Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?

Un logiciel de gestion de paie est bien plus qu’un simple outil d’édition de bulletins. C’est une solution complète qui automatise l’ensemble du processus de paie, de la collecte des variables jusqu’aux déclarations sociales, en passant par le versement des salaires.

Cette solution répond à un besoin croissant des entreprises de gagner en efficacité tout en garantissant une conformité totale avec la législation en vigueur. Le logiciel de la paie intègre ainsi automatiquement les évolutions réglementaires, permettant aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Quelles sont les fonctionnalités clé pour un logiciel de paie ?

Une automatisation intelligente

L’automatisation représente aujourd’hui le cœur d’un logiciel de paie en ligne performant. Elle doit couvrir l’ensemble du processus : de la génération des bulletins de paie à la transmission des déclarations sociales.

Concernant la génération des bulletins de paie, celle-ci s’effectue en temps réel, intégrant automatiquement toutes les variables : congés, absences, primes ou heures supplémentaires. Cette automatisation garantit non seulement un gain de temps considérable, mais également une fiabilité accrue des calculs.

💡 Bon à savoir : avec un logiciel, fiche de paie et déclarations sociales sont traités de manière synchronisée, réduisant considérablement les risques d’erreur.

Grâce à l’automatisation, les déclarations sociales sont entièrement prises en charge par le système. DSN mensuelle, DSN événementielle, attestations diverses : tout est généré et transmis automatiquement aux organismes concernés, dans le respect des délais légaux.

Une interface collaborative pour plus d’efficacité

Un logiciel pour fiche de paie doit faciliter les échanges entre tous les acteurs de l’entreprise. Les managers peuvent valider les éléments variables de leurs équipes, les salariés accèdent à leurs documents, et les équipes RH disposent d’une vision globale de l’activité.

Quels sont les avantages d’un logiciel de paie ?

Une accessibilité maximale

Le logiciel de paie en ligne offre une flexibilité inégalée dans la gestion quotidienne. Accessible 24/7 depuis n’importe quel appareil connecté, il permet une réactivité optimale face aux besoins du quotidien. Les mises à jour sont automatiques, garantissant une conformité permanente avec la législation en vigueur.

Une sécurité renforcée

La sécurité des données est une priorité absolue. Les solutions de gestion de paie en ligne offrent des niveaux de protection élevés avec :

• le chiffrement des données : toutes les informations sont cryptées selon les normes les plus strictes, aussi bien pendant leur transmission que leur stockage.
• l’authentification forte : l’accès au logiciel est sécurisé par une double authentification et/ou des connexions personnalisées pour chaque utilisateur, renforçant ainsi la sécurité globale du système.
• les sauvegardes automatiques : les données sont sauvegardées en temps réel et répliquées sur plusieurs serveurs sécurisés pour garantir leur conservation, mais aussi leur disponibilité permanente en cas d’incident.
• l’hébergement sécurisé en France : le choix d’un hébergement sur le territoire français assure la conformité avec le RGPD et les normes européennes de protection des données.

Les logiciels de paie actuels offrent donc généralement un haut niveau de sécurité, grâce à des investissements constants en cybersécurité et des mises à jour régulières des protocoles de protection.

Quel logiciel de paie correspond à votre entreprise ?

Pour les entrepreneurs : la pédagogie en premier

Lorsqu’on lance son entreprise, la gestion de la paie peut sembler complexe et intimidante. Entre les obligations légales, les calculs de cotisations et les déclarations sociales, les créateurs d’entreprise ont besoin d’un logiciel de paie qui les guide pas à pas, sans jargon technique.

L’interface doit être ultra-intuitive, avec des explications claires à chaque étape. Plus qu’un simple outil, c’est un véritable accompagnement qui est nécessaire pour sécuriser ses premiers pas dans la gestion de la paie. Les points essentiels à privilégier comprennent :

• un accompagnement renforcé lors de la création des premiers bulletins ;
• des tutoriels intégrés qui démystifient les concepts de la paie ;
• des alertes automatiques sur les échéances importantes.

Pour les TPE : la simplicité avant tout

Les petites structures ont besoin d’un logiciel gestionnaire de paie simple et intuitif, qui leur permette de gérer efficacement leur paie sans devenir expert. La solution doit être rapidement opérationnelle, avec une prise en main en quelques heures seulement.

L’accompagnement personnalisé est crucial pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Les fonctionnalités essentielles doivent être parfaitement maîtrisées, de l’édition automatique des bulletins à la gestion des congés, en passant par les déclarations sociales simplifiées. L’accent est ainsi mis sur :

• l’automatisation des tâches récurrentes pour gagner du temps ;
• la sécurisation des processus de paie et des données sensibles ;
• un espace collaborateur intuitif pour faciliter la gestion quotidienne.

Pour les PME : une solution qui grandit avec vous

Les entreprises en croissance ont besoin d’une solution évolutive, capable de s’adapter à chaque nouvelle étape de leur développement. Il est crucial de ne pas avoir à changer d’outil au fil de sa croissance. Le logiciel de paie doit donc anticiper les besoins futurs tout en restant simple d’utilisation.

Le reporting avancé permet un meilleur pilotage grâce à des tableaux de bord et des exports de données personnalisables, tout en offrant une vision claire des coûts par service ou par projet.

Les fonctionnalités avancées indispensables incluent :

• des workflows adaptables avec une gestion fine et fiable des droits ;
• des intégrations poussées avec l’écosystème RH existant ;
• des automatisations avancées pour gagner en productivité.

Quelles erreurs éviter dans le choix de votre logiciel de paie ?

La tentation du gratuit

Si certains éditeurs proposent des versions gratuites de leur logiciel de paie, cette option présente des risques majeurs :

• une conformité non garantie ;
• des fonctionnalités limitées ;
• un support inexistant ;
• une sécurité des données compromise, etc.

Veillez à choisir une solution accessible qui rentre dans votre budget, sans pour autant compromettre la sécurité et la conformité de votre gestion de paie. Un investissement raisonné dans un logiciel de paie fiable est toujours plus économique que les conséquences potentielles d’une solution gratuite défaillante.

Le manque d’accompagnement

L’accompagnement est souvent le parent pauvre des solutions de paie, alors qu’il s’agit d’un élément crucial pour une gestion sereine. Au-delà du logiciel lui-même, c’est la qualité du support qui fera la différence au quotidien. Un bon éditeur doit non seulement former ses utilisateurs initialement, mais aussi les accompagner dans la durée avec une expertise paie accessible et réactive.

La formation initiale doit être approfondie pour permettre une réelle autonomie. Mais c’est surtout l’accompagnement continu qui compte : support technique réactif, expertise paie disponible pour les cas complexes, et veille réglementaire proactive pour anticiper les changements. Sans cet accompagnement, même le meilleur logiciel peut devenir source de stress et d’erreurs.

Le piège de la solution figée

Un point souvent négligé dans le choix d’un logiciel de paie est sa capacité à évoluer avec les besoins de l’entreprise et les avancées technologiques. Une solution qui semble adaptée aujourd’hui peut rapidement devenir obsolète si elle n’est pas régulièrement mise à jour et enrichie de nouvelles fonctionnalités.

L’évolutivité technique se manifeste à plusieurs niveaux : mises à jour régulières de l’interface, nouvelles fonctionnalités répondant aux besoins émergents, et surtout, capacité à s’intégrer avec un écosystème d’outils en constante évolution. Un logiciel qui ne propose pas d’API ou d’intégrations avec les autres outils de l’entreprise (SIRH, comptabilité, planning…) risque de créer des silos d’information et de multiplier les saisies manuelles.

