Tout ce que vous devez savoir sur le code NIC

Il existe un très grand nombre de moyens pour reconnaître une entreprise. En effet, cette dernière dispose de plusieurs codes permettant de l’identifier auprès des administrations. On peut notamment citer le numéro de TVA inter-communautaire, le code APE ou le numéro SIRET. Parmi ceux-ci, le plus important est sans doute le numéro SIRET. L’une des composantes de ce numéro est le code NIC. C’est ce code qui va permettre aux tiers et aux consommateurs de la société :

• d’identifier la provenance d’un produit ou d’un service,
• de savoir à quel endroit est situé l’établissement d’une entreprise.

Qu’est-ce qu’un code NIC ? Comment le trouver ? Comment l’obtenir et le modifier ? Aujourd’hui, LegalVision vous explique tout ce que vous devez savoir sur ce code particulier.

Sommaire :

I/ Qu’est-ce que le code NIC ?
II/ Comment trouver un code NIC ?
III/ Comment changer de code NIC ?

I/ Qu’est-ce que le code NIC ?

Le code NIC, tout comme le numéro de SIREN, de SIRET, le code APE, le numéro EORI, le numéro de TVA intracommunautaire, le numéro RCS, ou encore le RSEIRL (numéro d’immatriculation au registre spécial des EIRL) sont des numéros d’identification de sociétés qui ont différents objectifs. 

Toutefois, ils ont pour dénominateur commun d’être délivrés au moment de l’immatriculation ou de sa déclaration d’activité auprès d’un centre de formalité des entreprises (CFE). 

Le fait d’avoir un code d’identification comme un code NIC permet également de rassurer ses clients, car il est gage de crédibilité. Il témoigne de l’existence légale de la société. Le code NIC étant les cinq derniers chiffres du numéro de SIRET, il témoigne de son immatriculation. 

A) Les numéros SIRET et SIREN

1. Le numéro SIRET

Le numéro SIRET (Système d’Identification du Répertoire des ETablissements) est un code composé de 14 chiffres délivré par l’INSEE (Institut national de la statistique et des études économiques) lors de son immatriculation au Registre des Commerces et des Sociétés (RCS) ou à la Chambre des Métiers et de l’Artisanat.

Ce numéro SIRET résulte de l’adjonction du code SIREN et de l’un des codes NIC de l’entreprise. Une entreprise possède donc autant de numéros SIRET que de numéros NIC. En conséquence, tous les commerçants et artisans disposent d’au moins un numéro SIRET, un numéro SIREN et un numéro NIC.

Alors que le numéro de SIREN permet d’obtenir des informations publiques de nature juridique, administrative et financière d’une société. Le numéro de SIRET est un numéro qui doit apparaître obligatoirement sur certains documents transmis par l’entreprise, tels que la feuille de paie des salariés, formulaires administratifs, courriers, ou encore les documents commerciaux (contrats, devis,, etc.).  Le numéro de SIRET offre des informations de nature géographique dès lors qu’il est possible de connaître le lieu d’exercice d’un établissement qui compose une société. Vous devez mentionner le Siret sur la feuille de paie des salariés qui travaillent dans l’établissement concerné ou encore sur les factures de l’entreprise.

Vous avez besoin de créer un numéro de SIRET et SIREN lors de la constitution de votre société. 

Par conséquent, ces numéros vous seront attribués au moment de l’immatriculation de votre société (ou déclaration d’activité), sans que vous ayez à effectuer une démarche spécifique. Ces numéros vous seront attribués automatiquement dès que votre demande d’immatriculation est acceptée. 

Notre guide pour obtenir un numéro SIRET en ligne peut également vous intéresser.

Attention : le numéro de SIRET correspond à un numéro d’identification d’un établissement, ce qui a pour conséquence qu’une société peut posséder plusieurs numéros de SIRET lorsqu’elle possède plusieurs établissements (secondaires, par exemple). Dans ce cas de figure, la société va avoir un seul numéro de SIREN qui est commun et plusieurs numéros de SIRET.

2. Le numéro SIREN

Le numéro SIREN (Système Informatique pour le Répertoire des ENtreprises) est un autre numéro délivré par l’INSEE .  Il est composé de 9 chiffres. Ainsi, un code SIREN se présentera sous la forme suivante : 545 382 994.

Les huit premiers chiffres du numéro SIREN sont générés aléatoirement par un logiciel de l’INSEE. Le neuvième chiffre permet à l’INSEE de contrôler la validité du numéro grâce à un algorithme spécifique.

Le numéro SIREN ne changera jamais au cours de la vie de l’entreprise. En effet, ce numéro est attribué à l’entreprise et n’a donc pas vocation à évoluer. Cependant, une entreprise peut changer de numéro SIRET lorsqu’elle est sujette à une fusion absorption par sa société mère ou à une fusion création avec une entreprise tierce, en effet, dans ce cas l’entreprise disparaîtra d’un point de vue juridique. Elle reprendra alors le numéro SIRET de sa société mère ou obtiendra un nouveau numéro qui sera attribué à la société résultant de la fusion.

