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La réforme arrive en Septembre, êtes-vous prêts ?
La réforme de la facturation électronique a longtemps été perçue comme un projet lointain. Les différents reports et le manque de visibilité claire sur les impacts concrets n’ont pas incité les cabinets d’experts‑comptables, avocats, notaires et directions juridiques à anticiper la mise en œuvre de la réforme.
Mais cette fois, la réforme est là : les plateformes ont obtenu leurs agréments, les phases pilotes sont actives et les premières factures électroniques circulent déjà. Septembre 2026 semble bel et bien être la date butoir. Avec à cette date, de nombreux impacts opérationnels pour les cabinets.
Pour vous aider à anticiper les enjeux et éviter les mauvais choix, nous avons échangé avec Arnaud Lecoeur, co‑fondateur de Synap6, éditeur spécialisé dans la facturation électronique qui fournit des connecteurs pour interfacer les différentes Plateformes Agréées. Au cœur de la réforme, il partage ce qui attend les entreprises et comment elles peuvent se préparer aux différents changements.
Facturation électronique : rappel des fondamentaux
Quel est l’objectif de la réforme de la facturation électronique ?
L’objectif principal de la réforme est de permettre à l’administration de disposer d’une information fiable et structurée sur les échanges économiques entre entreprises.
À terme, cela doit permettre de :
- lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA,
- réduire les ressaisies,
- de fiabiliser les déclarations,
- d’aboutir à un pré‑remplissage des déclarations de TVA.
Cette logique implique la digitalisation des processus de facturation ainsi que la normalisation des formats, notamment avec l’arrivée de Factur‑X.
Factur-X : un format, mais surtout un changement de logique
La réforme repose sur un format de facture électronique : Factur X. Ce format associe un fichier PDF lisible par un humain ainsi qu’un fichier XML structuré, lisible par les outils comptables.
Comme l’explique Arnaud Lecoeur, au delà du changement de format, il y a des conséquences sur toute la gestion comptable :
« Les outils pouvant lire directement la facture reçue, toute information mal saisie ou incohérente pourra entraîner un rejet. Il faudra par ailleurs configurer les outils pour être capables de produire, lire et transmettre les documents. On n’est plus dans une logique de production comptable, mais plutôt dans du contrôle qualité, où le bon paramétrage des outils et la qualité de la donnée sont critiques. »
Le calendrier de la réforme : ce qui va réellement se passer
Réception des factures : un changement massif en septembre 2026
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures, sans exception notable. Ainsi, toutes les entreprises, professions libérales et indépendants assujettis à la TVA sont concernés par la facturation électronique (economie.gouv.fr).
« Ce sont environ 10 millions d’entités légales qui vont devoir être prêtes à recevoir des factures électroniques. Le juge de paix sera l’annuaire national de facturation électronique, basé sur le SIREN. Toute entreprise qui y figure devra disposer d’au moins une adresse de réception valide. »
Les cabinets sont donc concernés, au même titre que 99 % de leurs clients.
Au 1er septembre 2026, ils devront être enregistré auprès d’une Plateforme Agréée (PA), et disposer d’une adresse de facturation active valide.
Ces Plateformes Agréées auront la charge d’émettre, transmettre et recevoir les factures électroniques entre fournisseurs et clients,
et de transmettre certaines informations à l’administration fiscale.
Émission des factures : un déploiement progressif, mais trompeur
L’émission des factures électroniques se fera en deux temps :
- septembre 2026 pour les ETI et les grandes entreprises,
- septembre 2027 pour les PME et micro‑entreprises.
Pour qu’une entreprise soit considérée comme PME, il faudra prendre en compte sa taille, sur la base du dernier exercice clos, et qu’elle soit inférieure à ces trois seuils :
- des effectifs < 250 salariés,
- un chiffre d’affaires < 50 M€,
- un bilan < 43 M€.
Si une société dépasse au moins deux de ces trois seuils, elle sera considérée comme une ETI ou une grande entreprise, et devra par conséquence gérer l’émission des factures électroniques dès le 1er septembre 2026.
Si l’horizon d’émission semble être 2027 pour beaucoup d’entreprises, Synap6 alerte :
« Même si on aura cette période transitoire d’un an, il va y avoir une accélération. Quand les grandes entreprises basculeront, elles pousseront leurs fournisseurs à basculer le plus tôt possible pour simplifier la vie de tout le monde et que tout le monde communique en Factur‑X. Donc il est probable qu’il y ait une accélération et que les PME basculent aussi avant l’échéance officielle. »
En plus de permettre un « rodage » en n’attendant pas septembre 2027, opérer la bascule proactivement sera donc un enjeu pour gérer efficacement ses flux avec les autres entreprises.
