{"id":9593,"date":"2018-12-16T07:30:52","date_gmt":"2018-12-16T06:30:52","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.legalvision.fr\/?p=9593"},"modified":"2022-03-27T21:21:03","modified_gmt":"2022-03-27T19:21:03","slug":"comment-digitaliser-sa-comptabilite","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.legalvision.fr\/guides-juridiques\/comptabilite\/comment-digitaliser-sa-comptabilite\/","title":{"rendered":"Comment digitaliser sa comptabilit\u00e9 ?"},"content":{"rendered":"

Sommaire :\u00a0<\/strong><\/h3>\n

Le poids des t\u00e2ches administratives<\/strong><\/a>
\nCollecter et saisir automatiquement ses factures fournisseurs\u00a0<\/strong><\/a>
\nRapprocher ses transactions bancaires et ses factures automatiquement<\/strong><\/a>
\nG\u00e9rer facilement ses notes de frais<\/strong><\/a><\/p>\n

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Le poids des t\u00e2ches administratives<\/h2>\n

Dans les petites structures qui \u00e9voluent rapidement, telles que les autoentreprises, les startups ou les TPE, l\u2019op\u00e9rationnel est la priorit\u00e9. Malheureusement, les t\u00e2ches administratives repr\u00e9sentent souvent des freins \u00e0 la croissance. Longues et fastidieuses, elles peuvent parfois \u00eatre r\u00e9alis\u00e9es par des petites mains, mais ce sont bien les g\u00e9rants qui en ont la charge dans la plupart des cas. De nombreuses \u00e9tudes r\u00e9v\u00e8lent que les TPE et les PME (soit 99% des entreprises fran\u00e7aises) consacrent plus d\u2019un tiers de leur temps de travail \u00e0 traiter des t\u00e2ches administratives. Gestion des fiches de paie, r\u00e9daction des contrats, comptabilit\u00e9\u2026 la liste est longue. Cependant, cette derni\u00e8re \u2013 la comptabilit\u00e9 \u2013 se distingue comme l\u2019une des obligations les plus pesantes puisqu\u2019elle repr\u00e9sente, \u00e0 elle seule, 30% du temps pass\u00e9 sur les t\u00e2ches administratives.<\/p>\n

Heureusement, de tr\u00e8s nombreuses solutions d\u2019automatisation ont \u00e9t\u00e9 d\u00e9velopp\u00e9es ces derni\u00e8res ann\u00e9es, acc\u00e9l\u00e9r\u00e9es par la d\u00e9mocratisation de l\u2019intelligence artificielle \u2013 l\u2019une des plus grandes tendance technologique actuelle. Parmi ces ind\u00e9nombrables outils, IPaidThat<\/a> se d\u00e9marque en automatisant une partie de la comptabilit\u00e9, celle dont doit souvent s\u2019occuper le g\u00e9rant. En effet, gr\u00e2ce \u00e0 des algorithmes intelligents, le logiciel va collecter les factures fournisseurs et les associer aux op\u00e9rations bancaires, mais aussi se charger de la gestion des notes de frais. Et tout cela, en quelques clics\u2026<\/p>\n

Collecter et saisir automatiquement ses factures fournisseurs<\/h2>\n

L\u2019outil IPaidThat<\/a> retrouve toutes les factures fournisseurs, puis les importe et les saisie. Il proc\u00e8de de deux mani\u00e8res\u00a0en fonction de l\u2019envoi des factures :<\/p>\n

    \n
  • Premier cas de figure\u00a0: le fournisseur a envoy\u00e9 sa facture par email<\/li>\n
  • Deuxi\u00e8me cas de figure\u00a0: le fournisseur a mis en ligne sa facture sur son site web<\/li>\n<\/ul>\n

    Dans le premier cas de figure, c\u2019est gr\u00e2ce \u00e0 un simple \u00ab\u00a0Gmail connect\u00a0\u00bb, que IPaidThat va d\u00e9tecter tous les messages comportant des factures dans les boites mail professionnelles, puis importer les documents au format PDF. Dans le m\u00eame temps, si certaines factures sont uniquement disponibles sur les sites web des fournisseurs, IPaidThat va se connecter automatiquement sur les espaces clients afin de les r\u00e9cup\u00e9rer, avant de les importer de la m\u00eame mani\u00e8re que les factures arrivant par mail.<\/p>\n

    Quelques secondes apr\u00e8s avoir configurer son compte, on retrouve donc toutes ses factures sur une m\u00eame plateforme. Une fois que celles-ci sont import\u00e9es, l\u2019outil extrait les informations essentielles \u00e0 la comptabilit\u00e9 telles que la date, le fournisseur, le montant, la TVA\u2026etc.<\/p>\n

    Rapprocher ses transactions bancaires et ses factures automatiquement<\/h2>\n

    Une fois les factures collect\u00e9es et saisies, IPaidThat<\/a> propose de connecter sa banque via l\u2019API \u00ab\u00a0Bankin\u2019\u00a0\u00bb, afin d\u2019extraire les lignes des transactions bancaires. Automatiquement, ces derni\u00e8res vont matcher avec les factures. Mais il peut arriver qu\u2019une op\u00e9ration bancaire n\u2019ai pas facture, parce qu\u2019elle n\u2019a pas \u00e9t\u00e9 fournie, par exemple. Dans ce cas-l\u00e0, une notification est re\u00e7ue afin de relancer le fournisseur. Et cela fonctionne \u00e9galement dans l\u2019autre sens\u00a0: si une facture n\u2019a pas de transaction bancaire associ\u00e9e, un rappel est envoy\u00e9 afin de r\u00e9gler la facture.<\/p>\n

    G\u00e9rer facilement ses notes de frais<\/h2>\n

    Enfin, pour \u00e9viter de s\u2019encombrer de tickets et de re\u00e7us, IPaidThat<\/a> a d\u00e9velopp\u00e9 une application permettant de les prendre en photo, puis de les jeter. En effet, une fois la photo prise, elle est import\u00e9e sur la plateforme et, comme pour les factures, les donn\u00e9es essentielles sont extraites. Parall\u00e8lement, le g\u00e9rant est inform\u00e9 des mouvements et peut voir en direct quels salari\u00e9s doivent \u00eatre rembours\u00e9 pour les d\u00e9penses avanc\u00e9es.<\/p>\n

    Plus simple en vid\u00e9o\u00a0?<\/em><\/strong><\/p>\n