Depuis le 1er janvier 2025, le Guichet Unique des formalités d’entreprises est devenu le point de passage exclusif pour 100 % des démarches de création, modification, cessation d’activité ou dépôt des comptes. La procédure alternative via Infogreffe, mise en place en raison des difficultés initiales, a pris fin conformément aux engagements du ministère de l’Économie. Dans un souci d’amélioration continue, de nombreuses évolutions techniques et fonctionnelles ont été apportées depuis le début de l’année 2025 afin de répondre aux retours des usagers. Quelles sont ces nouveautés et qu’impliquent-elles concrètement pour les professionnels du droit ?
Voici les attentes prioritaires des utilisateurs du Guichet Unique d’après un sondage réalisé en avril 2025 :
– Un message de l’INPI en cas de bug (32,8 % des répondants)
– Des e-mails d’avancement de dossier plus précis (29,7 %)
– Retirer le message d’information affiché en début de modification (22,8 %)
– Rassembler toutes les formalités en cours dans un seul onglet (4,9 %)
– « Tout va très bien », aucune amélioration attendue (4,3 %)
Table des matières
Une interface remaniée et des améliorations ergonomiques
Le Guichet Unique a bénéficié d’une nouvelle interface début 2025. En particulier, une nouvelle page d’accueil plus ergonomique a été déployée fin février : elle donne un accès direct aux différentes formalités et offre une meilleure organisation des brouillons. Cette refonte de l’interface améliore la navigation pour les utilisateurs qui gèrent de multiples dossiers. Par ailleurs, d’autres optimisations d’ergonomie et d’accessibilité ont été apportées, par exemple l’amélioration de l’affichage des infobulles d’aide et du système de connexion INPI. Ces évolutions vont dans le sens des attentes exprimées par les usagers, tels que la suppression du message informatif en début de modification (souhaitée par 22,8 % des utilisateurs) ou la possibilité de regrouper les formalités en cours sur un même écran. En pratique, une interface plus claire réduit le risque d’erreurs de saisie et fait gagner du temps aux formalistes dans le traitement quotidien des dossiers.
Données confidentielles : une saisie conforme au RGPD
L’INPI a mis à jour le Guichet Unique pour renforcer la protection des données personnelles. Désormais, les informations confidentielles déjà connues du Registre national des entreprises (RNE) – telles que la date et le lieu de naissance des dirigeants ou leur adresse personnelle – ne sont plus affichées ni exigées par défaut lors de la saisie d’une formalité. Ces champs apparaissent verrouillés par un pictogramme de cadenas et le déclarant n’est pas obligé de les remplir. S’il le souhaite (par exemple dans le cadre d’une modification où une correction serait nécessaire), il peut cliquer sur le cadenas pour déverrouiller le champ et renseigner l’information. De plus, ces données sensibles n’apparaissent plus sur le document de synthèse généré en fin de démarche, sauf si le déclarant les a explicitement fournies.
Cette évolution, conforme aux exigences CNIL, évite de redemander des renseignements déjà enregistrés et limite la diffusion d’informations personnelles. Concrètement, cela simplifie le formulaire pour les utilisateurs et réduit les risques de rejet liés à des divergences de données. Point de vigilance toutefois : si une donnée confidentielle du RNE est erronée ou incomplète, il est conseillé de la refournir en déverrouillant le champ afin de mettre à jour le registre. Par exemple, en cas de dissolution, le représentant légal sortant n’apparaissant pas sur la synthèse standard, il convient de mentionner clairement sa révocation dans les documents joints (procès-verbal, etc.) en attendant la future mise à jour des synthèses – ceci afin d’éviter un rejet du dossier par le greffe.
Habilitation et collaboration : transfert des formalités entre utilisateurs
Une avancée très attendue des professionnels est la possibilité de travailler à plusieurs sur les dossiers. Depuis avril 2025, le Guichet Unique permet enfin le transfert de formalités entre différents comptes utilisateurs d’un même cabinet. Autrement dit, un formaliste peut désormais déléguer un dossier en cours à un collègue de son organisation, qui le verra apparaître dans son espace et pourra le poursuivre ou le modifier. Cette fonctionnalité de « multi-utilisateurs » améliore la souplesse d’utilisation : en cas d’absence ou de changement d’intervenant sur un dossier, plus besoin de tout recommencer, il suffit de transférer la formalité en quelques clics.
Dans la pratique, le système d’habilitation renforce la continuité de service au sein des cabinets. Les risques de retard dus à un collaborateur indisponible s’en trouvent diminués, de même que le risque d’erreur puisque plusieurs paires d’yeux peuvent se relayer sur une déclaration complexe. Pour les utilisateurs, cela signifie une meilleure fluidité organisationnelle et la garantie que les délais pourront être tenus plus facilement, même en cas d’imprévu. À noter que cette évolution s’inscrit dans un ensemble plus large de mises à jour de la plateforme effectuées le 29 avril 2025, détaillées ci-après.