Les sujets sous-estimés de la réforme
Au‑delà des aspects purement fonctionnels de format et de modes d’échange des factures, Arnaud Lecoeur souligne différentes zones d’ombre de la réforme. Sur certains points, les solutions à mettre en œuvre ne sont pas clairement identifiées.
L’annuaire et les adresses de réception : un point critique
« Pour émettre les factures électroniques, il faudra connaître l’adresse du client. Pour cela, un annuaire officiel a été mis en place. Chaque entreprise pourra inscrire plusieurs adresses de réception dans l’annuaire, par exemple pour séparer les frais généraux et les achats de production, diviser par entité, par région… »
Pour le fournisseur, cela créera une nouvelle obligation : dans la facture Factur‑X émise, il faudra indiquer la bonne adresse de facturation. Et si elle n’est pas correcte, la facture sera rejetée.
Appliqué aux formalités juridiques, lorsqu’un cabinet facturera l’un de ses clients, il devra vérifier les adresses disponibles dans l’annuaire et demander vers quelle adresse pointer la facture en cas d’adresses multiples.
Le cycle de vie de la facture : au delà de l’émission
La réforme introduit des statuts obligatoires associés aux factures :
- déposée,
- rejetée,
- refusée,
- encaissée.
D’autres statuts complémentaires sont disponibles sur certaines plateformes (par ex. en attente de validation, mise en paiement, clôturée…).
« Ces statuts vont permettre à l’État de suivre la progression de la facture, notamment parce que la TVA est souvent due à l’encaissement. Il faut donc un outil capable de remonter ces informations, et que cet outil s’intègre aux outils déjà présents comme l’ERP. »
À défaut, il faudra jongler entre les outils comptables et le portail de la Plateforme Agréée pour faire remonter ces informations. Privilégier une PA qui s’intègre aux outils sera donc essentiel pour éviter un travail très lourd de remontée des informations demandées par l’État dans les bons formats.
Notes de frais et e-reporting : deux zones de flou
Synap6 identifie deux angles morts majeurs : la gestion des notes de frais et le e‑reporting.
« Concernant les notes de frais, les entreprises n’ont pas toujours pris de bonnes habitudes. Il peut y avoir des tickets ou des factures adressées à titre personnel alors qu’il faudrait systématiquement une facture au nom de l’entreprise. Et avec la réforme, il faudra cette facture, mais certains cas sont complexes. Par exemple, pour un parking ou un péage, c’est compliqué de récupérer la facture. »
« Un autre angle mort, c’est le e‑reporting, qui vise à transmettre à l’État une vision complète des transactions pour permettre un pré‑remplissage des déclarations de TVA et lutter contre la fraude. Mais cela demande d’avoir une vue globale de tous les échanges à un instant T, or avec la facturation électronique et le e‑invoicing, seules les informations des échanges B2B entre entreprises remonteront. Pour avoir toute la photo, il manque le business des entreprises avec les particuliers ou avec les entreprises internationales non concernées par la réforme. »
Il va ainsi falloir anticiper la remontée des ventes B2C, les ventes internationales et les encaissements liés à ces flux. Certaines Plateformes Agréées gèrent ces éléments pour le e‑reporting, d’autres ne le proposent pas encore. C’est un point de vigilance supplémentaire qui montre l’importance du choix de la plateforme.
Le choix stratégique de la Plateforme Agréée
Les plateformes travaillent activement à la gestion de ces sujets d’ici septembre. Avec environ 150 Plateformes Agréées, se pose la question de savoir si toutes seront prêtes pour cette date, et si elles seront capables de communiquer correctement entre elles.
Pour Arnaud Lecoeur, ce marché très fragmenté a des conséquences :
« 150 plateformes devront être capables d’échanger des informations, de recevoir des Factur‑X et de les lire, d’interroger l’annuaire pour savoir à quelle plateforme envoyer les factures, et de remonter les informations à l’administration. Il faut tout échanger et tout recevoir dans les bons formats, en sachant que les plateformes n’ont pas forcément fait exactement les mêmes choix techniques. »
La conséquence, selon Synap6, est un risque opérationnel :
« Toutes les plateformes n’ont pas les mêmes équipes et certaines n’arriveront pas à traiter tous les sujets d’ici septembre. Et une fois la réforme en vigueur, on identifiera les manquements et il faudra aussi des équipes pour gérer les ajustements. Par ailleurs, le marché est trop petit pour faire vivre 150 plateformes et il y aura probablement des défaillances d’entreprises. »
« Certaines plateformes ne passeront pas septembre, techniquement ou financièrement. Le risque pour les entreprises, si elles ne s’adossent pas à une plateforme suffisamment solide, est de devoir recommencer le projet six mois plus tard. »
Pourquoi les cabinets doivent anticiper la facturation électronique ?
