Le coût réel d’un transfert de siège social, les formalités à accomplir

Vous vous demandez quelles sont les formalités à effectuer lors d’un transfert de siège social ? Dans cet article, LegalVision met à votre service son expertise juridique pour vous aider à tout comprendre sur ce sujet. Vous trouverez ci-dessous un résumé des points essentiels à retenir :

Transfert de siège social formalités 
Les frais d’annonces légales 
Honoraires du rédacteur d’actes 
Les organes compétents pour prendre la décision du transfert de siège social 
Les différents lieux pouvant accueillir le siège social d’une société 
La publication dans un journal d’annonces légales 
Economisez des frais juridiques

Qu’est-ce qu’un transfert de siège social ? 

• Le siège social : définition juridique 

Par siège social d’une entreprise, l’on entend le domicile juridique de la société. C’est une obligation légale permettant d’identifier le lieu d’exercice de la société (son adresse postale principale) mais également de connaître le lieu du greffe du tribunal compétent, la loi applicable (la nationalité de l’entreprise), etc. En cas de litige, il se peut que le siège social de votre entreprise soit pris en compte pour définir le tribunal territorialement compétent. 

Concrètement, le siège social correspond à une adresse juridique, fiscale et administrative d’une société. C’est donc le lieu de fonctionnement de la société et de direction effectif. A titre d’exemple, si l’organe de direction d’une société et de gestion se trouve à une adresse, il convient d’utiliser cette adresse de domiciliation pour l’entreprise. 

Cette adresse administrative va figurer sur les différents documents de la société. Il peut s’agir notamment des statuts de la société, du KBIS, les contrats passés par la société, les factures, etc. 

Attention : le siège social d’une société n’est pas nécessairement le lieu concret d’exploitation ou de production de l’entreprise et il se peut également qu’une entreprise possède différents lieux d’exploitation et exerce plusieurs activités commerciales. Néanmoins, une société ne peut avoir qu’un seul siège social. Il faut donc distinguer le siège social du lieu d’exploitation commercial, secondaire ou complémentaire d’une entreprise. 

Il est donc indispensable, au moment de la création d’une société, de bien réfléchir au siège social que vous souhaitez choisir afin de s’assurer d’une stabilité et de vous éviter d’effectuer les démarches relatives au transfert de siège social qui peuvent être importantes. 

• Le transfert de siège social : de quoi s’agit-il ? 

On parle de transfert de siège social d’une société lorsqu’il y aura un changement d’adresse. Cette modification doit respecter un certain formalisme qui diffère selon la forme de la société (SARL, SA, SAS, ou encore SCI). 

A ce titre, le transfert de siège social doit nécessairement apparaître dans les statuts, ce qui impose une modification statutaire de l’entreprise. 

A noter que la nouvelle adresse du siège social de la société ne peut pas être fixée n’importe où. Elle doit pouvoir justifier de la jouissance du ou des locaux où elle installe, seule ou avec d’autres, le siège de l’entreprise.

Le transfert du siège social de la société peut notamment être fait : 

• A l’adresse personnelle du représentant légal de la société ;
• A l’adresse d’une société de domiciliation commerciale (domiciliataire) ;
• A l’adresse d’un bail commercial ou professionnel.

Bon à savoir : le siège social d’une entreprise peut donc évoluer au cours de la vie de la société, ce qui permet de débuter son activité tout en adaptant cette adresse de domiciliation en fonction de l’évolution de la société. Vous pouvez choisir provisoirement le domicile personnel du dirigeant (et non d’un associé qui n’est pas président ou gérant), puis d’évoluer vers une domiciliation commerciale avant de souscrire un bail commercial ou d’acheter un bien immobilier. 

• Où peut-on transférer le siège social de sa société ? 

Il est possible de faire le choix d’installer le siège social de sa société chez soi, tant qu’aucune disposition de votre bail d’habitation ne vous l’empêche et sous réserve que la copropriété (le cas échéant) ne s’y oppose pas également. 

Lorsque vous faites le choix de l’installer auprès d’une société de domiciliation commerciale (un prestataire de service), cela permet de débuter votre activité en ayant la possibilité d’avoir une adresse administrative et fiscale de votre société. A condition toutefois de souscrire à un contrat, d’une durée initiale qui ne peut être inférieure à 3 mois et que le domiciliataire (la société de domiciliation) soit effectivement immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), et enfin, qu’il détienne un dossier administratif à jour concernant les sociétés qu’il domicilie. 

S’agissant de la domiciliation d’une société à l’adresse d’un bail commercial (lorsque l’activité de l’entreprise est uniquement commerciale, artisanale ou industrielle) ou professionnel (hors des activités cités, donc principalement les professions libérales), il faut respecter les conditions de ces différents baux. Par exemple, le bail commercial est conclu pour 9 ans (bail 3/6/9) alors que le bail professionnel est conclu pour une durée de 6 ans. 

