Changer d’adresse personnelle sur le KBIS

A priori, changer d’adresse personnelle sur le Kbis, pour un dirigeant ou un associé, au sein de la société, ne semble pas si important. Pourquoi déclarer une telle modification, alors même que cela ne concerne pas l’identité de la société ?

Cependant, changer d’adresse personnelle sur le Kbis relève d’une obligation légale. Dès lors, avant de voir comment, voyons pourquoi il est impératif de mettre à jour l’adresse personnelle des membres de la société (associés et dirigeants).

Sommaire

La différence entre l’adresse du siège et l’adresse personnelle
L’obligation de mettre à jour l’adresse personnelle sur le Kbis
La procédure pour changer d’adresse personnelle sur le Kbis

Le changement d’adresse sur le Kbis : explications

Les adresses figurant sur le Kbis d’une société représentent plusieurs situations qu’il faut distinguer. 

Le Kbis ou extrait Kbis : qu’est-ce que c’est exactement ? 

Le Kbis (ou extrait Kbis) d’une société est un document qui atteste de l’immatriculation d’une société commerciale auprès du registre du commerce et des sociétés (RCS). Il garantit l’existence juridique d’une entreprise et va contenir des informations importantes sur la société. Il va notamment comprendre les données suivantes : 

• L’identité du représentant légal ; 
• L’adresse du siège social ; 
• L’adresse personnelle du gérant ;
• La nature de l’activité de la société (la raison sociale) ; 
• Le greffe du tribunal compétent ; 
• Le numéro d’identification (n° de SIREN) 
• La forme juridique de la société (SARL, SA, SAS, SCI, etc.) ; 
• Le montant du capital social ; 
• La durée de la société ; 
• La date de constitution, etc.

En d’autres termes, le Kbis correspond à une pièce d’identité de la société. Ce Kbis peut être délivré par le greffe du Tribunal de commerce, sur simple demande, par toute personne intéressée. 

Bon à savoir : on parlera d’extrait Kbis lorsqu’il est destiné aux personnes morales (et L bis lorsqu’il s’agit d’un établissement secondaire) et d’extrait K lorsqu’il est destiné aux personnes physiques (L s’il s’agit d’un établissement secondaire). 

Attention : le plus souvent, pour être opposable, l’extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois. Toute personne a la faculté de demander et obtenir l’extrait Kbis d’une entreprise. 

Le siège social : définition juridique

Par siège social d’une entreprise, l’on entend le domicile juridique de la société. C’est une obligation légale permettant d’identifier le lieu d’exercice de la société (son adresse postale principale) mais également de connaître le lieu du greffe du tribunal compétent, la loi applicable (la nationalité de l’entreprise), etc. En cas de litige, il se peut que le siège social de votre entreprise soit pris en compte pour définir le tribunal territorialement compétent.

Concrètement, le siège social correspond à une adresse juridique, fiscale et administrative d’une société. C’est donc le lieu de fonctionnement de la société et de direction effectif. A titre d’exemple, si l’organe de direction d’une société et de gestion se trouve à une adresse, il convient d’utiliser cette adresse de domiciliation pour l’entreprise.

Cette adresse administrative va figurer sur les différents documents de la société. Il peut s’agir notamment des statuts de la société, du KBIS, les contrats passés par la société, les factures, etc.

Attention : le siège social d’une société n’est pas nécessairement le lieu concret d’exploitation ou de production de l’entreprise et il se peut également qu’une entreprise possède différents lieux d’exploitation et exerce plusieurs activités commerciales. Néanmoins, une société ne peut avoir qu’un seul siège social. Il faut donc distinguer le siège social du lieu d’exploitation commercial, secondaire ou complémentaire d’une entreprise. 

Le changement d’adresse de la société 

Par changement d’adresse de l’entreprise, il s’agit d’une modification du siège social de la société. Dans ce cas, le changement d’adresse du siège social de la société implique le respect d’une procédure, à savoir la décision des associés prise en assemblée générale extraordinaire. Elle implique la mise à jour de l’extrait Kbis ainsi qu’une modification statutaire. 

Le changement de l’adresse personnelle du dirigeant 

La modification de l’adresse personnelle du représentant légal de la société (modifier l’adresse gérant kbis) va impliquer une mise à jour sur le Kbis de l’entreprise. Ce changement est nécessaire plus simple à effectuer qu’un transfert de siège social. 

Bon à savoir : lorsqu’une modification du Kbis intervient, il est important de déclarer ce changement auprès de l’administration dans le mois suivant cette modification. 

