaire avant la tentative de dépôt
- N’attendez pas juillet : lancez les dépôts dès juin pour absorber d’éventuels rejets
En conclusion
La dématérialisation des formalités a apporté son lot d’automatismes. Désormais, le dépôt des comptes ne tolère plus aucune approximation entre les documents transmis et les données enregistrées dans le RNE.
Pour éviter un rejet, un stress inutile ou une non-conformité, un seul mot d’ordre : vérifier, corriger, anticiper.
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