La période d’approbation des comptes bat son plein. Pour les sociétés clôturant leur exercice au 31 décembre, l’assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA) doit impérativement se tenir avant le 30 juin 2025. Dans ce contexte souvent tendu pour les directions juridiques, formalistes, avocats et experts-comptables, la digitalisation des AG s’impose comme une solution à la fois pratique, conforme et sécurisante.
Mais que permet réellement le droit en matière d’AG à distance ? Quelles précautions prendre pour sécuriser la procédure ? Et quels outils utiliser pour gagner du temps sans perdre en fiabilité ? Tour d’horizon des points à connaître pour digitaliser efficacement vos AGOA 2025.
Table des matières
Un cadre juridique désormais bien établi
La participation à distance à une assemblée est autorisée par le Code de commerce, à condition qu’elle soit prévue par les statuts. Cela vaut pour les sociétés anonymes (SA), les sociétés par actions simplifiées (SAS) ou encore les SARL.
Concrètement, il est possible de tenir une AG en :
- visioconférence ou audioconférence, à condition d’assurer une retransmission continue des débats et l’identification des participants (art. L. 225-107, L. 223-27, L. 227-9 du Code de commerce) ;
- ou via une plateforme de vote électronique sécurisée, à condition de respecter les principes de confidentialité, d’intégrité des votes, et d’authentification des associés.
La signature électronique des procès-verbaux, feuilles de présence et autres documents est admise, à condition qu’elle respecte les exigences du règlement européen eIDAS (signature qualifiée ou avancée).
A noter : les assouplissements temporaires instaurés pendant la crise sanitaire (AG à huis clos, sans participants présents) ne sont plus applicables depuis fin 2022. Aujourd’hui, une AG à distance suppose que les statuts le permettent et que les conditions techniques soient réunies.
Pourquoi digitaliser vos AGOA ?
Au-delà de la simple conformité, la digitalisation d’une AGOA permet de répondre aux enjeux de productivité et de traçabilité grandissants pour les professionnels.
Les bénéfices concrets :
- Automatisation des convocations, avec suivi de réception et relance intégrée,
- Vote électronique en ligne, résolution par résolution, avec horodatage,
- Génération instantanée des feuilles de présence et procès-verbaux,
- Signature électronique des documents juridiques, sans impression papier,
- Archivage numérique sécurisé dans un registre légal électronique.
Ces fonctionnalités permettent non seulement de gagner du temps, mais aussi de fiabiliser la procédure et de limiter le risque de rejet par les greffes ou d’irrégularité en cas de contrôle.
Points de vigilance pour rester conforme
- Les statuts autorisent-ils la dématérialisation ?
C’est la condition sine qua non : la tenue d’une AG à distance ou par vote électronique doit être prévue expressément dans les statuts. À défaut, l’assemblée devra se tenir physiquement, ou être précédée d’une AG extraordinaire modifiant les statuts.
- La convocation respecte-t-elle les délais et mentions légales ?
Le délai de convocation reste identique à une AG classique (15 jours minimum pour les SA non cotées, 8 jours pour les SARL). Le courrier (postal ou électronique, selon ce que prévoit la loi ou les statuts) doit contenir l’ordre du jour, les modalités de participation, et les projets de résolutions.
- Le système d’identification est-il fiable ?
Les participants doivent pouvoir être identifiés de manière certaine. Cela implique souvent une authentification à double facteur (mot de passe + code SMS) et une gestion rigoureuse des procurations. En cas de doute sur l’identité d’un votant, l’ensemble de l’AG pourrait être contesté.
- Les votes sont-ils traçables mais confidentiels ?
Le vote électronique doit permettre de garantir la confidentialité des choix exprimés tout en assurant l’intégrité et l’horodatage des suffrages. Les systèmes utilisés doivent conserver une preuve de l’émission de chaque vote, sans permettre de relier l’identité du votant à son choix.
Cas pratique : une AGOA digitalisée en juin
Prenons l’exemple d’une SAS approchant de sa deadline du 30 juin. Grâce à un outil de gestion juridique dématérialisé, le processus peut être fluide et conforme :
- Envoi automatique des convocations par email (avec preuve de réception),
- Plateforme de vote en ligne accessible via lien sécurisé,
- Calcul automatique du quorum en temps réel,
- Procès-verbal généré automatiquement, puis signé électroniquement,
- Archivage immédiat dans le registre numérique des décisions sociales.
En quelques heures, l’AG est tenue, conforme, et prête à être déposée au greffe.
La recommandation de la rédaction : l’outil Ubikap
Ubikap est une legaltech française qui propose un outil SaaS complet pour digitaliser l’intégralité du secrétariat juridique en droit des sociétés, de la gestion des registres légaux aux assemblées générales. L’outil permet :
- d’envoyer les convocations et suivre leur ouverture,
- d’organiser la tenue de l’AG à distance (visioconférence + vote en ligne),
- de générer automatiquement les PV conformes,
- d’intégrer la signature électronique qualifiée,
- de gérer les registres légaux (PV, mouvements de titres) de manière centralisée et traçable.
Ubikap s’adresse en particulier aux cabinets d’avocats, directions juridiques et experts-comptables qui cherchent à structurer leur production juridique tout en garantissant la conformité de chaque étape.
Derniers conseils pour vos AGOA 2025
- Anticipez les convocations : ne perdez pas de temps sur les envois papier si une solution digitale conforme est disponible.
- Sécurisez l’identification et le vote : choisissez une plateforme qui offre un niveau de sécurité conforme aux normes RGPD et eIDAS.
- Soignez vos dépôts : un PV clair, signé, horodaté et bien structuré, c’est un gage de dépôt sans encombre au greffe.
En cette période d’AGOA, chaque jour compte. Digitaliser la tenue de vos assemblées n’est pas seulement un gain de temps : c’est un moyen fiable, conforme et durable de piloter vos obligations légales. Avec les bons outils, vous facilitez le travail de vos équipes, limitez les risques de rejet, et gagnez en sérénité.
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