Les cabinets sont au carrefour de la réforme. Ils assurent un rôle de conseil pour leurs clients, qui doivent eux‑mêmes gérer la réforme, ils gèrent leurs propres flux, et surtout, ils doivent garantir la conformité des factures émises à leurs clients pour leurs prestations.
Dans le cas des formalités, qu’ils vont gérer eux‑mêmes via un logiciel de gestion des formalités ou encore externaliser, il faut anticiper différents scénarios de facturation.
En cas de facturation au cabinet (le cabinet paie les formalités et les refacture à son client), il faudra s’assurer de pouvoir recevoir les Factur‑X pour les formalités. Et si des outils ou services externes sont utilisés, s’assurer qu’ils émettent correctement les factures électroniques.
Par ailleurs, dans le cas de facturation à l’affaire (le cabinet fait appel à un service ou un outil tiers qui facture directement le client final), si les informations sont mal transmises, cela peut générer de la friction et impacter négativement la relation entre le cabinet et le client. Il faut donc vérifier que les bonnes informations sont envoyées, au bon format et à la bonne adresse de facturation.
Comment anticiper la réforme de la facturation électronique et ne pas être pris de court ?
Pour être prêt pour la réforme, il est important de :
- anticiper le choix de sa PA (Plateforme Agréée) en tenant compte de la solidité financière du partenaire, de son intégration aux outils comptables pour gérer tout le cycle de vie d’une facture, et de la prise en compte des cas particuliers pour le e‑reporting ;
- auditer les process internes (facturation, paiement, suivi) et les adapter à la réforme, par exemple en définissant les adresses de facturation à renseigner dans l’annuaire, ou en validant avec chaque nouveau client l’adresse à utiliser pour éviter un rejet de facture ;
- s’assurer de disposer de prestataires et d’outils compatibles avec la réforme afin de ne pas créer de friction dans la réalisation des missions du cabinet.
Legit et LegalVision : une anticipation « by design »
Dans ce contexte, nous avons anticipé avec Legit et LegalVision les impacts de la réforme afin d’être compatibles « by design » avec la facturation électronique.
Grâce aux connecteurs disponibles, nous avons d’ores et déjà intégré dans nos outils la possibilité d’émettre des factures électroniques. Nous sommes également beta‑testeurs pour émettre et recevoir les premières factures électroniques.
Par ailleurs, nous avons fait le choix de Pennylane comme PA, un partenaire fiable qui nous assure une continuité de service pour émettre et recevoir les Factur‑X en bonne et due forme.
Pour Charles Louis-Lucas, CFO de LegalVision, le choix de Pennylane ne se résume pas à cocher la case conformité, il change la donne pour les cabinets qui travaillent avec LegalVision et Legit.
« On utilisait déjà Pennylane pour notre propre compta. Quand il a fallu choisir une Plateforme Agréée, on n’allait pas recommander à nos clients un outil qu’on n’aurait pas testé sur nous-mêmes d’abord. »
« Le vrai sujet, pour les cabinets qui nous délèguent leurs formalités, c’est que la facturation associée peut être une corvée. Cela prend du temps, ça n’apporte rien au client, et c’est une source d’erreurs. Avec la réforme et notre intégration Pennylane, la facture part toute seule, avec le bon destinataire dans l’annuaire, au bon format, au bon moment. Le cabinet n’a plus à s’en occuper. Et pour le client final, il n’y a plus besoin de gérer la facture reçue par mail qu’il faut ensuite renvoyer au comptable. »
Transformer la réforme en opportunité
La facturation électronique est un chantier structurant qui ne se limite pas à un simple changement de format. Plutôt que de subir la réforme, l’anticiper proactivement est une opportunité de se démarquer des concurrents, en assurant une meilleure efficacité opérationnelle et une expérience client optimale sur les sujets de facturation.
Pour cela, la première étape est d’anticiper dès maintenant les process à mettre en place, le choix de votre Plateforme Agréée, et de s’appuyer sur des outils métiers compatibles avec la facturation électronique.
Que vous souhaitiez gérer en interne vos formalités juridiques ou les externaliser, LegalVision et Legit sont conçus pour une gestion optimale des formalités, tout en étant compatibles by design avec la facturation électronique.
👉 Réservez dès maintenant un rendez-vous avec un de nos experts formalistes pour en savoir plus et échanger sur votre projet