Comment évaluer la fiabilité d’un logiciel de paie ?

La fiabilité d’un logiciel de paie ne se résume pas à ses fonctionnalités techniques. Elle repose sur plusieurs piliers fondamentaux qui garantissent une solution pérenne et sécurisée. L’expertise paie de l’éditeur doit être solide et démontrée par une longue expérience dans le domaine. Les références clients dans votre secteur d’activité sont également un indicateur précieux de cette expertise.

Au-delà de la technologie, la conformité réglementaire est cruciale. La certification ISO 27001 est devenue un standard incontournable, garantissant le plus haut niveau de sécurité pour vos données sensibles. Votre solution doit également assurer un hébergement des données en France et un chiffrement de bout en bout, conformément aux exigences du RGPD.

Quel retour sur investissement attendre d’un logiciel de paie ?

L’investissement dans un logiciel de paie génère des bénéfices mesurables. D’après une étude Total Economic Impact™ commandée par PayFit et réalisée par l’institut Forrester en 2022, une entreprise de 5 collaborateurs peut réaliser des économies significatives. L’étude montre notamment une réduction de 90 % du temps consacré à la paie chaque mois.

Ces gains de productivité se traduisent par :

• une automatisation des tâches chronophages ;
• une réduction des erreurs de saisie ;
• un meilleur suivi des déclarations sociales ;
• un pilotage facilité de la masse salariale.

Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l’accompagnement des collaborateurs ou le développement de nouveaux projets RH.

En conclusion, le choix d’un logiciel de paie est un investissement stratégique qui impacte directement la performance de votre entreprise. Au-delà des fonctionnalités techniques, privilégiez une solution qui combine expertise paie, accompagnement de qualité et capacité d’évolution.

L’automatisation, la conformité garantie et l’amélioration continue de l’expérience utilisateur sont les piliers d’une solution performante qui vous permettra de transformer la contrainte de la paie en véritable opportunité de création de valeur.

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Avant tout, il faut savoir que la comptabilité de trésorerie est l’une des deux méthodes de gestion de la comptabilité, avec la comptabilité d’engagement.

La comptabilité de trésorerie consiste à enregistrer les opérations d’une entreprise selon ses flux financiers.

En effet, la comptabilité de trésorerie est basée sur les encaissements et les décaissements. Les créances et les dettes sont constatées à la date de clôture de l’exercice comptable. Il faut donc faire la différence avec la comptabilité d’engagement dans laquelle sont comptabilisées les recettes et les dettes sans prendre en compte le fait que celles-ci aient fait l’objet d’un encaissement ou d’un décaissement. Dans la comptabilité de trésorerie, seuls les mouvements ayant généré un flux financier sont comptabilisés.

Dans cet article, LegalVision met à votre service son expertise juridique pour savoir comment cela fonctionne. Vous trouverez ci-dessous un résumé des points essentiels à retenir :

I/ Principe de la comptabilité de trésorerie

II/ Comment tenir sa comptabilité de trésorerie?

III/ Quelles sont les entreprises concernées par la comptabilité de trésorerie?

IV/ Les avantages et les inconvénients de la comptabilité de trésorerie

Principe de la comptabilité de trésorerie

La comptabilité de trésorerie consiste à enregistrer les encaissements (entrée d’argent) et décaissements (sortie d’argent) dans les livres de trésorerie en cours d’exercice comptable. Ainsi, la comptabilité de trésorerie enregistre uniquement les flux financiers de l’entreprise. Et c’est au moment de la clôture de l’exercice que les créances et les dettes sont constatées.

En cela, elle diffère de la comptabilité d’engagement qui enregistre les opérations au moment de la naissance de la créance ou de la dette.

À la clôture de l’exercice comptable les créances et les dettes sont enregistrées en comptabilité. C’est le cas par exemple des factures de dépenses non payées à la date de clôture de l’exercice.

Comment tenir sa comptabilité de trésorerie ?

Tous les mois, les achats et les ventes doivent être classés de manière chronologique derrière le relevé bancaire concerné. Ainsi, ce sont les relevés bancaires qui servent de point de départ à l’enregistrement d’une opération. Il faut distinguer l’enregistrement des charges de l’enregistrement d’un produit.

• L’enregistrement des charges: ces charges peuvent correspondre aux achats de matériel, au loyer, etc. Elles sont comptabilisées au moment du décaissement. Ainsi, c’est la date de paiement qui sera prise en compte pour saisir l’écriture.
• L’enregistrement d’un produit : ici, les produits sont saisis à la date de l’encaissement du client. En effet, c’est la date de réception du paiement qui est prise en compte.

Par exemple:

Une entreprise réalise un achat le 15 septembre mais ne procède au paiement qu’au 10 octobre, l’opération d’achat ne sera enregistrée que le 10 octobre. Le même raisonnement s’applique aux ventes, qui ne seront enregistrées qu’au moment de leur paiement par les clients.

Le recours à un expert-comptable peut se révéler être nécessaire pour tenir une comptabilité de trésorerie. Mais il est également possible de faire sa comptabilité soi-même.

Tenir la comptabilité de trésorerie:

Les pièces comptables doivent être classées (ainsi, la première page devrait correspondre au relevé papier transmis par la banque et les pages suivantes correspondre aux justificatifs classés chronologiquement).

Enfin, il faut saisir toutes les opérations figurant sur le relevé bancaire dans un logiciel de comptabilité.

En fin d’exercice :

Si l’entreprise relève du régime des BNC ou des auto-entrepreneurs, seuls les encaissements et décaissement seront pris en compte pour établir le bilan.

Pour les autres entreprises, des écritures de régularisations devront être passées en fin d’exercice (par exemple, les produits à recevoir, les dettes non réglées, les créances non encaissées…). En effet, pour ces entreprises, les règles de la comptabilité d’engagement devront être appliquées à la clôture de l’exercice.

Quelles sont les entreprises concernées?

La comptabilité de trésorerie peut être tenue par les entreprises relevant des BNC (c’est à dire les professionnels pratiquant une activité non commerciale s’ils choisissent une structure soumise à l’impôt sur le revenu) et certaines entreprises relevant des BIC (bénéfices industriels et commerciaux) ne dépassant pas un certain seuil (c’est ainsi le cas des entreprises soumises au régime réel simplifié, dont le chiffre d’affaires hors taxes ne doit pas dépasser un certain seuil).

Notons que la comptabilité est également obligatoire pour les professions libérales. Mais ici, l’étendue des obligations comptables diffère selon le régime fiscal choisi ainsi que la structure choisie pour exercer l’activité professionnelle.

En outre, la comptabilité de trésorerie peut s’avérer utile pour les petites entreprises leur permettant ainsi de faire des économies.

 IV/ Les avantages et les inconvénients de la comptabilité de trésorerie

Quels sont les avantages d’une comptabilité de trésorerie?

La comptabilité de trésorerie permet un gain de temps dans la saisie des opérations. En effet, tenir une comptabilité de trésorerie est relativement simple, il ne faut effectuer qu’un seul enregistrement pour chaque opération.

Elle permet également un classement simplifié des documents (les factures sont derrière le relevé bancaire) et cela peut entrainer une baisse des honoraires comptables.

Seuls les encaissements et les décaissements sont pris en compte dans la comptabilité de trésorerie, ainsi, certaines dépenses réalisées peuvent ne pas être prises en compte.  Dès lors, elles ne permettront pas de de réduire l’imposition de l’entreprise concernée. Ainsi, le compte de résultat et le bilan peuvent ne pas donner une image fidèle de l’exercice car certaines opérations n’y apparaitront pas.