Suivi des dossiers et notifications améliorés
Le suivi des formalités sur le Guichet Unique s’est lui aussi amélioré au fil des mises à jour. D’une part, l’INPI a introduit de nouvelles notifications automatiques à destination des utilisateurs. Par exemple, depuis avril 2025, une notification (par courriel ou via la plateforme) est désormais générée dès qu’un dépôt de comptes annuels ou qu’un dépôt d’acte est effectué. Cela répond partiellement à la demande d’e-mails d’avancement plus précis, exprimée par près de 30 % des usagers. D’autre part, certains messages ont été optimisés : les emails relatifs aux délégations de paiement ont été clarifiés, et l’interface affiche plus explicitement l’état d’avancement d’un dossier. À titre d’exemple, le statut « En attente de validation par le greffe » reste affiché tant que la formalité n’a pas été transmise pour examen juridique, ce qui rend le processus plus transparent pour le déclarant.
Ces changements permettent aux professionnels de mieux suivre l’état de leurs dossiers sans avoir à chercher l’information. En pratique, une notification de dépôt de comptes assure qu’aucune étape n’est manquée, et un fil d’Ariane de statut clair évite les incertitudes. On peut s’attendre à ce que l’INPI continue dans cette voie en rendant les messages d’avancement encore plus détaillés à l’avenir (par exemple, afficher des notifications en cas de bug ou d’incident technique, ce qui était la première attente du sondage utilisateur). Pour l’heure, il demeure important de consulter régulièrement son tableau de bord sur le Guichet Unique afin de repérer rapidement d’éventuels rejets ou demandes de correction émanant des différents valideurs (greffe, INSEE, services fiscaux, etc.), et d’y répondre au plus vite pour ne pas allonger les délais.
Synthèses de formalité : nouveaux formats et calendrier de déploiement
Enfin, l’INPI a entrepris de moderniser les documents de synthèse générés à l’issue des déclarations, afin qu’ils reflètent mieux les informations requises par chaque type de formalité. Depuis la mise à jour du 29 avril 2025, une nouvelle mise en forme des fichiers PDF de synthèse est en place pour les formalités de dépôt des comptes annuels et de dépôt d’actes. Ces synthèses remaniées sont plus lisibles et complètes, ce qui facilite leur exploitation par les professionnels et par les administrations destinataires. Par exemple, le libellé complet de l’activité de l’entreprise y figure désormais sans coupures, et les données relatives aux bénéficiaires effectifs sont présentées de manière plus claire, conformément aux exigences réglementaires.
Le calendrier prévisionnel prévoit que les autres catégories de formalités bénéficieront prochainement du même traitement. Les synthèses d’immatriculation (création d’entreprise), de cessation d’activité (dissolution) et de modification devraient être actualisées et mises en ligne dans le courant du premier semestre 2025, dans le cadre de la nouvelle version du site attendue à la mi-2025. L’objectif affiché est d’harmoniser l’ensemble des synthèses pour qu’elles intègrent toutes les informations nécessaires aux divers organismes valideurs, réduisant ainsi les risques de rejet pour dossier incomplet. Concrètement, cela signifie qu’une fois ces nouveaux formats disponibles, un document de synthèse issu du Guichet Unique devrait suffire à informer pleinement le greffe et les autres administrations, y compris sur des points comme l’identité des dirigeants entrants et sortants lors d’une modification ou d’une dissolution. En attendant ces mises à jour finales, les utilisateurs ont intérêt à redoubler de vigilance sur le contenu des synthèses actuelles : toute information manquante (par exemple un ancien dirigeant non mentionné) devra être signalée ou documentée séparément pour éviter des allers-retours avec les autorités de contrôle.
Guichet Unique : des évolutions à suivre de près
En somme, les derniers mois ont apporté d’importantes améliorations au Guichet Unique, avec une volonté pédagogique de l’INPI d’accompagner les professionnels dans cette transition digitale. D’autres évolutions sont à venir et il est conseillé de se tenir informé du calendrier de déploiement. Pour aider les usagers à prendre en main ces nouveautés, l’INPI propose d’ailleurs des formations en ligne gratuites et des tutoriels dédiés. Grâce à ces progrès, les formalistes, juristes, notaires et avocats disposent progressivement d’un outil plus fiable et plus simple d’emploi pour leurs formalités d’entreprise. Ils doivent néanmoins intégrer ces changements dans leur pratique quotidienne afin d’en tirer le meilleur parti : anticipation des nouvelles exigences, adaptation des processus internes, et vérification rigoureuse des documents générés. À la clé, on peut espérer une diminution des rejets de dossiers et un gain de temps notable dans le traitement des formalités, confirmant ainsi la promesse du Guichet Unique comme guichet numérique simplifié pour les entreprises.
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