Attention : lorsque l’adresse du siège social de la société est identique à celle du domicile personnel du représentant légal, la modification est plus complexe. En effet, elle va impliquer un transfert de siège social de la société. 

La différence entre l’adresse du siège et l’adresse personnelle

Quelques éléments sur le Kbis

Si vous êtes entrepreneur, vous connaissez nécessairement l’existence du Kbis. En effet, on a du vous demander, à plusieurs reprises, de fournir cette pièce. Il s’agit en fait, de la pièce d’identité de votre entreprise. On y trouve toutes les informations relatives au capital, à l’objet, aux associés, etc. Généralement, un extrait Kbis est demandé par les fournisseurs ou par les constructeurs, à l’occasion de l’achat de marchandises ou pour réaliser, par exemple, un appel d’offre.

Si aucun changement n’est à notifier sur le Kbis, est-ce qu’il dispose d’une date de validité ? Ne vous y méprenez pas, l’extrait de Kbis n’a pas de durée de validité en soi. En effet, l’extrait est valable tant que les informations inscrites sont à jour. Toutefois, en pratique, les choses sont différentes. Il se peut que certaines administrations, voire même des professionnels, vous demandent un extrait de moins de 3 mois. Il est donc important de tenir à jour ce document.

 Distinguer l’adresse du siège social de l’adresse personnelle

Le siège social de la société est le lieu précisé dans les statuts d’une société, qui constitue son domicile et qui détermine la loi applicable et la nationalité de la société. Ainsi, lorsque vous décidez d’établir le siège de votre entreprise, celui-ci peut tout à fait être situé dans un lieu différent du lieu d’activité. Idem, en ce qui concerne l’adresse du gérant ou des associés.

Par ailleurs, vous pouvez décider d’identifier à la même adresse :

• le siège social : adresse où est domiciliée juridiquement la société. Elle permet de déterminer le tribunal de commerce compétent. Sur ce point, il existe une carte interactive sur le site d’infogreffe permettant de connaître le tribunal compétent en fonction du code postal ;
• le lieu d’exercice de l’activité ;
• le domicile personnel des associés / des dirigeants.

A propos de l’adresse du siège social, en tant que fondateur de votre société, vous pouvez simplement décider de le fixer au domicile du dirigeant de la société. Ceci étant dit, ce seront bien deux choses différentes sur le Kbis.

Néanmoins, pour toute modification, il faut procéder à un changement de siège social. Pour cela, il faudra effectuer un transfert du siège social (décision de transfert prise en assemblée générale).

Qu’en est-il alors pour l’adresse personnelle ? Est-ce que le déménagement d’un des dirigeants ou des associés, implique de réaliser des déclarations modificatives ?

L’adresse personnelle d’un des membres de la société

Compte tenu de ce que nous avons précédemment évoqué, l’adresse personnelle d’un membre de la société concerne bien son domicile personnel.

En parallèle, rappelons que depuis la loi Dutreil, il est tout à fait possible de placer le siège de sa société à l’adresse du domicile personnel. Toutefois, ce sont bien deux informations distinctes sur le Kbis.

Si dès lors, votre situation personnelle est amenée à changer, au niveau de l’adresse personnelle, peu importe la raison, ce qui compte finalement, ce sont les conséquences sur les différents documents liés aux dirigeants ou aux associés de la société.

L’obligation de mettre à jour l’adresse personnelle sur le Kbis

L’importance de changer d’adresse personnelle sur le Kbis

Dans un premier temps, rappelons que le Kbis doit être considéré comme la pièce d’identité de la société. Dès lors, lorsqu’un changement de situation personnelle a des conséquences sur le document, il faut entreprendre des démarches de modification le plus rapidement possible. Pourquoi ? Ne serait-ce que pour les répercussions que cela pourrait avoir sur le plan fiscal et/ou sur le plan administratif.

Il s’agira alors, de modifier les informations en fonction des personnes mentionnées sur le Kbis. En effet, rappelons que pour les SARL/EURL ou les SAS/SASU, ne figureront que les informations relatives aux dirigeants. Pourtant, on pourra parfaitement trouver dans les statuts de ces sociétés, le nom des associés.

A l’inverse, dans une SCI, les noms de tous les associés figureront sur le Kbis ainsi que dans les statuts. Et ce, malgré le fait qu’ils n’ont pas de fonctions de direction.