Par ailleurs, la gestion fiscale peut en être affectée  lorsque l’entreprise doit établir des déclarations mensuelles de TVA et qu’elle doit déclarer ses opérations par rapport à la date de facture.

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Qu’est ce qu’on entend par convention de gestion de trésorerie ?

Les modalités fonctionnement de la convention de gestion de trésorerie

Qu’est ce qu’on entend par convention de gestion de trésorerie ?

Avant de voir le fonctionnement de la convention de trésorerie, il est important de le définir et de poser son fondement juridique.

Définition de la convention de gestion de trésorerie

Après la création d’une entreprise, les entités composantes un groupe de sociétés ont souvent besoin de financement pour se développer. Dans un souci de maîtriser les flux financiers et de prévenir les risques d’anarchie, il est généralement conseillé de procéder à la centralisation des mouvements de trésorerie. En d’autres termes, c’est un moyen de contrôler les liquidités.

Un tel procédé doit se formaliser par la conclusion d’une convention, en l’occurrence la convention de gestion de trésorerie connue également sous le nom de convention d’omnium.  La convention de gestion de trésorerie peut ainsi être définie comme un contrat par lequel les membres d’un groupe de sociétés décident de centraliser, au sein une société de pivot, les mouvements de trésorerie.

Le fondement juridique de la convention de trésorerie

Si par principe, les banques ont le monopole sur les avances des entreprises selon le code bancaire. En revanche, le code monétaire fait échapper à ce monopole les opérations de trésorerie entre une société et d’autres sociétés ayant avec elles directement ou indirectement des liens.

Ces  liens de capital conférant, ensuite, à l’une des entreprises liées, un pouvoir de contrôle effectif sur les autres. En d’autres termes, l’une des sociétés du groupe ou la société mère doit ainsi avoir un pouvoir de contrôle effectif sur les autres.

Les modalités de rédaction d’une convention de trésorerie

La rédaction de la convention bénéficie de la liberté contractuelle. Cependant, en tant que convention de trésorerie, des éléments obligatoires doivent y figurer. Ces derniers vont permettre d’organiser les modalités de fonctionnement à l’intérieur du groupe. Ainsi, la convention doit contenir :

• L’identification des parties, c’est-à-dire les entités du groupe unies par un lien capitalistique leur permettant de former  un groupe ;
• L’objet de la convention : il faut préciser expressément que le contrat est une convention de trésorerie ;
• Les modalités de fonctionnement : la convention doit détailler le fonctionnement des flux financiers à l’intérieur du groupe ;
• La rémunération : les méthodes de calculs des avances consenties doivent y être précisées dans la convention ;
• La durée de la convention ;
• Les effets de l’entrée ou de la sortie d’une société ;
• L’indépendance des différentes sociétés ;
• Les modalités de résolution des litiges.

D’autres points peuvent être ajoutés selon la convenance des parties. Il est conseillé au dirigeant de soumettre la convention à la procédure des conventions réglementées.

Les modalités fonctionnement de la convention de gestion de trésorerie

Pour comprendre le fonctionnement de la convention de gestion de trésorerie, il faut voir en détail les différentes options à la disposition du groupe de sociétés ; ensuite, jeter un coup d’œil sur ses avantages et ses inconvénients.

Les modalités de fonctionnement de la convention de gestion de trésorerie

Les sociétés dans une convention de gestion ont la possibilité de formaliser la liaison et la gestion de leur trésorerie de différentes façons. En premier, ils pourront choisir l’option des flux directs, c’est-à-dire des mouvements directs entre les sociétés. Cela offre la possibilité d’assurer les opérations d’encaissement et de décaissement avec les dettes et les créances.

Le plus fréquemment utilisé est l’option de la responsabilisation d’une société tampon. Elle se fait par la constitution d’un système centralisé représenté par une société pivot. Cette société aura pour rôle de gérer la trésorerie.

Selon l’option choisie, il y aura 2 types de liens sur le plan juridique. Dans le premier cas, chaque société concernée disposera d’un compte courant créditeur ou débiteur. Contrairement à cela, dans le second cas, ce sera un compte courant d’associés.

Les missions de la société pivot

Une société pivot peut être définie comme étant la société mandatée par les autres sociétés pour gérer la trésorerie du groupe. Ses missions consistent donc à :

• Identifier les besoins financiers des sociétés du groupe ;
• Prendre en charge l’optimisation des excédents de trésoreries ;
• Se charger des prêts intragroupes ;
• Comptabiliser et suivre les opérations financières ;
• Rémunérer les avances de trésorerie ;
• Enfin, charger des systèmes de placement avec des établissements financiers externes.

Les avantages liés à la mise en place d’une convention de gestion de trésorerie

Dans la pratique, il existe plusieurs avantages à mettre en place une convention de gestion de trésorerie.

Primo, c’est une méthode qui va favoriser l’optimisation de la gestion financière. En effet, dans la plupart des cas de groupe de sociétés, les résultats des uns leur permettent de dégager des excédents. Alors que d’autres sociétés auront besoin de trésorerie, la notion de groupe va permettre de mettre ensemble la gestion de trésorerie pour une meilleure efficacité.

Secundo, la convention d’omnium joue un rôle important dans l’optimisation fiscale :

• Flexibilité de la gestion du groupe en limitant les risques fiscaux ;
• Facilite la création de filiales pour une société en plein développement ;
• Limite les risques d’abus de bien sociaux ou tout autres pratiques illicites ;
• Réduit les risques de confusion de patrimoine lorsqu’une filiale est en cessation de paiement ;
• Limite les situations d’abus de majorités des dirigeants du groupe.

Le caractère légal et formel permet de rendre la convention opposable à l’administration fiscale.

Les inconvénients de la convention de gestion de trésorerie

Mettre en place une convention de gestion  trésorerie peut être à l’origine de certains risques. Le premier étant la perte d’autonomie des filiales. Une entreprise présentant de façon récurrente des déficits de trésorerie pourrait demeurer sous un assistanat constant de la société pivot.

Ensuite, la convention peut aussi être à l’origine de la perte de personnalité juridique des filiales. Il est donc important que l’accord de confidentialité soit en adéquation avec l’objet social de chaque société du groupe. L’objectif étant de limiter les tensions.

Enfin, les tentations d’abus de pouvoir sur le plan juridique sont nombreuses. En effet, les avances des trésoreries peuvent faire l’objet d’acte anormal de gestion qui devra être relevé et faire l’objet d’un redressement en cas de contrôle fiscal.

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Qu’entend-on réellement par comptabilité d’engagement ?

Les entreprises concernées par la comptabilité d’engagement

  Les avantages et inconvénients de la comptabilité d’engagement

Qu’entend-on réellement par  comptabilité d’engagement ?

Avant de voir les entreprises concernées par la comptabilité d’engagement, il est important de poser une définition.

Définition de la comptabilité d’engagement

La comptabilité d’engagement est connue aussi sous le nom de comptabilité sur les débits. Elle tient compte du moment où quelqu’un s’engage à payer une somme d’argent. C’est le fait générateur. Les opérations financières, les créances et les dettes non payées peuvent être comptabilisées avec la comptabilité sur les débits. Un second enregistrement est donc nécessaire lors du paiement effectif.

Contrairement à cela, pour la comptabilité de trésorerie, seuls les flux financiers peuvent être enregistrés en comptabilité. Ainsi, les dettes et les créances doivent être réellement encaissées ou payées, car seuls les flux de trésorerie sont pris en compte.

Si la comptabilité de trésorerie est très simple, la comptabilité d’engagement l’est beaucoup moins. Cependant, elle permet un pilotage plus fin de l’activité.

