La caisse enregistreuse est un outil de gestion et de contrôle des achats utilisé dans différents domaine et notamment dans la restauration. Inventée en 1879 par Ritty James, cet outil est devenu, de nos jours, quasiment indispensable dans les différentes activités commerciales puisqu’il permet de faciliter les opérations comptables quotidiennes et d’assurer la transparence des comptes de toute structure l’utilisant.
Dans cet article, LegalVision vous explique tout ce que vous devez savoir sur la caisse enregistreuse : définition, utilité, avantages, obligation légale ou non…
Sommaire
La caisse enregistreuse : c’est quoi ?
La caisse enregistreuse : est-ce obligatoire dans un restaurant ?
Les normes et réglementations pour les caisses enregistreuses
La caisse enregistreuse : c’est quoi ?
La caisse enregistreuse est un outil utilisé pour gérer la comptabilité dans différents domaines et structures : commerces, bars, restaurants, cafés….
On distingue principalement 3 types de caisse enregistreuse :
- électronique ;
- informatisée ;
- tactile.
La caisse enregistreuse présente de nombreux avantages. Tout d’abord, elle permet de réduire le temps d’encaissement et par conséquent d’éviter que de longues files d’attente se forment en caisse. Ainsi, en vous munissant d’une caisse enregistreuse moderne et performante, vous pouvez améliorer votre productivité et l’image de votre restaurant .
Par ailleurs, cet outil s’avère d’une grande utilité pour la création de tableaux de bord intégrant les chiffres clés de l’entreprise. Aussi, il permet, le suivi et la gestion des stocks du restaurant en temps réel. Il offre également la possibilité de suivre de près vos ventes et contrôler votre activité avec des statistiques détaillées. Enfin, la caisse enregistreuse facile la tenue d’une comptabilité et préserve la transparence des comptes de la structure l’utilisant.
La caisse enregistreuse : est-ce obligatoire dans un restaurant ?
Est-ce que la caisse enregistreuse est obligation dans un restaurant ? Il s’agit d’une question fréquemment posée. La réponse est simple : non, la caisse enregistreuse n’est pas obligatoire dans un restaurant.
En effet, en dépit de l’utilisation fréquente de cet outil, la loi n’impose pas l’utilisation de la caisse enregistreuse. Toutefois, il convient de préciser que compte tenu des diverses obligations fiscales qui incombent aux commerçants, l’utilisation de cet outil s’avère indispensable.
Par ailleurs, il convient de préciser que lorsque le montant d’une transaction est supérieur à 25 € TTC, la loi impose au commerçant de fournir un justificatif prenant souvent la forme d’une note. Cette dernière doit être éditée en deux exemplaires. En effet, un exemplaire doit être remis au client et le deuxième doit être sauvegardé par le commerçant pour sa comptabilité. Par conséquent, la caisse enregistreuse parait indispensable pour éditer ces notes.
Toutefois, le commerçant peut se contenter d’un carnet à souche. Il s’agit d’un carnet dont les feuilles sont en partie détachables, de façon à laisser un talon. Ainsi, le commerçant pourra décrire le détail de sa note sur deux feuilles en même temps. Toutefois, l’efficacité de cet outil est limitée dés lors que le restaurant à une importante clientèle.
Les normes et réglementations pour les caisses enregistreuses
Afin de lutter contre la fraude fiscale, la loi de finances impose à tous les commerçants et professionnels assujettis à la TVA utilisant un logiciel de caisse de se munir d’un logiciel certifié. En effet, plusieurs commerçants se munissaient de caisses dites permissives disposant d’un logiciel permettant des actions frauduleuses occultant ou modifiant une partie des recettes de la comptabilité officielle.
Ainsi, depuis le 1er janvier 2018, les commerçants et professionnels utilisant des logiciels de caisse doivent, conformément à l’obligation de certification :
- faire valider leur logiciel de caisse par un organisme certification,
- et obtenir une certification ou une attestation pour toute caisse enregistreuse électronique.
Aussi, le logiciel de caisse doit remplir des conditions :
- d’inaltérabilité : tout logiciel doit, en effet, enregistrer l’ensemble des données relatives aux transactions, les conserver et les rendre inaltérables ;
- de sécurisation : le logiciel doit aussi pouvoir sécuriser toutes les données et garantir la restitution des données de règlement dans leur état d’origine ;
- de conservation : il doit aussi prévoir une clôture qui doit intervenir à la fin d’une période au minimum annuelle ;
- d’archivage : enfin, le logiciel de clôture doit prévoir une période d’archivage. Celle-ci ne peut être inférieure à un délai de 6 ans.
La violation de cette obligation est sanctionnée par une amende de 7 500€, avec un délai de 60 jours pour s’équiper, sous peine de s’exposer à une nouvelle amende de 7 500€.
Bon à savoir :
Si vous projetez d’ouvrir un restaurant ou un bar, notre partenaire ALVEA à toutes les réponses à vos questions sur le stage obligatoire au permis d’exploitation d’un débit de boissons (licence 3, licence 4, licence restaurant….) et propose une formation d’excellence. Aussi, une formation HACCP est proposée en ligne.