B) Le code NIC : un numéro permettant d’identifier un établissement

1. Définition du code NIC

Le Code NIC (Numéro Interne de Classement) est également un numéro attribué par l’INSEE. Il est la dernière partie du numéro SIRET (ses 5 derniers chiffres). En réalité, la plupart des entreprises disposeront de plusieurs numéros NIC. En effet, le numéro NIC sert à désigner et identifier un seul établissement et non une entreprise. Il permettra par exemple à un client de retrouver le site sur lequel a été produit un objet qui lui a été vendu.

Une société aura donc autant de numéro NIC et SIRET qu’elle a d’établissement. Autrement dit, lorsqu’une entreprise dispose de 4 établissements, elle a donc 4 codes NIC. 

Le numéro NIC est composé de 5 chiffres. Les quatre premiers permettent d’identifier chacun des établissements d’une entreprise.

Par exemple, une entreprise ayant trois établissements aura les numéros NIC, 0001X,  0002X et 0003X.

Le dernier numéro du code NIC est un chiffre qui permettra à l’administration de vérifier sa validité à travers un algorithme.

2. Définition juridique de l’établissement

D’un point de vue juridique, un établissement est un lieu physique dans lequel l’entreprise exerce une activité. L’activité exercée et le temps durant lequel l’entreprise exerce cette activité importe peu. Ainsi, si une entreprise dispose d’un entrepôt de stockage qu’elle n’utilise que de manière occasionnelle, elle devra tout de même demander un numéro NIC pour celui-ci. L’établissement peut donc être un local commercial, une usine de production ou un simple local utilisé pour domicilier son entreprise.

Attention : une entreprise qui exerce une activité uniquement par internet ou une activité nomade doit tout de même avoir un siège social et donc un numéro NIC.

Enfin, pour obtenir plus d’explications sur les différences entre le code SIRET, le code SIREN et le code NIC, n’hésitez pas à consulter notre article.

L’obligation de posséder un code NIC 

Dès lors qu’une société doit nécessairement posséder un numéro de SIRET qui lui même intègre un code NIC pour chacun de ses établissements, elle est donc dans l’obligation de posséder un code NIC. Lors de la création de l’établissement, ce code NIC est attribué dans le Système informatisé du répertoire national des entreprises et des établissements (Sirene). 

A noter qu’une société doit obligatoirement s’immatriculer pour avoir une existence légale. Cette immatriculation a pour conséquence d’attribuer automatiquement des numéros d’identification (SIREN, SIRET, APE, etc.). 

Il est donc obligatoire d’avoir un code NIC, qu’importe l’activité de la société et la durée de son existence. Une société a toujours un siège social quand bien même elle exercerait son activité uniquement en ligne. Par conséquent, elle possède toujours un code NIC. 

II/ Comment trouver un code NIC ?

A) Un numéro obligatoirement présent sur certains documents

En premier lieu, il convient de rappeler qu’une entreprise est dans l’obligation de mentionner son numéro SIRET sur chacune de ces factures. Or, puisque le numéro SIRET est en partie composé du code NIC, vous pourrez retrouver ce code en examinant les cinq derniers chiffres du numéro SIRET. Si l’entreprise dispose d’un site internet, elle sera également contrainte de mentionner ce numéro dans les mentions légales de ce site. Lorsqu’elle effectue des ventes sur ce site, elle devra mentionner celui-ci dans ses conditions générales de ventes.

Bon à savoir : à compter  du 1er janvier 2023, le Guichet unique, géré par l’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle), permettra aux entreprises, y compris les micro-entrepreneurs, de réaliser leurs formalités. Ce guichet unique permettra aux entreprises d’être directement enregistrées au registre national des entreprises (RNE), qui remplacera les CFE (Centre de formalité des entreprises) à partir du 1er janvier 2023.

B) Les autres méthodes pour trouver le code NIC

Si vous ne disposez pas d’une facture de l’entreprise et que cette dernière n’a pas de site internet, il existe des solution alternatives.

Vous pourrez tout d’abord trouver ce numéro sur le site Infogreffe. Pour cela, il vous suffira d’effectuer une recherche en utilisant le nom de l’entreprise. Cette démarche peut également être effectuée sur le site du BODACC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales).

Vous pouvez également trouver le numéro NIC d’une entreprise en contactant l’INSEE.

Enfin, certains sites privés spécialisés permettent également de retrouver ce numéro en mentionnant le nom de l’entreprise.

C) Quelles informations trouvées avec le code NIC

Le code NIC permet uniquement d’identifier un établissement d’une entreprise spécifique. En revanche, le numéro SIRET permet d’accéder à un grand nombre d’informations relatives à l’entreprise.