La comptabilité d’engagement consiste à enregistrer plusieurs opérations. Par exemple, les factures d’achat et de vente enregistrée le jour de l’émission, les salaires et les charges sociales chaque fin du mois. Pour la TVA, la périodicité va dépendre de la législation en vigueur.

Comment tenir une comptabilité d’engagement?

Il faut rappeler que la comptabilité d’engagement est caractérisée par une saisie en deux temps des flux financiers de l’entreprise. Dans un premier temps, il faut enregistrer les pièces comptables à leur date de facturation dans le journal des achats ou des ventes.

Ensuite, dans un second temps, il faut saisir les paiements ou les encaissements dans le journal de la trésorerie. Pour les experts comptables, l’enregistrement des opérations se fait au moment où  les recettes sont acquises  et les  dettes à la clôture sont engagées.

Pour l’enregistrement des achats, en opposition avec la méthode de la comptabilité de trésorerie, lorsque l’entreprise reçoit une facture d’achat d’un fournisseur, elle doit l’enregistrer dans le journal des achats au moment où l’entreprise engage une action d’achat. Une seconde écriture constatera le décaissement, dans le journal de banque ou le journal de caisse.

Pour les recettes, par exemple après la réalisation de la vente, une facture sera envoyée au client. Quant à la saisie, elle se fera sur le journal des ventes à la date de la facture. Pour la seconde saisie, elle se fera dans le journal de trésorerie au moment de l’encaissement.

Les entreprises concernées par la comptabilité d’engagement

La tenue de la comptabilité d’engagement est obligatoire pour des entreprises commerciales et libérales.

Les entreprises commerciales ou civiles  soumises à la comptabilité d’engagement

En principe, la comptabilité d’engagement s’applique de plein droit aux sociétés, contrairement à la comptabilité de trésorerie qui est l’exception.

Les sociétés commerciales SARL et  entreprises individuelles, EURL ou SASU, ont l’obligation de tenir une comptabilité d’engagement lorsqu’elles sont soumises à l’impôt sur les sociétés ou à l’import sur les revenus.

Pour les entreprises à responsabilité limitée (EIRL), ce sont les entreprises soumises  au BIC ou (bénéfices industriels et commerciaux) qui doivent tenir une comptabilité de débits. Les entreprises individuelles n’ayant pas dépassé le chiffre d’affaires prévu par le code de commerce peuvent choisir la comptabilité de trésorerie. Ce seuil dépend du type d’activité exercée.

Quant aux sociétés civiles ayant choisi  l’impôt sur les sociétés ou les bénéfices industriels et commerciaux au même titre que les entreprises commerciales, elles doivent utiliser la méthode de la comptabilité d’engagement. Les sociétés civiles non soumises au BIC, en particulier les sociétés civiles immobilières, ne peuvent pas se soustraire à l’utilisation d’une comptabilité d’engagement. Les dispositions des statuts peuvent expressément choisir la comptabilité de débits pour élaborer les comptes annuels de l’entreprise.

Les autres personnes morale ou physique soumises à la comptabilité d’engagement

La comptabilité d’engagement est autorisée pour les associations lorsque les subventions dépassent 153.000 euros  et qu’elle est reconnue d’utilité publique.

Les comités d’entreprises dépassant également ce montant sont assimilés à des sociétés commerciales et soumis à l’obligation comptable.

Enfin, les professions libérales ayant des bénéfices non commerciaux (BNC) peuvent ou non opter pour cette comptabilité selon leurs besoins.

  Les avantages et inconvénients de la comptabilité d’engagement

Comme la plupart des systèmes comptable, la comptabilité d’engagement présente à la fois des avantages et des inconvénients.

Les avantages de la comptabilité d’engagement

La comptabilité d’engagement est un outil de gestion efficace des créances et des dettes dans une entreprise. En effet, elle permet d’obtenir une vision globale de la situation financière de l’entreprise à la clôture de l exercice. En pratique, vous aurez la possibilité d’enregistrer une opération alors même que le flux financier n’a pas lieu. Cela fait office de planning de suivi. Un rapprochement entre les comptes de l’entreprise et le relevé bancaire sera donc plus facile.

Contrairement à la comptabilité de trésorerie, plus contraignante au niveau des mouvements de fonds, avec la compatibilité sur les débits on dispose de plus de temps durant l’exercice comptable. En effet, il y a plus de mouvements à enregistrer. Ainsi, au lieu de ne comptabiliser qu’une seule opération pour un achat ou une vente, il conviendra d’en enregistrer deux : la facture d’achat ou de vente, puis son règlement.

Pour les sociétés commerciales, opter pour une comptabilité de débits permet de suivre avec précisions les créances de chaque client et d’anticiper les dettes des fournisseurs. Cette comptabilité vous permet d’éditer à tout moment différents états pour suivre vos comptes tiers : balances clients et fournisseurs. Trouver rapidement les clients en retard de paiement dans les livres comptables va permettre à l’entreprise d’avoir des rentrées d’argent de façon permanente. Enfin, elle permet également d’établir des budgets de trésorerie sur une courte période et de suivre les en-cours de client et fournisseur.

Les inconvénients de la comptabilité d’engagement

Le premier inconvénient de la comptabilité d’engagement est que sa tenue demande plus de temps qu’une comptabilité de trésorerie. La raison est qu’il y a plus de mouvements à enregistrer. Au niveau pratique, la tenue d’une écriture double est souvent difficile et peut ralentir les flux de trésorerie. En effet, au lieu de ne comptabiliser qu’une seule opération pour un achat ou une vente, il conviendra d’en enregistrer deux : la facture d’achat ou de vente, puis son règlement. C’est un problème pour une microentreprise qui n’aura pas les moyens d’engager un expert comptable. Au contraire, d’une comptabilité de trésorerie dont l’utilisation d’un logiciel est suffisante avec l’intégration automatique des opérations bancaires.

Elle demande l’établissement d’états qui ne sont pas systématiques en comptabilité de trésorerie, comme l’état des relevés bancaires. Ce rapprochement de banque  vérifie la cohérence entre le solde du compte de banque présent dans votre comptabilité  et le solde provenant du relevé fourni par votre établissement bancaire.

Par rapport au temps, à la fin de chaque exercice vous devez passer une seconde écriture obligatoire sur de nombreuses opérations, par exemple :

• Les factures fournisseurs non encore parvenus pour des raisons diverses ;
• Les traites non encore encaissées ;
• Les produits constatés d’avance ou les charges constatées d’avance ;
• Les produits à recevoir ou les clients pour lesquels le travail a été effectué, etc.

Pour conclure, la comptabilité de trésorerie est une alternative pour les entreprises relevant des BIC. Leur  chiffre d’affaires ne doivent pas dépasser certains seuils définis par l’administration fiscale. Elle est plus simple et rapide. De plus, la tenue du journal comptable ne nécessite pas de nombreuses écritures. Les enregistrements dans le journal comptable correspondent aux mouvements du relevé bancaire et éventuellement du livre de caisse.

En d’autres termes, la comptabilité d’engagement est réservée aux entreprises ayant un important chiffre d’affaires et une activité en pleine extension.

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Les  types d’amortissement : principes

L’amortissement linéaire : modalités et avantages

La méthode d’amortissement dégressif : utilisation et atouts

Les autres types d’amortissement

Les types d’amortissement : principes

Avant d’étudier les types d’amortissement, il est important de connaître les principes de base de cette pratique comptable.

Définition simple de l’amortissement

L’amortissement peut être défini comme étant une technique comptable étalant le coût d’un bien sur sa durée d’utilisation. L’amortissement est déduit chaque année des bénéfices de l’entreprise.