Conséquence de cette absence de mention sur le Kbis ? Il se peut que, par économie de temps et d’argent, certains dirigeants ne prennent pas la peine de changer d’adresse personnelle sur le Kbis de certains de leurs associés. Notamment dans le cadre d’une SARL ou d’une SAS. Il est vrai que les formalités de modification impliquent des frais. Néanmoins, vous pourriez vous retrouver paralyser dans certaines de vos démarches.

En théorie donc, tout changement de situation personnelle, si cela a des conséquences sur les statuts et le Kbis, devra être constaté sur le Kbis.

Notez également, que dès lors qu’un associé est déclaré comme étant bénéficiaire effectif, alors il faudra également modifier son adresse personnelle sur cette déclaration.

L’obligation de modifier ou non certains documents

Rédiger un procès verbal

En matière de modification d’adresse personnelle, sachez que la rédaction d’un procès verbal n’est pas nécessairement obligatoire. Le principe étant le suivant : une décision prise en assemblée générale est nécessaire dès que cela entraînera une modification des statuts. Sur ce point, n’oubliez pas de mentionner la date à laquelle le changement sera effectif.

Mettre à jour les statuts

Dans les sociétés pour lesquelles l’adresse des membres de la société est mentionnée, il faudra mettre à jour les statuts. En effet, même si l’on ne vient pas contrôler la mise à jour, n’oubliez pas que cela peut vous porter préjudice. Notamment au niveau des déclarations ou des démarches administratives ultérieures. Vous allez devoir donner votre extrait Kbis et là, il y aura une incohérence.

Rédiger une annonce légale

Faut-il rédiger une annonce légale lorsque vous décidez de changer d’adresse personnelle sur le Kbis ? La réponse est oui. En effet, lorsqu’il s’agit d’une modification de l’adresse personnelle d’un des dirigeants, il faudra réaliser cette annonce légale en précisant l’adresse, la ville et le code postal.

Inutile de réaliser une annonce pour les associés. Dans ce cas, en effet, vous serez libéré de ce genre de formalités administratives.

La procédure pour changer d’adresse personnelle sur le Kbis

Partant de tous ces éléments, voici la procédure, étape par étape pour changer d’adresse personnelle sur le Kbis.

La procédure étape par étape

Tout d’abord, en fonction de la forme de la société, il convient de réunir les associés en assemblée générale. En amont, cela permet de notifier au sein d’un procès verbal, ce changement dans la situation personnelle de l’un des associés.

Attention, toutefois, le fait de devoir faire constater ce changement d’adresse au sein d’un procès verbal ne sera nécessaire que si les statuts sont amenés à être modifiés. En effet, selon la forme de la société, il est possible de ne pas mentionner ce type d’information au sein même des statuts.

Quoi qu’il en soit, une fois l’assemblée terminée, un procès verbal d’assemblée général sera dressé, daté et signé. Le but : tenir informer les associés de ce changement, qui entraînera lui-même, la modification des statuts. Dès lors, il faudra procéder, à la suite de cette assemblée, à la modification des statuts selon les modifications.

Il ne s’agit pas du seul document à mettre à jour. En effet, un dernier document nécessite une mise à jour : la déclaration des bénéficiaires effectifs.

Pour mémoire, les bénéficiaires effectifs à déclarer sont exclusivement les personnes physiques qui :

• détiennent directement ou indirectement plus de 25 % du capital et/ou des droits de vote de l’entité,
• ou qui exercent par tout autre moyen un pouvoir de contrôle sur les organes d’administration.

Etant donné que l’adresse personnelle des associés inscrits figure sur le document, il faudra de ce fait, le mettre à jour. A défaut, la loi prévoit :

• 7 500€ d’amende ainsi qu’une peine pouvant aller jusqu’à 6 mois d’emprisonnement pour les personnes physiques ;
• 37 500€ d’amende pour les personnes morales.

Le dépôt au greffe

Le dossier à déposer au greffe du tribunal, doit être composé de la sorte :

• un exemplaire du procès verbal (si le changement entraîne la modification statutaire) ;
• les statuts mis à jour (si l’adresse personnelle des associés concernés par le changement est mentionnée) ;
• ma déclaration des bénéficiaires effectifs mis à jour (pour les associés concernés) ;
• inscription modificative dans un journal d’annonce légale si besoin (s’il faut changer d’adresse personnelle sur le Kbis pour les dirigeants seulement) ;
• un pouvoir au nom de la société donné aux personnes mandatées pour réaliser les formalités ;
• un justificatif du nouveau domicile ;
• un formulaire M3 (le formulaire M2 concerne la question du transfert de siège social).