Pourquoi faire un transfert de siège social ? 

Lors de la constitution d’une société (sa création), vous êtes dans l’obligation de déclarer le domicile juridique de l’entreprise auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), ce qui permettra de l’immatriculer. 

Il en est de même lors d’un transfert de siège social qui est effectué auprès du greffe du tribunal compétent, en cas de modification de l’adresse de domiciliation de l’entreprise. 

Il se peut qu’une société soit dans l’obligation de changer de siège social au cours de la vie d’une entreprise, et ce, après sa création. C’est notamment le cas lorsque : 

• La société souhaite déménager de son plein gré, parce qu’elle a trouvé un nouveau lieu plus adapté ou encore qu’elle souhaite exercer son activité dans une autre ville. 
• Le bail commercial ou professionnel arrive à échéance sans qu’une reconduction ne soit possible, l’entreprise doit alors déménager dans des nouveaux locaux et souscrire un nouveau bail ou acquérir des locaux professionnels. 
• Le dirigeant de la société avait domicilié le siège social de l’entreprise au sein de son domicile personnel et il a déménagé dans un nouveau logement. C’est notamment un cas fréquent pour les micro-entreprises ayant choisi le domicile personnel de l’auto-entrepreneur.

Quelles sont les formalités à effectuer lors d’un transfert de siège social ?

Plusieurs raisons peuvent justifier le transfert de siège social. En effet, les raisons peuvent être liées à des déplacements personnels, des raisons liées à la fiscalité. Par ailleurs, avant de procéder à la réalisation du transfert de siège social il convient de se poser les bonnes questions. A savoir :

• Trouver le nouvel endroit afin d’établir le nouveau siège social ;
• Quels sont les organes compétents pour prendre une telle décision ?
• Quelles formalités doivent être accomplies ?

Tout d’abord, il convient de définir les termes qui seront abordés dans cet article concernant le transfert de siège social.

En effet, qu’est ce qu’un siège social ? Le siège social est donc le lieu de direction effective de la société. Autrement dit, c’est le lieu de fonctionnement des organes de la société c’est-à-dire l’endroit où sont prises les décisions stratégiques. Et ce lieu est d’une importance telle qu’il doit figurer dans les statuts de la société d’où l’usage des termes « siège statutaire ». De ce fait, la décision de transfert de siège social a pour corollaire une modification des statuts.

Quel est le coût d’un changement de siège social ?

Le transfert de siège social formalités suppose des frais. En effet, vous devrez vous acquittez des frais de greffe, d’annonces légales ainsi que des frais de rédacteur.

A quoi correspondent les frais de Greffe ?

Ces frais de greffe sont fixés par décret, il n’est donc pas possible d’échapper à ces frais. Ces frais correspondent aux frais d’envoi des extraits ainsi qu’aux modifications auprès de l’INPI et au BODACC. Il faut savoir que l’INPI est l’Institut national de la propriété industrielle et le BODACC est le Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales.

Le cas particulier du transfert de siège social hors ressort : pour savoir si votre société change de ressort (et donc de greffe), utilisez notre formulaire. Lorsque vous taperez votre code postal, le logiciel vous indiquera automatiquement le greffe compétent. Si celui du siège de départ et d’arrivée ne sont pas les mêmes, alors vous effectuez un transfert « hors ressort », ce qui entraîne des frais supplémentaires.

Les frais d’annonces légales

Le prix de l’annonce est calculé selon des règles définies par arrêté ministériel. Le prix est différent selon les départements. En moyenne, une annonce légale coûte entre 100€ et 150€. De plus, le coût de l’annonce dépend en effet de la modification souhaitée, de la longueur des caractères insérés et du département de publication. Vous devez choisir un journal situé dans le même département de votre siège social.

Chez LegalVision c’est un forfait :

• 139 € HT pour une création d’entreprise et ;
• 118 € HT l’annonce légale pour toutes les autres formalités et tous les départements.

Si vous effectuez un transfert de siège social hors ressort, il faudra alors prévoir une deuxième publication.

Honoraires du rédacteur d’actes

Le coût de création des documents juridiques et la réalisation des formalités par un expert-comptable ou un avocat est variable et peut s’avérer onéreux.
Le dossier de formalité doit comporter un certain nombre de pièces :

• Procès-verbal,
• Formulaire CERFA (M2, M3, M0…),
• Statuts mis à jour,
• Annonce légale,
• Et bien d’autres documents spécifiques à chaque opération (liste des anciens sièges, attestation de non condamnation).

Les organes compétents pour prendre la décision de transfert de siège social

Selon la forme juridique, l’organe ayant la compétence pour prendre la décision va différer.