Les médecins ou avocats peuvent aussi se prévaloir de ce système d’amortissement étant donné leur qualité de profession libérale.

Entre les types d’amortissement existants, le choix de la méthode d’amortissement est libre, sauf dans des cas rares ou la loi impose un type en particulier.

L’importance de la durée d’immobilisation pour établir un plan comptable l’amortissement

En principe, l’amortissement comptable concerne tous les biens immobilisés appartenant à l’entreprise. Elle représente la dépréciation du bien pendant une durée déterminée par la législation. Des conditions strictes doivent être respectées pour qu’un bien puisse faire l’objet d’un amortissement. Il doit avoir été utilisé de manière constante  pendant un an  et avoir une valeur supérieure hors taxes de 500 euros. Les biens dont la valeur nette est inférieure à 500 euros sont exclu d’office de l’amortissement.

Pour déterminer la durée de vie pour chaque immobilisation, c’est le plan comptable général qui a posé les principes. Ainsi, pour les biens ou immobilisations incorporelles comme les licences ou brevets, la durée est de 5 ans.

Les aménagements ont une durée d’immobilisation plus longue qui peut atteindre 20 ans.

Quant au matériel de transport, par exemple les véhicules ou les machines, elle est supérieure à 6 ans. Ils font partie des immobilisations corporelles au même titre que les matériels informatiques qui ont une durée d’immobilisation courte de 3 ans en moyenne.

Cependant, il est important de souligner qu’il existe des biens qui sont exclu de l’amortissement : le droit au bail, les terrains utilisés par l’entreprise ou les  immobilisations financières.

Nouvelles règles liées à l’amortissement pour 2020

Depuis le 1er janvier 2020 et avec la réforme de l’ISOC, des nouvelles règles d’amortissement sont imposées aux PME comme aux grandes sociétés. Cette nouvelle disposition impose ainsi aux sociétés de faire un amortissement au prorata temporis, c’est-à-dire que le calcul doit se baser sur le nombre de jours restant à courir entre la date d’acquisition et la date de clôture des comptes.

Pour les immobilisations dégressives, ils pourront continuer à l’être jusqu’à l’amortissement total du bien même durant cette année.

L’amortissement linéaire: modalités et avantages

L’amortissement linéaire est l’une des modalités d’immobilisation les plus utilisées du fait des avantages qu’il procure aux entreprises.

Les modalités de fonctionnement de l’amortissement linéaire

L’amortissement linéaire permet de répartir la perte de valeur d’un bien par annuité. Le taux de l amortissement est déterminé par rapport à la durée de vie du bien. Ainsi pour un amortissement de 5 ans, le taux d’amortissement est en moyenne de 20%. Le taux d’amortissement devra être exprimé en pourcentage et dont le calcul de base repose sur la formule 100/durée d’utilisation.

À noter que l’amortissement du premier et dernier exercice se fera en fonction de la date de mise en service ou d’utilisation, de même si le bien est acquis en cours d année, c’est-à-dire durant l’exercice comptable en cours.

L’amortissement linéaire étant le droit commun, il est obligatoire pour les biens d’occasion et les biens dont la durée de vie est inférieure à 3 ans.

Les avantages de l’amortissement linéaire

Le premier avantage de l’amortissement linéaire se situe au niveau de la constance de la dévaluation du bien. C’est une méthode qui permet d’améliorer les résultats de l’entreprise dès la première année. Il n’aura pas de mauvaise surprise durant la durée de l’amortissement, en particulier pour l’amortissement d’un immeuble qui peut-être de 30 ans.

Avec la méthode linéaire, il est possible d’amortir des biens dont la durée de vie est très courte, sans pour autant être inférieure à 3 ans.

Le taux d’amortissement de 20% s’applique à une large gamme de biens corporels et incorporels dont l’utilisation se fait pendant une longue période.

Le seul inconvénient majeur à signaler est que c’est une technique qui ne favorise pas les investissements. Il se limite à permettre aux entreprises de faire des économies.

La méthode d’amortissement dégressif : utilisation et atouts

L’amortissement dégressif présente plusieurs caractéristiques qui le distinguent de la méthode linéaire.

Utilisation et modalité de calcul du taux d’amortissement dégressif

L’amortissement dégressif trouve son utilisation pour les matériels dont la valeur se dégrade rapidement, par exemple les matériels informatiques qui deviennent obsolètes dans une durée rapide. Mais seuls les équipements de bureaux et industriels neufs, dont l’utilisation n’est pas inférieure à 3 ans, peuvent bénéficier de cette méthode.

Le montant des annuités va ainsi diminuer au fil du temps. Il permet d’affecter les charges liées à l’achat d’un bien dès ses premières années d’utilisation.

Pour le calcul du taux d’amortissement dégressif, la base de calcul est celle du taux linéaire, mais le coefficient appliqué sur les plans d’amortissement va varier en fonction de la durée de l’immobilisation. Par exemple pour une durée de 3 ans, le coefficient sera de 1.25. Pour une durée supérieure ou égale à 7 ans, le coefficient sera de 2.25. En d’autres termes, l’amortissement va être calculé sur la valeur nette comptable, mais non pas en fonction de la valeur d’inscription au tableau des actifs.

Dans le cas où le rapport annuité et nombre d années reste à amortir, le comptable devra reprendre un amortissement linéaire jusqu’à la fin de l’exercice comptable.

Les atouts majeurs  de la méthode d’amortissement dégressif

L’amortissement dégressif favorise les investissements, il permet d’amortir plus rapidement les biens. En effet, il permet de réduire le bénéfice imposable, une optimisation tolérée par l’État. Les grandes sociétés et les professions libérales ont donc tendance à privilégier l’amortissement dégressif.

L’ensemble de la dotation aux amortissements sera automatiquement déductible des impôts.

Vu la complexité des calculs, le recours aux prestations d’un expert-comptable est conseillé.

Les autres types d’amortissement

À côtés du mode d amortissement linéaire et dégressif, vous avez aussi comme option l’amortissement variable qui permet d’amortir le bien en fonction de l’unité d’œuvre consommé. La dotation aux amortissements d’une machine sera donc calculée en fonction du nombre de pièces fabriquées. Cette méthode d’amortissement n’est possible que pour les immobilisations permettant un prévisionnel. Le calcul se fera en fonction de la valeur brute du bien à l’achat.

Quant à l’amortissement exceptionnel ou accéléré, il est considéré comme étant un régime de faveur qui est accordée par l’administration fiscale à la demande d’une entreprise. Cette méthode concerne des investissements précis comme les nouvelles technologies ou matériels agricoles.

La déduction d’impôts est très élevée pour favoriser les investissements dans le pays. Pour s’assurer de la validité de l’amortissement exceptionnel, il est primordial de faire appel à des spécialistes en comptabilités.

Pour conclure, le régime des amortissements a été réparti de manière à répondre aux besoins des entreprises et des professions libérales. Ainsi, le choix du ou des types d’amortissement doit être fait en fonction des biens à amortir, du régime fiscal le plus profitable et surtout de la durée de l’amortissement.

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En réalité, elle sert d’indicateur tant pour les gérants et les décideurs au sein de l’entreprise que pour leur collaborateur et partenaire extérieur. À quoi sert réellement l’évaluation de la capacité d’autofinancement ?

• À quoi sert réellement l’évaluation de la capacité d’autofinancement ?

• Méthodes de calcul de la capacité d’autofinancement

• Interprétation du résultat du calcul de la capacité d’autofinancement

À quoi sert réellement l’évaluation de la capacité d’autofinancement ?

