La confidentialité de l’adresse personnelle des dirigeants d’entreprise sur les documents diffusés au Registre du commerce et des sociétés (RCS) est désormais possible, depuis l’entrée en vigueur du décret n° 2023-384 du 19 mai 2023. Ce dispositif est censé améliorer la protection des personnes physiques exerçant une fonction de direction. En pratique, sa mise en œuvre génère encore de nombreuses incompréhensions.
Voici un point clair sur les termes utilisés, les attentes des greffes et les bonnes pratiques à adopter.
Table des matières
Masquage, caviardage, confidentialité : trois termes pour une seule finalité
Si le décret parle de confidentialité, les praticiens et formalistes utilisent aussi fréquemment les termes caviardage et masquage.
- Confidentialité : terme juridique désignant le fait de rendre une donnée inaccessible sur les extraits publics diffusés par le greffe.
- Caviardage : suppression manuelle ou numérique d’une donnée sur un document (souvent en masquant la ligne ou en la noircissant).
- Masquage : synonyme courant, moins juridique, pour désigner la non-divulgation d’une information.
Quel que soit le terme, l’objectif reste le même : ne pas faire apparaître l’adresse personnelle sur les documents transmis au greffe, ni sur les extraits Kbis.
Confidentialité des adresses : une procédure encadrée et strictement contrôlée
La confidentialité ne s’applique pas automatiquement. Elle doit être demandée via le Guichet Unique de l’INPI, que ce soit :
- lors d’une immatriculation,
- d’une modification impliquant un changement de dirigeant,
- ou par une formalité isolée.
Une fois la demande reçue, le greffe dispose de cinq jours ouvrables pour l’instruire. En cas de rejet (ce qui reste fréquent), le dossier doit être redéposé après corrections, entraînant des délais supplémentaires.
Exigence des greffes : ce qu’ils attendent (et rejettent)
Les greffes exigent une préparation rigoureuse des documents transmis. Voici les pratiques acceptées et celles à proscrire :
✅ Recommandé / Accepté | ❌ Refusé par les greffes |
Copie expurgée sans l’adresse personnelle | Version originale mentionnant l’adresse |
Certification conforme à l’original signée par le représentant légal | Caviardage sans attestation de conformité |
Contenu identique à l’original (hors adresse) | Acte modifié sur d’autres aspects |
Mention « version expurgée » (facultative) | Absence de cohérence entre les versions |
Bon à savoir : prévoir deux versions au moment de la signature, l’original à conserver, la version expurgée à certifier conforme pour le greffe.
Remarques et limites à garder à l’esprit
Même bien réalisée, l’occultation des adresses des dirigeants ne garantit pas une confidentialité absolue.
Quelques rappels utiles :
- L’adresse peut déjà être visible ailleurs : les sites de données publiques comme Pappers ou Societe.com conservent souvent les anciennes versions.
- La commune de résidence reste publique sur l’extrait Kbis.
- Les annonces légales continuent de mentionner l’adresse complète, y compris pour des publications postérieures à l’confidentialité.
- Les bénéficiaires effectifs ne sont pas concernés par ce décret. Leur adresse reste soumise à un autre régime.
Remarques et limites à garder à l’esprit
Même bien réalisée, l’occultation des adresses des dirigeants ne garantit pas une confidentialité absolue.
Quelques rappels utiles :
- L’adresse peut déjà être visible ailleurs : les sites de données publiques comme Pappers ou Societe.com conservent souvent les anciennes versions.
- La commune de résidence reste publique sur l’extrait Kbis.
- Les annonces légales continuent de mentionner l’adresse complète, y compris pour des publications postérieures à l’confidentialité.
- Les bénéficiaires effectifs ne sont pas concernés par ce décret. Leur adresse reste soumise à un autre régime.