Tout d’abord, dans la SA, la décision sera prise par la majorité de l’assemblée générale extraordinaire. En revanche, le conseil d’administration ou le conseil de surveillance de la SA ont la faculté de décider de ce transfert lorsqu’il s’opère dans un département limitrophe ou dans le même département que celui d’origine. Toutefois, la décision devra être ratifiée par les associés réunis en assemblée générale extraordinaire.

Ensuite, dans la SAS, ce sont les statuts qui déterminent l’organe compétent pour décider du transfert.

S’agissant de la SARL, la décision sera prise par l’assemblée générale extraordinaire des associés. En revanche, si le transfert se fait dans le même département, le gérant seul peut prendre la décision.

Dans la SAS, le vote se fait à la majorité de l’assemblée générale.

Les différents lieux pouvant accueillir le siège social d’une société

Le siège social peut être déplacer dans le même département ou dans un département différent, au domicile du représentant légal de la société. Il peut également être transférer dans un local commercial ou un local loué ou occupé en commun par plusieurs entreprises.

Au domicile du gérant 

Le siège social sera donc fixé au domicile personnel du dirigeant. Cependant, cette possibilité ne doit pas être exclue par les statuts. En effet, il est conseillé de choisir l’adresse personnelle du dirigeant lorsque la société change souvent de local commercial.

La domiciliation dans un local commercial 

Ce local commercial peut être le lieu d’exercice de l’activité de la société.

Le contrat de domiciliation 

Le contrat de domiciliation consiste en la signature avec une société de domiciliation d’un contrat aux termes duquel les parties conviennent de la fourniture d’une adresse administrative (boîte aux lettres).

La mise à disposition du siège social par une autre société 

Transfert de siège social formalités : il est possible de fixer le siège social de son entreprise au lieu de siège social d’une autre société, laquelle mettra généralement à disposition ses locaux à titre gratuit. Cependant, l’activité principale de l’entreprise qui s’implante ne doit pas correspondre au même métier que celui l’entreprise d’accueil.

La publication dans un journal d’annonces légales

Transfert de siège social formalités : la décision de transfert est retranscrite dans un avis modificatif. Le plus souvent cet avis est le procès-verbal de décision de l’assemblée générale. A la suite de cet avis, la société dispose d’un mois pour procéder à la réalisation des formalités de publication.

De plus, la publication de l’avis modificatif de siège social dans le journal d’annonces légales (150€ environ) doit préciser l’ancien et le nouveau siège social. De ce fait, lorsque le changement de siège social s’effectue dans un département différent, il faudra procéder à la publication de deux avis dans le journal d’annonces légales. En effet, il conviendra alors de payer deux fois l’avis, une publication dans le département d’origine et une autre dans le département de transfert (nouveau siège social).

Ce que doit comporter un avis :

• La forme juridique de la société ;
• Le capital social ;
• L’adresse du nouveau siège social;
• L’objet social ;
• La durée de vie de la société (généralement de 99 ans, renouvelable);
• Le montant des apports numéraires ;
• L’adresse et le numéro d’immatriculation du Registre du commerce et des sociétés (RCS) de l’ancien siège social
• L’indication du nouveau RCS.

Transfert de siège social formalités : le dépôt  :

Le dépôt du dossier de transfert de siège social formalités s’effectue auprès du centre des formalités des entreprises compétent ou directement auprès du greffe tu tribunal de commerce ou tribunal de grande instance. En effet, le dépôt se fait donc auprès du greffe du tribunal du nouveau siège social de l’entreprise. Les éléments à fournir pour effectuer le transfert du siège social formalités sont les suivants :

• Les statuts mis à jour du transfert de siège social. Autrement dit, les statuts doivent toujours être à jour. Les tiers ont accès à l’extrait Kbis de la société et les informations présentes sur le Kbis découlent directement des statuts. Il faut donc assurer une fiabilité des informations. Par ailleurs, l’administration doit toujours parvenir à joindre la société par courrier, elle a donc besoin d’une adresse à jour.
• Un exemplaire du procès verbal de l’AG ayant décidé du changement d’adresse ;
• Un justificatif du siège social ;
• Le formulaire M2 daté et signé par le représentant légal. Il s’agit du formulaire modification de société.
• Ainsi qu’un pouvoir, le cas échéant, si le formulaire n’a pas été signé par le représentant légal,
• L’attestation de parution de l’avis dans le journal d’annonces légales,
• Pour finir, la liste des sièges sociaux antérieurs (si transfert hors ressort c’est-à-dire hors département).

Enfin, il appartient au greffe du tribunal dans le ressort duquel est situé le nouveau siège de notifier l’inscription de la société au greffe du tribunal dans l’ancien ressort. En effet, ce dernier devra alors procéder à la radiation au Registre du commerce et des sociétés de l’ancien siège social puis la notifier à la société et au greffier du tribunal dans le ressort duquel est situé le nouveau siège social.

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