Avant de parler des différents procédés de calcul de la capacité d’autofinancement, il est tout d’abord utile de connaitre son principe de base ainsi que ses principaux enjeux.

Un indicateur-clé des moyens financiers à disposition de l’entreprise

Contrairement au flux de trésorerie (ou « cash-flow »), le calcul de la capacité d’autofinancement ne tient compte que des ressources brutes produites. D’ailleurs, on a tendance à confondre les deux.

Sans entrer dans les détails, elle provient de la différence entre les charges non décaissables et les produits encaissables. Ainsi, la plus grande différence entre la CAF et le flux de trésorerie est que la première ne prend pas en compte les décalages temporels entre ces derniers. Aussi, elle donne le montant des surplus de ressources de l’entreprise. De ce fait, elle prend en compte plusieurs éléments contenus dans le compte de résultat à savoir :

1. Les charges et produits calculés

Il s’agit de toutes les opérations que l’on ne considère pas comme des opérations de trésorerie comme les dotations.

2. La cession d’immobilisation

C’est la valeur comptable et nette des éléments d’actifs cédés.

3. Les gains générés par la vente de la cession d’immobilisation

4. Les produits encaissés et les charges décaissées proprement dits

Ils représentent toutes les entrées et sorties de trésoreries non incluses dans Excédent brutes d’Exploitation (EBE).

Utilité et Enjeux du calcul de la capacité d’autofinancement

Le calcul de la capacité d’autofinancement n’est rien d’autre que le flux potentiel de trésorerie de la structure. A cet effet, il va permettre de déterminer, pour une période définie :

• Le montant
• La nature des dépenses que l’entreprise ou la société pourra effectuer.

Corollairement suivant le résultat, on saura si elle aura la faculté de :

• Rembourser ses créanciers pour un éventuel emprunt. Ainsi que garantir une pleine indépendance financière. Une bonne capacité de remboursement facilitera la recherche de financements extérieurs. La CAF servira de référence fiable aux banques. Ainsi, ces derniers sauront si l’entreprise est en mesure de rembourser ses dettes.
• Verser des dividendes à ses membres.
• Investir ou étendre ses activités ou encore booster ses compétences face à la concurrence.
• Accroitre ses fonds de roulement et par conséquent stabiliser sa trésorerie et ses ressources internes.

 La limite de la capacité d’autofinancement

Qu’importe ce que donnera le calcul de la capacité d’autofinancement, cela reste simplement hypothétique et peut ne pas traduire la réalité. En effet, il englobe aussi le chiffre d’affaires d’une facture que l’entreprise n’a pas encore payée. Il y a là une très grande différence avec l’excédent de Trésoreries d’Exploitation (ETE).

 En outre, on note également le rapprochement entre la CAF et la MBA (ou Marge brute d’Autofinancement). Ceci en tout point sauf en ce qui concerne les cessions d’immobilisation.

Méthodes de calcul de l’autofinancement

On a le choix entre deux techniques pour le calcul de la capacité d’autofinancement. En effet, on se base soit sur le résultat net comptable soit sur l’excédent brut d’exploitation (EBE) du compte de résultat.

La détermination de la CAF par le résultat net

Le résultat net d’une exploitation est obtenu par la soustraction des charges et des produits. On tient également compte du montant de l’impôt sur les sociétés. À noter que celui-ci peut être négatif (déficit) ou positif (bénéfice). De plus, on ne se réfère que sur le résultat d’une période bien déterminée. En général, une année.

La capacité d’autofinancement s’obtient par la formule suivante :

Il faut faire la différence entre charges calculées et produites calculées. Par la suite, on y rajoute le résultat de l’exercice de référence. Ensuite, il faut additionner le tout avec les comptes 675. C’est-à-dire les valeurs comptables des éléments d’actifs cédés. Enfin, on y soustrait les produits de cession d’éléments d’actifs cédés.

Remarque, pour sa rapidité et sa simplicité cette solution est la plus populaire.

Détermination de la CAF par l’excédent brut d’exploitation (EBE)

Avant de procéder à l’opération, il est encore indispensable de déterminer au préalable la valeur de l’EBE. On appelle cela « la méthode soustractive ». Elle est assez complexe, mais très précise.

Le calcul de la capacité d’autofinancement suit la formule ci-contre :

On procède dans un premier temps au calcul de la différence entre produits encaissables et charges décaissables. Ceux-ci excluent les quotes-parts des subventions. Dans un second temps, on additionne le résultat à l’Excédent brut d’exploitation.

Interprétation du résultat du calcul de la capacité d’autofinancement

La capacité d’autofinancement CAF reste tout de même un bon indicateur financier. Néanmoins, ce n’est pas tant le calcul qui intéresse les entreprises, mais bien l’interprétation de ce calcul. Dans tous les cas, grâce à elle on peut déjà connaitre les dépenses que l’entreprise pourra effectuer.

Si la capacité d’autofinancement est positive

Quand le calcul de la capacité d’autofinancement tend vers un résultat positif, cela veut dire que l’activité génère des bénéfices. Cela, même si certains ne sont pas encore encaissés. Donc, on est en présence d’un flux de trésorerie potentielle. De ce fait, le chef d’entreprise disposera d’une plus grande marge pour des investissements ou pour négocier d’autres financements extérieurs. De même, il a la faculté de diminuer ses charges financières en se servant de ses fonds propres. Il arrive que le résultat net soit déficitaire alors que la CAF est positive.

Si la capacité d’autofinancement est négative

Dans ce cas, et par voie de conséquence, le « cash-flow » tend aussi vers le négatif. Il faudra un cas exceptionnel pour que le résultat net soit positif. Aussi, les investissements deviendront assez risqués. L’entreprise aura du mal à concrétiser des emprunts pour se financer. Dans les cas extrêmes, il y a un risque de cessation de paiement. Cette situation est remédiable fort heureusement si l’on dispose d’une réserve.

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Dans cet article, LegalVision met à votre service son expertise juridique pour vous permettre de tout comprendre sur le sujet. Ainsi vous trouverez ci-dessous un résumé des points essentiels à retenir :

Le principe de l’obligation comptable
Obligation comptable selon le régime d’imposition de l’entreprise
Les sanctions du non-respect de l’obligation comptable

Le principe de l’obligation comptable

Indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise, la comptabilité permet d’analyser sa situation financière.

Une obligation comptable, qu’est-ce que c’est ?

Selon la loi, tous les commerçants doivent tenir une comptabilité. De ce fait, cela permet de connaître la situation financière d’une entreprise. Sont soumis à cette obligation tous les dirigeants des entreprises. Ainsi, tenir une comptabilité signifie répertorier l’ensemble des flux financiers de la société dans des documents comptables.

Aussi, il importe de rappeler qu’il existe des règles générales à respecter en matière de comptabilité. D’un autre côté, quelques assouplissements selon le régime d’imposition de l’entreprise sont également prévus par la loi. Dans tous les cas, le non-respect de ces règles expose la société au à une amende de plusieurs milliers d’euros.

Quelles sont les règles générales applicables en matière d’obligations comptables ?

Toutes les entreprises commerciales (SARL, EURL, SAS ou SASU) ont les mêmes obligations comptables. En effet, celles-ci sont unifiées. Également, tout comme les sociétés commerciales, une entreprise individuelle et une SCI (sauf les entreprises qui sont soumises à l’impôt sur le revenu) doivent aussi respecter les obligations comptables.

Les obligations comptables générales consistent à tenir des documents comptables, rassembler des pièces justificatives et faire approuver et déposer les comptes annuels.