Comme précisé auparavant, le code NIC est systématiquement inclus dans le numéro SIRET. Ainsi, si vous connaissez le numéro NIC d’une entreprise, vous disposerez forcément de son numéro SIRET.

Ce dernier vous permettra d’effectuer une recherche sur le site Infogreffe ou la banque de données de l’INSEE et d’obtenir la fiche d’identité de l’entreprise. Cette fiche contiendra alors les informations suivantes :

• La dénomination sociale de l’entreprise ;
• L’adresse du siège de l’entreprise ;
• Sa forme juridique ;
• Son capital social ;
• La date de son immatriculation au RCS ;
• Le code APE de la société ;
• Son ou ses dirigeants ;
• Le cas échéant, son commissaire aux comptes titulaires et éventuellement son commissaire aux comptes suppléant.

Via le site infogreffe, vous pourrez également commander les statuts de l’entreprise ou les derniers documents légaux publiés de celle-ci. Toutefois, cette commande sera payante et ne présente généralement que peu d’utilité.

Par ailleurs, si vous souhaitez ²obtenir de plus amples informations sur la méthode pour trouver votre code SIRET, consulter notre article dédié à ce sujet.

III/ Comment changer de code NIC ?

Une entreprise conservera assez rarement un même code NIC tout au long de son activité. En effet, l’entreprise devra demander un nouveau code dès lors qu’elle :

• Transfère son siège social.
• Transfère l’un de ses établissements
• Ouvre un nouvel établissement.

La modification du numéro NIC entraîne nécessairement un changement de numéro de SIRET.

A) La demande d’un nouveau numéro NIC suivant l’ouverture d’un nouvel établissement

Pour obtenir un nouveau numéro SIRET et un nouveau code NIC, il faudra déclarer votre nouvel établissement au greffe du tribunal de commerce.

Si l’entreprise exerce sous une forme sociétale, elle devra alors effectuer cette déclaration en adressant un formulaire M2 au greffe du tribunal de commerce. Lorsqu’elle exerce son activité sous forme d’entreprise individuelle, elle devra envoyer un formulaire P2 CMB ou P2 PL (selon l’activité exercée)

Ce formulaire devra être accompagné d’un ensemble de pièces justificatives. Les pièces exigées dépendront de la manière dont le nouvel établissement a été acquis.

Si le nouvel établissement est issu de l’achat ou de l’apport d’un fond de commerce :

• Une copie de l’acte d’achat ou d’apport ;
• Un justificatif de bail si le local commercial n’est pas détenu par l’entreprise déclarante ;
• Une copie de l’attestation de parution dans un journal d’annonces légales ;
• Si un avis a été publié au BODAAC, la copie de cet avis.

Si le nouvel établissement est issu d’une fusion entre deux entreprises

• Une copie du traité de fusion comportant la jouissance du local.

Si le nouvel établissement est issu d’une location gérance

• Une copie du contrat de location gérance ;
• Si le contrat ne comporte pas de droit au bail, une copie du justificatif du local ;
• Une copie de l’attestation de parution dans un journal d’annonces légales.

Enfin, si la déclaration n’est pas effectuée par le représentant légal de la société, il faudra également envoyer une copie du pouvoir conféré par le représentant légal.

Pour plus de simplicité, cette déclaration peut être effectuée sur le site Infogreffe.

Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur ce sujet, n’hésitez pas à consulter notre article relatif à la procédure du changement de numéro SIRET.

B) La demande d’un nouveau numéro NIC en cas de transfert de siège social

En cas de transfert de siège social, une procédure supplémentaire est nécessaire.

Il faudra tout d’abord décider du transfert de siège social. Cette décision doit être prise par :

• Le dirigeant de l’entreprise dans les micro-entreprises ou les EIRL ;
• Ou bien, l’associé unique de la société unique dans les sociétés unipersonnelles ;
• Ou encore, l’assemblée générale extraordinaire dans les autres types de société.

Une fois la décision prise, il faudra publier une annonce légale de transfert de siège social. Pour plus de renseignements sur les informations à inclure dans cette annonce, consultez sans plus attendre notre article.

Lorsque l’annonce aura été publiée, vous devrez envoyer un dossier de transfert de siège social au tribunal de commerce.

Ce dossier devra inclure :

• Un formulaire M2 ,P2 CMB ou P2 PL ;
• Une copie des statuts de la société ;
• L’attestation de parution dans un journal d’annonces légales ;
• Un Procès Verbal de l’Assemblée générale ou de la décision de transfert de siège social ;
• Si besoin un pouvoir du dirigeant de l’entreprise ou de la société.

Enfin, ce n’est qu’une fois toutes ces démarches réalisées que l’INSEE vous enverra votre nouveau numéro NIC.

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