1. La tenue de documents comptables

La tenue des documents comptables consiste à faire un enregistrement chronologique et une mise à jour des flux financiers (achat et vente) de l’entreprise dans les livres comptables (le livre journal des recettes et le grand livre).

Le livre-inventaire compte aussi parmi les livres comptables devant être tenue par l’entreprise. En effet, celui-ci récapitule les inventaires sur le patrimoine de l’entreprise (valeur des créances et des dettes) pendant une année. L’inventaire doit se faire au moins une fois par an.

Par ailleurs, la tenue des documents comptables consiste à rassembler l’ensemble de la compatibilité de l’exercice en cours dans les comptes annuels. Ces derniers regroupent le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe explicative (éléments actifs et passifs, produits et charges, bénéfices et pertes, etc.).

2. Le rassemblement des pièces justificatives

Rassembler les pièces justificatives consiste à réunir toutes les preuves sur les informations contenues dans les comptes. Ce sont, par exemple, des factures ou des tickets de péage.

3. L’approbation et la déposition des comptes annuels

L’approbation des comptes annuels se fait lors d’une assemblée générale avec les associés. La déposition des comptes annuels, quant à elle, se fait auprès du greffe du tribunal de commerce du ressort du siège de la société.

Obligation comptable selon le régime d’imposition de l’entreprise

Les obligations comptables d’une entreprise varient en fonction de leur régime d’imposition. Ainsi, elles peuvent être soumises au régime du réel simplifié, ultra-simplifié ou du réel normal.

Les obligations comptables des entreprises relevant du régime réel simplifié d’imposition

Les entreprises soumises au régime réel simplifié d’imposition sont celles qui ont un chiffre d’affaires de moins de 700 000 euros, un total bilan de 350 000 euros, une valeur d’activités de prestation de services de 238 000 euros ainsi qu’un nombre de salariés limité à 10 personnes.

A cet effet, leurs obligations comptables sont réduites et se résument à :

• La tenue de comptabilité de trésorerie en cours d’exercice ;
• L’enregistrement des informations des journaux auxiliaires dans le livre-journal une fois tous les 3 mois ;
• La tenue du livre-journal et du grand-livre ;
• La réalisation de l’inventaire des éléments actifs et passifs une fois par an ;
• L’évaluation simplifiée des stocks ;
• La présentation simplifiée du bilan et du compte de résultat pour les comptes annuels.

De ce fait, ces entreprises ne sont pas obligées de présenter l’annexe pour les comptes annuels ni de répertorier les pièces justificatives des dépenses réglées en espèces.

Les obligations comptables des entreprises relevant du régime ultra-simplifié d’imposition

Les micro entreprises sont soumises au régime ultra-simplifié d’imposition. Ceci en raison de leur petite taille et de leur régime fiscal.

Pour leurs obligations comptables, elles n’ont l’obligation que de tenir des comptes annuels simplifiés sans annexe explicative.

Pour les entreprises soumises au régime du micro BIC OU micro BNC, elles n’auront qu’à tenir une livre des recettes et un registre des achats.

Les obligations comptables des entreprises relevant du régime réel normal d’imposition

Toutes les entreprises du BIC et soumises à l’impôt sur les sociétés (IS) relèvent du régime réel normal d’imposition.

De ce fait, elles ont l’obligation de :

• Tenir une comptabilité d’engagement ;
• Réunir des pièces justificatives pour appuyer l’enregistrement comptable ;
• Tenir le livre-journal et le grand livre ;
• Centraliser les journaux auxiliaires sur le livre-journal par mois ;
• Réaliser un inventaire des actifs et des passifs au moins une fois par an,
• Établir de comptes annuels avec le bilan, le compte de résultat et l’annexe.

Toutefois, ces entreprises peuvent demander d’appliquer le régime simplifié si leur chiffre d’affaires ne dépasse pas les 8 000 000 d’euros. Si leur total de bilan n’excède pas 4 000 000 euros. Et enfin, si elles n’ont pas plus de 50 salariés.

Les sanctions du non-respect des obligations comptables

L’obligation de tenir la comptabilité est prévue par la loi. Toute société soumise au régime réel d’imposition et immatriculée au RCS registre du commerce et des sociétés doivent tenir une comptabilité. Le non-respect de cette obligation légale est susceptible de sanctions.

 A) Qui doit tenir la compatibilité ?

La comptabilité peut être tenue par l’entreprise elle-même. Cependant, si le dirigeant n’est pas en mesure de tenir la comptabilité de son entreprise, il peut confier cette mission à un expert-comptable. Ce dernier doit être inscrit au tableau de l’ordre des experts-comptables. Dans le contraire, il ne peut pas effectuer la tenue, la vérification, l’appréciation, la surveillance ou le redressement des comptes de l’entreprise ou d’un tiers.

Que se passe-t-il en cas de non-respect des obligations comptables ?

Si le chef d’entreprise tient des documents comptables fictifs et inexacts, il fera l’objet d’une amende de 500 000 € et de 5 ans d’emprisonnement.

Dans le cas où l’expert-comptable effectue un exercice illégal de sa profession, il s’exposera lui aussi à des sanctions pénales.

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Dans cet article, LegalVision met à votre service son expertise juridique pour vous aider à tout comprendre sur ce sujet. Vous trouverez ci-dessous un résumé des points essentiels à retenir :

La TVA : qu’est-ce ?
Comment faire la déclaration en ligne de la TVA ?
 Quelles sont les procédures à suivre pour réaliser une déclaration de TVA ?
 Quels sont les avantages de la déclaration en ligne de la TVA ?
Quelles sont les pénalités en cas de défaut de déclaration ?
Comment s’effectue le paiement en ligne de la TVA ?

La TVA : qu’est-ce ?

La TVA ou la taxe sur la valeur ajoutée est un impôt indirect payé par le consommateur final lorsqu’il achète certains produits ou services. A cet effet, le prix d’achat d’une marchandise est composé en partie par la TVA. Cette dernière sera par la suite reversée à l’État.

De ce fait, les professionnels ne paient pas la TVA. Ils ne font que collecter cette taxe et la reversent ensuite à l’État. C’est pourquoi ils sont obligés de déclarer la TVA. Cette déclaration est une sorte de document qui récapitule les dettes et les créances d’une entreprise sur une période donnée.

Comment faire la déclaration en ligne de la TVA ?

Selon la loi, toutes les entreprises doivent déclarer la TVA. Or, pour ce faire, il faut d’abord connaitre le régime de TVA puis remplir le formulaire adéquat.

Déclaration de TVA en ligne : connaitre les régimes de la TVA

Il est impératif de connaitre le régime de TVA adapté à son entreprise afin de savoir quand il faut faire la déclaration. En effet, il existe 3 régimes de TVA applicables selon les chiffres d’affaires de l’entreprise. Ce sont la franchise en base TVA, le régime du réel simplifié et le régime du réel normal.

1 – La franchise en base TVA :

Si votre entreprise possède un chiffre d’affaires de moins de 82 000 euros pour la vente de biens ou moins de 33 000 euros pour la prestation de services, vous bénéficierez du régime de la franchise en base TVA. De ce fait, il vous est possible de ne pas facturer de TVA à vos clients. Par conséquent, vous ne pouvez pas déduire de TVA sur les achats.

2 – Le régime du réel simplifié

Toutes les entreprises ayant un chiffre d’affaires de 82 000 à 783 000 euros pour la vente de biens ou de 32 000 à 236 000 euros pour la prestation de services sont soumises au régime du réel simplifié. Sous ce régime, vous devez payer la TVA sous la forme de deux acomptes semestriels. Le paiement se fait en juillet et en décembre de chaque année.

Ici, le montant annuel de la TVA exigible ne doit pas être moins de 15 000 euros. Sa régularisation se fait via la réalisation de la déclaration annuelle de TVA.

3 – Le régime du réel normal

Toutes les entreprises qui possèdent un chiffre d’affaires de plus de 783 000 euros pour la vente de biens ou de plus de 236 000 euros pour la prestation de services sont réglementées par le régime du réel normal de TVA. Les entreprises soumises au régime du réel simplifié peuvent aussi choisir ce régime du réel normal.

Si vous êtes soumis à ce régime, vous devez faire la déclaration et le paiement de la TVA tous les mois en fonction d’une base réelle. Dans le cas où le montant de la TVA annuelle est inférieur à 4000 euros, la déclaration et le paiement peuvent se faire de manière trimestrielle.

Déclaration de TVA en ligne : remplir le formulaire adéquat

Lors de la déclaration de la TVA en ligne, vous devez remplir le formulaire adéquat. Ce dernier diffère selon le régime adopté par l’entreprise. Ainsi, remplissez le formulaire CA12 si votre entreprise est sous le régime du réel simplifié. En revanche, vous devez remplir le formulaire CA3 pour le régime du réel normal.

1 – Le formulaire CA12

Sous le régime du réel simplifié, la déclaration annuelle de TVA régularise les deux acomptes (en juillet et en décembre) versés. Celle-ci sert à déterminer la TVA pour l’année. Aussi, elle détermine l’éventuel solde de TVA qui reste à payer après déduction des acomptes versés durant l’exercice. D’un autre côté, cette déclaration sert de base de calcul pour les acomptes de l’année prochaine. Elle fait mention de la TVA facturée, de la TVA encaissée, et enfin, de la TVA déductible.

Très avantageuse, cette déclaration permet d’avoir un décalage de trésorerie positif.

2 – Formulaire CA3

Pour les entreprises soumises au régime du réel normal, ils doivent remplir le formulaire CA3 pour chaque période de déclaration. Dans le formulaire, vous devez inscrire le montant des opérations effectuées. Celles-ci concernent les ventes, les achats, les livraisons d’énergie, les prestations de services… Il doit aussi mentionner le décompte de la TVA à payer en indiquant expressément les montants de la TVA brute. Celui-ci est calculé sur la base des divers taux applicables aux opérations concernées. Par ailleurs, le décompte de la TVA déductible doit aussi être mentionné dans le formulaire.

Quelles sont les procédures à suivre pour réaliser une déclaration en ligne de la TVA ?

Pour faire la déclaration de TVA en ligne, les entreprises ont deux options. Soit d’opter pour la procédure EFI ou de choisir la procédure EDI.

Déclaration de TVA en ligne : la procédure EFI

Lorsque vous réalisez vous-même votre télédéclaration, on appelle cette procédure, la procédure EFI. Ici, il n’y a de choses compliquées à faire. Il vous suffit de vous connecter au site www.impots.gouv.fr. Ensuite, vous créez votre compte utilisateur. Vous indiquerez toutes les informations concernant votre entreprise : nom du dirigeant, numéro Siren, siège social, chiffre d’affaires… Vous devrez aussi y mettre votre RIB.

Puis, votre compte sera actif lorsque le courrier postal du Trésor public sera envoyé. Ce dernier confirmera la création du profil de votre entreprise. Après cela, vous obtiendrez votre code d’accès pour faire la déclaration. Enfin, il ne vous reste plus qu’à suivre les indications du site.

Déclaration de TVA en ligne : la procédure EDI

En revanche, la procédure EDI consiste à confier la déclaration de TVA en ligne à un expert-comptable ou à un autre prestataire externe. En général, c’est celui qui s’occupe des comptes habituels de l’entreprise qui prend en main la télédéclaration. A cet effet, celui-ci transmet à l’administration fiscale les données déclaratives et de paiement de l’entreprise.

Quels sont les avantages de la déclaration en ligne de la TVA ?

La déclaration de TVA en ligne présente de nombreux avantages. A savoir, le gain de temps, la sécurisation des données et des paiements, les informations sur la fiscalité.

Déclaration de TVA en ligne : le gain de temps

En premier lieu, la télédéclaration permet de gagner du temps. En effet, il vous suffit de faire quelques clics pour réaliser les opérations. Vous n’aurez pas à vous déplacer. De plus, si vous confiez la déclaration de votre TVA à un expert-comptable, vous n’aurez aucun souci à faire. Ainsi, vous pourrez consacrer votre temps à faire d’autres tâches.

Déclaration de TVA en ligne : la sécurisation des données et des paiements

D’un autre côté, la déclaration de TVA en ligne est un moyen de sécuriser les données et les paiements. Effectivement, vous ne craindrez plus que vos chèques puissent être perdus dans le courrier.

Déclaration de TVA en ligne : des informations sur la fiscalité de l’entreprise

Par ailleurs, si vous êtes un professionnel de l’informatique, vous pourrez avoir toutes les informations concernant la fiscalité de votre entreprise en faisant la télédéclaration.

Malgré tous ces avantages, cela peut quand même présenter certains inconvénients. D’un point de vue matériel, cela pose un problème pour les entreprises qui n’ont pas d’ordinateurs et qui ne connaissent pas bien la pratique de l’internet. Dans ce cas, vous pourrez toujours demander de l’aide et des informations détaillées auprès des professionnels.

Quelles sont les pénalités en cas de défaut de déclaration ?

Vu que la déclaration de TVA en ligne est devenue obligatoire, il existe certaines sanctions si vous ne la faites pas. En effet, ceux qui refusent d’appliquer le système devront payer une pénalité de 0,2 % du montant de la somme déclarée sur imprimé.

Toutefois, si votre entreprise n’est pas encore en phase avec la télédéclaration, il reste une issue. C’est la négociation auprès du trésor public afin d’obtenir un délai. Ainsi, vous pourrez vous préparer à une autre échéance.

Comment s’effectue le paiement en ligne de la TVA ?

Le paiement de la TVA en ligne est tout aussi simple que la déclaration de TVA en ligne. Pour cela, il vous suffit de suivre ces quelques étapes.

Avoir le certificat numérique

En premier lieu, vous devez avoir un certificat numérique. A cet effet, sachez que vous pouvez obtenir 2 types de certificats : le certificat du marché et le certificat fiscal des professionnels. Le premier vous permet de faire tous types de déclarations fiscales en ligne. Le second, délivré par l’administration fiscale, vous donne accès aux services en ligne du site des impôts.

La création de l’adhésion au système de paiement de TVA en ligne :

Une fois que vous aurez eu votre certificat, vous pouvez procéder à la création de votre adhésion au système de paiement de TVA en ligne. Pour votre adhésion, il vous suffit de compléter et d’imprimer le formulaire d’adhésion sur le site des impôts. Vous devez ensuite noter et bien garder le numéro EFI qui correspond à votre identifiant sur le site des impôts. Renvoyez ensuite votre formulaire d’adhésion au service des impôts. N’oubliez pas les pièces justificatives.

Pour confirmer votre adhésion, vous recevrez un courrier de validation. Dès la réception de ce courrier, vous pouvez payer votre TVA en ligne.

Le paiement de la TVA en ligne

Pour le paiement, vous pouvez choisir entre 2 procédés. En effet, vous pouvez soit payer vous-même votre TVA directement sur internet en mode EFI, soit laisser l’expert-comptable payer votre TVA en mode EDI (ou échange des données informatisées).

Sachez que le paiement doit être joint à la déclaration. Il se fait par virement bancaire. Vous n’aurez aucun souci à vous faire, car le système du paiement de TVA en ligne est parfaitement sécurisé.

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